Бухгалтерский учет основывается на первичной документации. Эти документы запрашиваются контролирующими органами для последующей проверки, поэтому их утрата – серьезная проблема. Если компания не примет все меры для восстановления документов, ей может быть наложен штраф. Как правильно оформлять первичные документы?
Получение банковских документов
Для восстановления утраченных выписок и платежных поручений необходимо отправить запрос в банк, в котором открыт счет компании. В запросе нужно указать следующую информацию:
- Наименование документа.
- Контактные данные банка (ФИО руководителя, адрес, ИНН, КПП, контактное лицо).
- Контактные данные заявителя.
- Просьба предоставить расчетные документы в кратчайшие сроки.
- Номер расчетного счета компании.
- Подпись генерального директора.
Обращение в банк – это первый шаг, так как можно установить факты проведения безналичных расчетов и суммы по ним. На основании полученной информации можно восстановить все проведенные ранее операции.
Восстановление кассовых чеков
Кассовые чеки нужны, если организация покупала имущество за наличные. Чек подтверждает расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако продавец не всегда может предоставить дубликат чека. Это возможно только при наличии кассового аппарата соответствующей модели. Если его нет, запрашивается копия чека, выполненная с помощью копировальной техники.
Запрос первичных документов у контрагентов
Компания заключает договоры с контрагентами в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе контрагенту необходимо указать следующую информацию:
- О контрагенте (наименование компании, ФИО директора, ИНН, КПП).
- Наименование документа.
- Изложение обстоятельств.
- Просьбу о предоставлении копий.
- Данные заявителя, подпись гендиректора.
Не всегда компания может определить список отсутствующих документов. В этом случае производится сверка документов с контрагентом. По итогам сверки составляется акт, в котором перечисляются отсутствующие документы.
Ответственность за утрату первичной документации
Компания несет ответственность за сохранность своей первичной документации. В случае утраты документов, она будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
- Нарушение норм учета доходов, расходов, объектов налогообложения. Если нарушение произошло в течение одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст. 120 НК РФ). Если правонарушение длилось более одного периода, штраф составит 15 000 рублей (п. 2 ст. 120 НК РФ). Если нарушения привели к уменьшению налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный штраф составит 15 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
- Неуплата налога или его неполная уплата из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Штраф составляет 20% от невыплаченной суммы налога (п. 1 ст. 122 НК РФ). При наличии умысла, штраф составит 40% от невыплаченного налога (п. 3 ст. 122 НК РФ).
- Первичная документация не предоставлена в налоговые органы в установленные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
В статье 109 Налогового Кодекса Российской Федерации указаны случаи, когда виновное лицо не привлекается к ответственности. В частности, это утрата документов из-за обстоятельств непреодолимой силы (например, стихийного бедствия). Однако придется подтвердить факт наличия этих обстоятельств.
Как получить дубликат документа: пошаговое руководство
К счастью, потеря документов на недвижимость не означает утрату права собственности на жильё. Все сведения о собственниках и характеристиках объекта хранятся в специальном государственном реестре, поэтому основные документы на квартиру можно восстановить без значительных трудностей.
Какие документы на недвижимость должны быть у собственника
Все документы на недвижимость, которые могут понадобиться собственнику, можно разделить на три группы:
- Правоустанавливающие. Это те документы, на основании которых у вас появились права на жильё. Наиболее распространённый документ — договор купли-продажи. Также к этой группе относятся договор долевого участия, свидетельство о праве на наследство, договор дарения, решение суда, договор о приватизации и другие.
- Правоподтверждающие. Эти документы свидетельствуют о том, что в данный момент право собственности на объект принадлежит вам. Сейчас эту функцию выполняет выписка из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН). До июля 2016 года эту роль выполняло свидетельство о регистрации права собственности на объект.
- Технические. К этой группе относятся техплан или техпаспорт квартиры, кадастровый паспорт.
1. Запретите любые действия с недвижимостью
Это первое, что нужно сделать, как только вы обнаружили пропажу. Заявление о запрете на проведение любых операций с недвижимостью без вашего участия или участия вашего законного представителя направляется в Росреестр по месту нахождения объекта. Это можно сделать через МФЦ.
Если документы были украдены, также следует подать заявление в полицию.
2. Получите копию правоустанавливающего документа
Договор купли-продажи, дарения, свидетельство о праве на наследство и другие документы, на основании которых вы получили право собственности на квартиру, также можно восстановить через Росреестр.
Заявление на получение копии документа также подаётся в МФЦ. Это может сделать владелец недвижимости, его законный представитель или наследник (в случае смерти собственника).
- копия паспорта заявителя
- копии утраченных документов (при наличии)
- квитанция об оплате госпошлины за услугу
Срок оказания услуги — не более 5 рабочих дней.
Если вы стали владельцем объекта до 31 января 1998 года, правоустанавливающие документы можно восстановить только через районное БТИ или через нотариальную контору, которая их выдавала.
При проверке объектов недвижимости мы часто сталкиваемся с потерей документов. Для людей это обычно представляется трагедией, но на самом деле в этом нет ничего страшного — большинство документов можно восстановить, так как их электронные копии хранятся в Росреестре.
Также в Росреестре можно запросить расширенную выписку из ЕГРН о составе правоустанавливающих документов, где будет указано, на каком основании человек владеет объектом, когда он стал владельцем и на основании какого документа.
Если вы потеряли документы и собираетесь продавать квартиру, необходимо запросить документы заранее, так как без них банк не рассмотрит заявку, а покупатель не внесет аванс. Для восстановления документов достаточно обратиться в МФЦ, заполнить заявление, получить копии и приступить к продаже квартиры.
Какие документы об образовании можно восстановить и куда обращаться
Сначала мы выяснили, возможно ли восстановить утраченные дипломы о среднем специальном и высшем образовании, так как эти документы часто требуют работодатели. Тем не менее, хотелось бы получить и дубликаты аттестатов, ведь любое образование лучше подтверждать документально.
Оказалось, что за полтора месяца можно восстановить все документы об образовании. Однако для этого нужно обратиться лично. Если такой возможности нет, необходимо предоставить своему представителю нотариально заверенную доверенность.
Как восстановить аттестат за 9-й или 11-й класс, если он был утерян? Нужно прийти в учебное заведение, которое выдало аттестат, и подать заявление на получение дубликата. Заявление адресуется руководителю школы или колледжа. Важно указать причину утраты (потеря, кража, пожар, ошибки в документе) и приложить следующие документы:
- копию паспорта;
- документы, подтверждающие смену ФИО (например, смена фамилии после замужества или изменение имени).
Иногда могут потребовать СНИЛС и подтверждение утраты (об этом подробнее ниже).
Если требуется заменить аттестаты, дипломы или вкладыши из-за ошибок или смены имени, к заявлению прикладываются оригиналы документов.
В нашем случае мы оформили доверенность на родителей, которые обратились в школы. К счастью, обе школы все еще функционируют, хотя их названия изменились. Дубликаты выдали в течение месяца.
Если у вас нет возможности обратиться лично и некому поручить это дело, можно отправить пакет документов заказным письмом. Желаете получить результат таким же способом? Укажите это в заявлении, закон это позволяет.
Пропали документы на квартиру: что делать и как восстановить