Ходатайство о присуждении благодарственного письма

Ходатайство о присуждении благодарственного письма представляет собой официальный документ, который начальник подразделения или отдела предприятия подает на имя директора компании для награждения своего подчиненного. Трудовой кодекс РФ позволяет не только наказывать работников, но и поощрять их.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Поощрение на работе

Поощрение на работе прямо предусмотрено статьей 191 Трудового кодекса РФ. В отличие от дисциплинарных взысканий, для которых законодатель определяет исчерпывающий список наказаний, способов поощрения нет. Поэтому выбор способа поощрения полностью остается на усмотрение работодателя. Обычно используются благодарственные письма, почетные грамоты, звания лучших по профессии и так далее.

Обычно награждение приурочивается к каким-либо значимым датам: годовщина предприятия, выслуга лет, завершение крупного проекта и другие поводы. В большинстве случаев инициатива награждения исходит от директора компании, но в нашем случае просьба о награждении будет исходить от непосредственного руководителя сотрудника.

Ходатайство о поощрении

С ходатайством о присуждении благодарственного письма обычно выступает начальник отдела, в котором работает отличившийся сотрудник. Система кнута и пряника, существующая на протяжении веков, доказала свою эффективность. Опытные работодатели продолжают использовать её и сегодня. Регулярное награждение отличившихся работников повышает их мотивацию и желание работать. Хороший руководитель понимает это и не упускает возможности наградить своего подчиненного.

Благодарственное письмо представляет собой документ, подписанный руководителем предприятия, с фирменной печатью организации. Премия может быть потрачена на повседневные нужды или покупку чего-то, а со временем забывается, но благодарственное письмо остается с сотрудником навсегда. Обычно одним письмом награждение не ограничивается. Женщинам дарят цветы, мужчинам – часы, запонки и так далее. Также стоит поднять в ходатайстве вопрос о премировании отличившегося сотрудника.

Инструкция по составлению ходатайства

Ходатайство о присуждении благодарственного письма разделяется на три смысловых блока: шапка, основная часть с изложением сути обращения, и просительная часть с просьбой о награждении сотрудника. Рассмотрим особенности заполнения каждого из них.

В шапке ходатайства указываются получатель и отправитель. Необходимо написать ФИО и должность руководителя компании, полное наименование фирмы с указанием организационно-правовой формы, а также ФИО и должность заявителя ходатайства.

Далее в документе излагается суть ходатайства. Обосновывается необходимость награждения конкретного сотрудника благодарственным письмом, объясняются причины. Это может быть приближение значимой даты, выдающиеся достижения на работе, профессиональный праздник и другие поводы. В качестве приложения к ходатайству можно добавить документы, подтверждающие достижения сотрудника, такие как отчеты, судебные решения и другие.

В завершение документа необходимо обратиться к руководителю предприятия с просьбой рассмотреть возможность награждения и присуждения благодарственного письма сотруднику. Как показывает практика, руководство редко отказывает в таких ходатайствах и идет навстречу.

Окончательный вариант ходатайства подписывается и передается на рассмотрение руководителю лично в руки или через посредника. В качестве посредника могут выступать заместитель, начальник отдела кадров или секретарь в приемной.

Поощрения: законодательная основа

Часть 1 статьи 191 ТК РФ предусматривает пять видов поощрений за добросовестный труд:

• объявление благодарности;
• награждение почетной грамотой;
• вручение ценного подарка;
• денежное премирование;
• присвоение звания «Лучший по профессии»;

Кроме того, для особых заслуг работник может быть представлен к государственным наградам и званиям.

Вместе с тем, нормы данной статьи наделяют работодателя правом устанавливать и другие виды поощрения и мотивации сотрудников, которые должны быть включены в Коллективный договор или Правила внутреннего распорядка.

Важно! Никакая из норм закона не ограничивает работодателя в одновременном применении нескольких видов поощрений, поэтому, если руководитель сочтет нужным, он может объявить благодарность с внесением в трудовую книжку и выплатить работнику премию или наградить ценным подарком.

Оформление благодарности

Благодарность с внесением в трудовую книжку объявляется приказом работодателя. Для его издания предусмотрена определенная процедура.

Основанием для поощрения сотрудника и подготовки проекта приказа является докладная записка руководителя подразделения. В ней должно быть указано:

• за какие конкретные заслуги работник представляется к поощрению;
• какой вид поощрения предлагается применить к сотруднику.

Служебная записка направляется на рассмотрение и согласование руководителю. В случае положительного решения, записка визируется руководителем компании и передается в кадровую службу, которая готовит приказ о вынесении благодарности с внесением в трудовую книжку.

Важно! Законодательно установлена унифицированная форма приказа на поощрение сотрудников. Она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года и имеет два стандарта:

• Т-11 применяется, если предусмотрено материальное поощрение сотрудника в виде премии, ценного подарка, путевки и других видов материального стимулирования;
• Т-11а используется при вынесении нематериальных форм поощрения – благодарности, присвоении звания «Лучший по профессии», награждении грамотой и других видов поощрений, предусмотренных в колдоговоре или правилах внутреннего распорядка.

После подписания приказа, внесение благодарности в трудовую книжку, образец записи которой должен полностью соответствовать формулировке приказа, выполняется специалистом кадровой службы. Благодарность вносится в трудовую книжку сотрудника в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа. В завершение процедуры работнику вручают приказ о поощрении под роспись и ознакомляют с записью в трудовой книжке.

Необходимость внесения записи

Сегодня нередко можно услышать скептические высказывания о целесообразности внесения благодарности в трудовую книжку.

Внесение записи об объявленной благодарности выполняет функции, значимость которых трудно переоценить:

• стимулирует работника к улучшению качества работы и производственных показателей;
• демонстрирует признание заслуг сотрудника со стороны руководства компании и важность выполняемой им работы;
• влияет на рассмотрение вопросов карьерного роста;
• При переходе сотрудника в новую компанию, информация о его наградах и поощрениях является важным аспектом, который повышает его авторитет и репутацию в глазах потенциального работодателя. Эти записи часто играют ключевую роль при принятии решения о найме и установлении уровня заработной платы.

Пример формулировки благодарности в трудовой книжке

Запись о благодарности в трудовой книжке работника должна соответствовать формулировке, указанной в приказе.

Формулировка записи о благодарности должна кратко описывать причину поощрения и вид поощрения, указанный в приказе.

Приведем примеры записей о поощрениях в трудовой книжке и форму, в которой они должны быть выполнены:

Сведения о наградах (поощрениях)

Основные моменты: 5 пунктов

1. Благодарности и награды записываются в раздел «Сведения о награждении».
2. Эти записи показывают, что сотрудник качественно выполняет свои обязанности и может получать бонусы.
3. Запись о благодарности помогает в случае необходимости применения дисциплинарных мер.
4. Для внесения благодарности в трудовую книжку необходимо оформить приказ, который будет основанием.
5. Записи о регулярных премиях в трудовую книжку не вносятся.

Какие виды поощрений фиксируются в трудовой книжке

В раздел «Сведения о награждении» вносятся следующие данные (п. 25 правил, утвержденных Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н):

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами от работодателя;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего рабочего распорядка, уставами и положениями о дисциплине (ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Трудовые книжки работников, особенно в бюджетной сфере и на государственной службе, часто содержат записи о поощрениях. Вот что дает благодарность в трудовой книжке:

• Свидетельствует о добросовестном исполнении работником своих обязанностей, успешной проектной работе и используется работодателем как нематериальный стимул;
• Учитывается при решении о наложении дисциплинарных взысканий за проступок.

Часть поощрений работников устанавливаются локальными нормативными актами и перечислены в ТК РФ (ч. 1 ст. 191):

• Благодарность;
• Премия;
• Награждение ценным подарком;
• Почетной грамотой;
• Представление к званию лучшего по профессии.

Запись о поощрении вносится в личную карточку работника и трудовую книжку при её ведении работодателем (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439 от 16.12.2019).

Не указываются сведения о регулярных премиях, предусмотренных системой оплаты труда.

Шаг 1

Руководитель составляет представление о поощрении сотрудника. Это представление готовится в произвольной форме, если иное не предусмотрено локальным актом организации (ч. 2 ст. 22 ТК).

Часто сотрудников поощряют за общественную деятельность, например, грамота или благодарственное письмо от исполнительных органов власти. На вопрос кадровиков о том, вносятся ли такие благодарственные письма в трудовую книжку, ответ однозначен — нет, если они не связаны с профессиональной деятельностью сотрудника.

Например, благодарность за отличное воспитание ребенка в трудовую книжку не вносят, а благодарность за вклад в науку для научного сотрудника вносится, так как это его профессиональное достижение.

Шаг 2

Оформите приказ на основе представления начальника отдела (или другого структурного подразделения), в котором трудится сотрудник. Форма приказа была утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004, но с 2013 года используется на рекомендательной основе.

Подробнее: как оформить приказ об объявлении благодарности сотруднику

Шаг 3

После подписания руководителем (или уполномоченным им лицом) ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

• специально оформляют — готовят именную табличку, в которой описывают, за что именно объявлена благодарность;
• приурочивают к какому-либо событию;
• совмещают с материальным вознаграждением.

Шаг 4

В течение пяти рабочих дней на основании приказа внесите запись о благодарности в трудовую книжку (если она ведется) (п. 9 Постановления Правительства РФ № 320н от 19.05.2021 ).

Записи о благодарности и награждении в электронную книжку не вносятся.

Как правильно внести в трудовую книжку запись о награждении

Данные вносятся в специальный раздел «Сведения о награждении». Вот инструкция, как внести благодарность в трудовую книжку (разд. 4 инструкции по заполнению ТК):

1. В заголовке укажите полное наименование организации, сокращенное — при его наличии.
2. В графу 1 внесите порядковый номер записи по нарастающему итогу.
3. В графе 2 укажите дату награждения.
4. В графе 3 — кем вынесено.
5. В графе 4 напишите наименование документа, на основании которого внесена запись, сделайте ссылку на дату и номер.

Перечислим, какие благодарности заносятся в трудовую книжку и какие формулировки используют:

• за длительный и добросовестный труд;
• выполнение контрольных цифр национальных проектов;
• наставничество, обучение молодых специалистов;
• продуктивную работу над крупным проектом;
• значительное повышение производительности труда;
• успешное участие в важном мероприятии;
• внесение инновационных предложений;
• улучшение качества и организации профессиональной деятельности и т. д.

Рекомендуем прочитать: как заполнять трудовую книжку

Приказ о награждении благодарственным письмом сотрудников

Благодарственное письмо является одним из способов поощрения сотрудника или сотрудников за их заслуги перед организацией. Оформление награждения осуществляется посредством издания соответствующего приказа.