С начала 2023 года вступили в силу инновационные формы отчетности, касающиеся кадровых процедур и заработной платы. Вследствие этого, перечень необходимых документов, выдаваемых сотрудникам при увольнении, претерпел изменения. Команда экспертов из компании 1C-WiseAdvice провела детальный анализ предстоящих модификаций и собрала в данной статье свежие нормы в области документооборота при завершении рабочего сотрудничества.
Как стало в 2023 и 2024 годах
С начала 2023 года были введены новые образцы отчетности, которые начали действовать.
- ЕФС-1;
- Индивидуализированные данные о живых существах;
- Месячный и квартальный отчёт по регулируемому страховому фонду.
Внедрение этих изменений затронуло пакет документации, который требуется подготовить для персонала.
Команда специалистов из компании 1C-WiseAdvice провела подробный анализ и подготовила информационное пособие, содержащее возможные изменения, которые могут произойти.
Оставшиеся записи бывшего сотрудника в 2022 году
были выданы бывшему сотруднику в 2023 и 2024 годах.
Пока не было уточнено, в какие сроки нужно подготовить отчет с персональными данными физических лиц, включающий информацию о доходах и данных из предыдущей формы СЗВ-М.
5 документов, которые нужно получить при увольнении
Когда сотрудник решает покинуть компанию, его основные мысли обычно связаны с передачей дел, расчетами и поиском новой работы. Однако многие не обращают достаточного внимания на формальные аспекты увольнения, что может привести к нежелательным последствиям.
Внесли в список основные документы, которые необходимо предоставить сотруднику в последний день его работы, независимо от причины увольнения.
Трудовой документ, содержащий информацию об окончании трудового договора
С какой целью требуется подтвердить опыт работы на будущем месте работы или при получении пенсии?
Законом предусмотрено, что работодатель обязан выдать трудовую книжку. Для ее получения не требуется составлять заявление или подписывать обходные меры.
Если вы решили перейти на электронный вид документации, ваш работодатель обязан предоставить вам форму СТД-Р, в которой будут указаны все периоды, в которых вы работали у него.
Месячный расчетный лист, составленный в период увольнения
Для чего нужно осуществить проверку, чтобы узнать сумму и основание выплат, которые получены вами.
Один из нюансов состоит в том, что расчетный листок обязательно должен быть предоставлен при выплате заработной платы, даже в случае увольнения. Чтобы быть внимательными к этому аспекту, многие компании отправляют расчетные листки в электронном формате. Не забудьте проверить свою электронную почту, чтобы получить свое важное документальное подтверждение выплаты.
Руководство к использованию бланка 182н
Необходимо определить размер компенсаций от нового работодателя. Для этого требуется узнать информацию о заработке за последний год работы и два предшествующих года, а также учитывать время нетрудоспособности: больничные листы, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком и другие ситуации.
С 2023 года не требуется предоставлять справку о доходах, так как новый работодатель будет получать необходимые данные от Социального фонда. Однако на практике выяснилось, что процесс оказался более сложным. Поэтому рекомендуется все же запросить справку о доходах у работодателя, так как он сам не обязан ее предоставлять.
Некоторые варианты представления информации
Пункт 3 Расчета страховых взносов и подраздел 1.2 пункта 1 формы ЕФС-1
Зачем понадобится подтверждать стаж работы для пенсии, если работодатель не предоставит отчеты о занятости в Пенсионный фонд и налоговую службу?
Важные моменты: информация из документов выдается за период, в который происходит увольнение. Например, если ваше увольнение запланировано на сентябрь 2024 года, раздел 1.2 будет содержать данные с января 2024 года до даты увольнения, а раздел 3 РСВ будет отражать информацию за третий квартал 2024 года. Если вам необходима информация за более ранние периоды, то вы можете обратиться к работодателю с соответствующим запросом. В таком случае, документы должны быть предоставлены в течение трех дней с даты запроса.
Отчет об уровне заработка и платежах налогов для физического лица.
Необходимо предоставить справку, которая подтвердит возможность оплаты или право на получение стандартных вычетов у свежего работодателя. Часто требуется представить данную справку в банке, налоговой инспекции или посольстве, чтобы получить визу.
Следует учесть, что работодатель не обязан предоставлять сотруднику справку о его доходах и уплаченных налогах в день его увольнения. Для получения данной справки следует заранее обратиться с заявлением. Кроме того, информацию о доходах и налогах за прошлые годы можно получить через личный кабинет налогоплательщика на официальном сайте ФНС.
Советы по охране своих трудовых прав
В нашей передаче «Руководство для рабочих» мы расскажем о правах, которыми обладают сотрудники, и дадим указания о том, как поступать в случае нарушения работодателем этих прав.
Для тех, кто настроен серьезно:
Чтобы быть в курсе всех событий, подписывайтесь на наш телеграм-канал @tinkoffjournal, где мы предлагаем уникальные новости, важные для каждого.
Отмененные справки 182н нужно продолжить выдавать – поручение Роструда
Согласно заявлению Роструда, начиная с 1 января 2023 года отменяется обязательность предоставления работодателями справки о заработке по форме 182н. Однако, настоящая информация требует от работодателей продолжения выдачи указанных справок.
Для чего была нужна справка 182н и почему ее отменили
- относительно всех финансовых выплат, произведенных в течение 24-месячного рабочего периода, средства из которых были перечислены в Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования.
- о продолжительности пребывания в отпуске по болезни или в отпуске по уходу за ребенком.
Как только наступит 2023 год, справка 182н перестанет быть обязательным документом, который требуется передать следующему работодателю. Этот документ использовался для расчета пособия за первые 3 дня болезни, которое оплачивалось организацией.
С начала 2023 года справка 182н уже не требуется со стороны работодателей. В соответствии с Приказом Минтруда от 19 октября 2022 года № 677н, введен новый порядок предоставления информации о доходах. Теперь Социальный фонд России (СФР) получает информацию напрямую от налоговой службы, а последняя, в свою очередь, получает данные о заработке от работодателя. Если компании нужна информация о заработной плате своего нового сотрудника, они могут просто обратиться в Социальный фонд.
В каких случаях работодатель должен выдать справку о заработке
Роструд объяснил, что организация все еще обязана предоставить сотруднику справку 182н по его запросу. Это решение было принято потому, что хотя справки были исключены из списка необходимых документов при увольнении, работодатель не был освобожден от обязанности выдать ее по запросу работника, согласно статье 62, часть 1 Трудового кодекса.
Совсем другая ситуация с возможностями использования информации после 2023 года: в данном случае справки будут необходимы для работников как никогда раньше. К сожалению, при отмене этого документа, принятое решение не учли существенный факт — откуда СФР будет черпать информацию после 2023 года? У Фонда таких ресурсов просто не имеется.
Поэтому, рекомендуется работодателям подготовить справку о заработке в объеме 182н в случае, если сотрудник выразил желание ее получить. Справка должна быть составлена с полной информацией, включая все суммы выплат и периоды временной нетрудоспособности за предыдущие 2 года.
Какие документы остались обязательными к выдаче при увольнении
С начала 2023 года справка 182н была отменена. Пожалуйста, обратите внимание на список документов, которые теперь являются обязательными:
- информация о рабочем стаже, записанная на бумаге в трудовой книжке или в специальной форме СТД-Р.
- предоставлен отчет об увольнении сотрудника в течение третьего квартала, содержащийся в разделе 3 РСВ
- В отчете, составленном согласно новой форме ЕФС-1, следует обратить внимание на подразделы 1.2 и 2, вступающие в силу с 2023 года.
- данные, относящиеся к конкретным физическим лицам, извлеченные из персонализированных записей (это также новый вариант отчета, который будет использоваться с 2023 года);
- сводка расчетов.
Ни при каких обстоятельствах и при любых обстоятельствах вам обязательно выдаются следующие документы:
Кроме того, работник имеет возможность попросить предоставить ему информацию в письменном формате.
- Кадровые документы, связанные с принятием на работу, награждением, перемещением и увольнением бывшего сотрудника;
- Запрос на информацию о средней заработной плате для обращения в организацию по трудоустройству граждан;
- Информация о заработке, согласно форме 2-НДФЛ;
- Ранее действовавший документ под названием справка 182н временно приостановлен (пока не будет получена новая информация по этому вопросу).
Справка 182н: нужна или нет
Являюсь главой коллектива «Бухгалтерия и отчетность» на веб-портале buhsoft.ru. Протяженность моего профессионального стажа составляет 13 лет в качестве бухгалтера в федеральной компании с распространенной сетью. Я обладаю опытом прохождения налоговых и аудиторских проверок, а моя специализация сосредоточена на составлении бухгалтерской и налоговой документации.
Мы изучим вопрос справки 182н и выясним ее необходимость. Разберемся, нужно ли требовать ее у новых сотрудников и предоставлять ли ее при увольнении.
- С 1 января 2023 года будет прекращено действие справки 182н.
- Требуется ли документ 182н для подтверждения информации?
- Что делать работодателю в случае отмены справки 182н?
- Когда следует предоставить Справку 182н?
Для работодателя возникает сложность, так как отменена справка по форме 182н, но без нее невозможно определить размер пособий ни в текущем году, ни в грядущем. Давайте проанализируем, почему возникло это противоречие и разберемся, каким образом работодателю следует поступить в связи с отменой данной справки.
Справка 182н отменена с 1 января 2023 года
Начиная с 1 января 2023 года, работодателям больше не требуется предоставлять справку 182н, так как она была отменена в соответствии с законом № 237-ФЗ от 14.07.23. Это изменение в законодательстве влечет за собой определенные последствия для работодателя.
Каждый работодатель до 2023 года обязывался предоставить справку о доходах при увольнении сотрудника, содержащую информацию о его заработке за два года до увольнения и году увольнения. Новый работодатель нуждался в этих данных для расчета пособий по нетрудоспособности, а также выплат по декрету и по уходу за ребенком. Хотя справка имела длинное официальное название, ее обычно называли по номеру утверждающего приказа — «форма 182н».
Когда речь заходит о назначении социальных пособий, работодатель является ключевым фактором.
- Я лично применил информацию из этой справки, чтобы получить выплату пособия по больничному за первые три дня моего лечения.
- Передал все данные справки ФСС для получения компенсации за остаток дней.
Федеральная служба страхования в своих базах не имела информации для определения размера выплаты пособия на благо гражданина. Сведения о заработке были представлены в двух различных отчетных документах.
- В разделе 3 «Расчет по страховым взносам» представлены данные о доходах, подлежащих обложению взносами на обязательное медицинское страхование (ОМС). Использовать эти данные для определения суммы больничных и прочих пособий является некорректным.
- Для подсчета налога 6-НДФЛ используется отчет о доходах физического лица, ранее известный как форма 2-НДФЛ. Однако эта информация не применима для определения социальных пособий.
Для этого социальному страхованию требовались информация от предыдущего и настоящего работодателя.
В 2023 году произошли изменения в ситуации. Во-первых, вместо Фонда социального страхования теперь пособия выдаются единым Социальным фондом России. Во-вторых, расчет страховых взносов теперь осуществляется не по типам страхования, а по унифицированному тарифу. Таким образом, в разделе 3 Реестра сведений о застрахованных лицах теперь отражается сумма, по которой можно рассчитывать пособия. В-третьих, с начала 2023 года Федеральная налоговая служба начала передавать данные о заработке каждого гражданина в Социальный фонд России.
Новоформированное Социальное Финансовое Распределение (СФР) ведет процесс получения актуальной информации о доходах граждан в целях определения размера пособий. В связи с этим, документ удостоверяющий доходы граждан — справку 182н — было решено считать излишней и отменить. Впрочем, возможно, решение о прекращении использования данного документа было принято слишком поспешно со стороны чиновников и законодателей.
Нужна ли справка 182н
Начиная с 2023 года, работодатель должен будет изменить порядок передачи информации о заработке в социальный фонд. Ранее работодатель предоставлял эти данные, а теперь СФР будет предоставлять их по требованию работодателя. В идеале, схема начисления больничных должна выглядеть следующим образом:
- Сотрудник выздоровел и завершил использование больничного листа.
- Работодатель получил от СФР электронный документ с информацией о заработке сотрудника за прошлые два года. Возможно, эта информация не будет автоматически отображаться в электронном больничном листе, и работодатель сможет получить ее только по отдельному запросу. Подробности не столь важны, главное, что СФР предоставит работодателю необходимую информацию.
- СФР получит от работодателя дополнительные данные и вернет исправленное ЭЛН.
- При необходимости выплатить пособие за первые три дня лечения, бухгалтерия воспользуется информацией из СФР, в случае, если сотрудник работал у другого работодателя в течение предыдущих двух лет.
- После анализа своих данных СФР произведет расчет и выплату своей доли пособия.
С 1 января 2023 года отменена справка 182н, что приводит к невозможности рассчитать пособия ни в 2023-м, ни в 2024-м году. Система финансового расчета сможет перейти на новую схему только в 2025 году, когда расчетная база будет включать данные за 2023-2024 годы. Однако и в этом случае пособия смогут быть рассчитаны только для граждан, у которых отсутствуют пропущенные годы.
Отмена справки 182н: что делать работодателю
У работодателя возникает пара вопросов.
Вопрос первый: необходимо ли потребовать от новых сотрудников, принимаемых на работу в следующем 2023 году, предоставление справки 182н?
С работодателя не требуется требовать соответствующую справку, поскольку она была официально отменена с 1 января 2023 года. Однако стоит объяснить работнику, какое влияние может оказать отсутствие этой справки. В случае болезни работник будет получать только минимальное пособие, и в конечном итоге ему все равно придется обратиться к предыдущему работодателю за соответствующей справкой. Текущему работодателю придется пересчитать пособие только за три дня, а полный пересчет придется запросить в СФР. Лучше всего порекомендовать работнику получить требуемую справку заранее, до возникновения болезни или начала декретного отпуска.
Должно ли в 2023 году быть предоставление 182н справок при увольнении работников?
Согласно новым правилам, работодатель больше не обязан предоставлять справку при увольнении, что вступило в силу с 1 января. Однако, возникает противоречие. Например, если сотрудник будет уволен в 2023 году, работодатель не выдаст ему справку за период с 2021 по 2023 год. В новом месте работы сотрудник может столкнуться с проблемой получения полноценного пособия.
У работодателя имеется два возможных решения в данной ситуации.
- В 2023-2024 годах будет предоставляться документация о прекращении трудового договора сотрудников, которая будет содержать информацию по состоянию на 31 декабря 2022 года.
- Необходимо не выдавать справки сразу после увольнения, а дать возможность уволенному сотруднику вернуться и подать заявление на её получение.
Очень важно помнить, что работодатели все еще обязаны предоставлять справки формы 182н по письменному запросу трудящихся, включая бывших. В такой справке должны быть указаны все необходимые сведения на момент 31 декабря 2022 года.
Какую форму использовать для выдачи справки, если форма 182н отменена? Официальных пояснений по этому вопросу не имеется. Работодателю придется создавать справку на отмененном бланке, других вариантов не существует.
Справка 182н: в каких случаях выдавать обязательно
Работодатель обязан предоставить информацию в двух случаях. Во-первых, если сотруднику, который был уволен в 2022 году, были выданы документы. Если по каким-либо причинам он не получил их в день увольнения, работодатель должен хранить эти документы до момента, когда они будут запрошены. Поскольку в период увольнения выдача справок была обязательной, сотрудник обязан обратиться за этими документами.
Согласно словам одного из работников, работодатель обязан предоставлять справки по запросу как действующим, так и бывшим сотрудникам.
Изменения для бухгалтера в 2024 году
Журнал «Главбух» подготовил материал о предстоящих изменениях, которые ожидают бухгалтеров в ближайшей перспективе. Аналитики из Системы «Главбух» разработали удобное руководство, охватывающее все планируемые изменения в вашей работе на 2024 год. Эти изменения обещают быть приятными! Статья и руководство помогут вам быстро ориентироваться в новых правилах, избежать пропуска важной информации и работать без нарушений.