Руководство по заполнению универсального передаточного документа (УПД)

УПД по 44-ФЗ объединяет первичную бухгалтерскую документацию и счет-фактуру. Универсальный передаточный документ упрощает процесс документооборота между поставщиком и заказчиком. В государственных закупках эта форма полезна на этапе завершения госконтракта.

Почему нужен УПД

После окончания торгов заказчик заключает контракт с победителем. Следующий этап — поставка товаров, выполнение работ или оказание услуг. Факт поставки отражается в первичных учетных регистрах:

• счете-фактуре;
• товарной накладной;
• акте приемки-передачи (выполненных работ).

Для удобства поставщиков и заказчиков все эти первичные документы заменяются одним — универсальным передаточным документом. Он нужен для фиксации фактической реализации товаров, работ или услуг поставщиком и их приемки заказчиком. С помощью УПД принимаются товары, работы и услуги. Однако для госзакупок в строительстве подрядчик использует акт КС-2 и справку КС-3 для подтверждения выполнения работ и их стоимости.

УПД формируется на основе счета-фактуры (Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013). В документе содержатся все те же реквизиты, что и в расчетном регистре. Поставщики могут использовать форму, утвержденную ФНС, и дополнять ее показателями, необходимыми для конкретной отрасли или организации (Письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017).

С 01.07.2021 введен новый бланк счета-фактуры. При заполнении рекомендованной формы УПД со статусом 1 и указании документа об отгрузке необходимо добавить строку 5а, строку 8 и все графы для отслеживаемых товаров. В собственную форму УПД также следует внести изменения (Письмо ФНС России № ЗГ-3-3/4368 от 17.06.2021).

УПД используется в первичном бухгалтерском учете и налогообложении для учета НДС. Этот документ помогает налогоплательщику подтвердить операцию, оформить вычет по НДС и подтвердить затраты при расчете налога на прибыль. Также заказчики загружают скан УПД в ГУИ ЕИС для подтверждения исполнения госконтракта. Универсальные передаточные документы применяются при передаче прав собственности на различные активы и при заключении сделок по операциям посредников.

Как использовать УПД

Универсальный передаточный акт заполняют поставщики.

Если стороны работают по старой схеме, то их взаимодействие выглядит так: исполнитель поставляет товары или выполняет работы/услуги, затем заказчик их принимает. При отсутствии претензий подписывается товарная накладная или акт. Только после этого выставляются платежные документы — счет и счет-фактура для целей налогообложения.

Можно работать и по упрощенной схеме. Универсальный передаточный акт объединяет функции нескольких первичных документов. Некоторые поставщики включают в бланк реквизиты счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Если у заказчика нет претензий к поставленным товарам, выполненным работам или услугам, он подписывает УПД и сразу же оплачивает, не ожидая выставления отдельного расчетного регистра.

Какой бланк применять

Актуальный бланк, правила его заполнения и подписания УПД в 2023 году описаны в Письме ФНС № ММВ-20-3/96@. Универсальный передаточный документ (УПД) представляет собой самостоятельный документ, при заполнении которого следует учитывать не только нормы налоговой службы, но и Федеральный закон № 402-ФЗ и Постановление Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011, которые регламентируют порядок формирования данных в счете-фактуре.

Бланк создается по аналогии с первичным счетом-фактурой, поэтому в передаточном акте указаны те же реквизиты. Исполнитель имеет право добавлять новые строки или ячейки для дополнительной информации. Если поставщик использует и счет-фактуру, и УПД, то он должен привести оба документа в полное соответствие друг другу. Вся дополнительная информация в счете-фактуре должна быть продублирована в универсальном акте.

ВАЖНО!

Это не унифицированная форма, но она носит рекомендательный характер. Например, бланк, который мы привели выше, подходит для УПД со статусом 2, но для статуса 1 (акт плюс счет-фактура) его использовать нельзя. Каждая организация вправе адаптировать бланк универсального передаточного акта под свою специфику и условия конкретного государственного контракта. Следуйте правилам для счетов-фактур: добавлять ячейки можно, убирать — нельзя. В УПД должны быть указаны все те же реквизиты, которые 402-ФЗ требует указывать в первичных документах (ст. 9 402-ФЗ).

Как заполнить документ

Порядок составления универсального передаточного акта описан налоговыми органами в письме № ММВ-20-3/96@. Пошаговую инструкцию по заполнению УПД 2023 года представим в таблице.

Код 2 — для бланков, подтверждающих только факт отгрузки. При заполнении регистра со статусом 1 в шапку необходимо добавить строку 5а, аналогично новому бланку счета-фактуры.

Если поставляются отслеживаемые товары, то табличную часть УПД необходимо дополнить графами 12–13. Если же вы не работаете с отслеживаемой номенклатурой, то в бумажной форме УПД эти графы можно не заполнять.

• счета-фактуры для исполнения госконтрактов в ЕИС;
• утвержден формат предоставления счета на оплату в электронной форме;
• как заполнять формы КС-2 и КС-3.

Документы и разъяснения

Об авторе этой статьи

Александра Задорожнева — бухгалтер, эксперт проекта «Практикующий бухгалтер».
Работает с начала учебы в вузе. Имеет опыт работы как в коммерческом секторе, так и в бюджетных организациях. С 2006 по 2012 год работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 года по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо основной бухгалтерской деятельности занимается закупочной и планово-экономической деятельностью. В течение 4 лет пишет тематические статьи для профильных изданий.

Другие публикации автора

• 2024.01.17 — Инструкции для ИП. Особенности применения УСН для ИП в 2024 году
• 2024.01.09 — Контроль закупок. Таблица новых КБК для госзакупок
• 2023.12.28 — Новичкам. Инструкция по работе с ЕАТ «Березка»
• 2023.12.28 — Банковские гарантии. Как открыть спецсчет для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ в 2023 году

Взамен каких документов – УПД

Первоначально УПД не являлся самостоятельным документом. Он был введен в 2013 году с целью уменьшения документооборота.

Универсальный передаточный документ совмещает в себе функции первичного документа и счета-фактуры.

Как видно из схемы, на вопрос о возможности выставления УПД на услуги можно ответить утвердительно.

Стороны сделки при оказании услуг

Таким образом, при оказании или получении услуг разрешается использовать УПД. Кто может быть сторонами сделки в этом случае?

Форма для заполнения УПД

Форма УПД предложена в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 и основана на форме счета-фактуры.

Бланк УПД применяется как для подтверждения факта оказания услуг, так и для подтверждения отгрузки товаров. Более того, в одном УПД можно отразить как отгрузку товаров, так и оказание услуг.

Унифицированные формы документов отменены, поэтому нет необходимости строго следовать указанной форме. Разрешено вносить изменения, но при этом обязательно сохранять все обязательные реквизиты.

К обязательным реквизитам относится реквизит «Статус».

Обратим внимание на особенности заполнения некоторых граф УПД при оказании услуг: