Деловая переписка зачастую заменяет встречи и собрания, что экономит время. Однако качество письма влияет на восприятие отправителя сотрудниками, коллегами и партнёрами. Чтобы избежать раздражения, сохранить репутацию и следовать этикету, необходимо изучить основные правила деловой переписки. Узнайте о них в статье.
Типы деловых писем
Для разных ситуаций существуют различные виды деловых писем. Например, для отклика на вакансию пишут сопроводительное письмо, а для выражения недовольства – претензию.
- письма-заказы
- письма-претензии
- письма-знакомства
- гарантийные письма
- письма-напоминания
- сопроводительные письма
Примеры гарантийного и сопроводительного письма можно посмотреть по ссылке и скачать для ознакомления.
Основные требования к деловым письмам
Уважительный тон. В деловой переписке нельзя быть фамильярным. Если вы знакомы с получателем, можно обратиться по имени. Если нет — только по имени и отчеству.
Письмо на языке получателя. При международной переписке письма составляются на языке получателя или на английском.
Правильное обращение. При обращении к конкретному лицу, например, к генеральному директору, следует использовать только «Вы», «Вас», «Вам» с заглавной буквы. Если письмо адресовано группе людей, например, сотрудникам отдела бухгалтерии, «вы» пишется с маленькой буквы.
Технические требования к письмам
Для оформления деловых писем в 2016 году был принят ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Следование требованиям ГОСТ подтверждает юридическую силу официальных писем.
Выбирайте подходящий размер шрифта. Согласно ГОСТ, при оформлении делового письма используется кегль 12, 13 или 14. Обычно предпочтение отдают 12-му кеглю.
ГОСТ допускает использование меньшего размера шрифта в таблицах. Например, если основной текст написан кеглем 12, то в таблице можно использовать кегль 11 или 10.
Выбирайте простой шрифт. Не стоит использовать вычурные и специализированные шрифты. Самым распространённым шрифтом для деловых писем является Times New Roman.
Учитывайте интервал. Текст письма можно писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Последний более удобен для чтения и визуально приятен.
Структура делового письма
Как правило, современное деловое письмо включает семь основных частей. Рассмотрим их ниже в таблице.
| Данные отправителя и дата написания письма | ИП «Помидоров» от 15.07.2022 г. |
| Адрес получателя с указанием конкретного корреспондента или отдела | ИП «Огурцов», Директор, г. Москва, ул. Строительная, д. 83, оф. 5, Тел. (958) 687-46-09 |
| Вступительное обращение | «Уважаемый Александр Алексеевич» |
| Основной текст — две части | В первой части указываются причины или цели письма, во второй — выводы, запросы или предложения |
| Указание на приложения к письму, если они есть | «Действующий прайс приложен» |
| Заключение | «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» «С уважением…» |
| Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при отправке письма по электронной почте не указывается. | Помидоров Тел. (958) … |
Пять лучших советов по написанию деловых писем
Мы собрали пять советов, которые помогут сделать ваше деловое письмо более эффективным.
Избегайте использования узких специализированных терминов. Получатели могут не знать их точного значения и истолковать по-своему.
Разбивайте текст на абзацы. Блоки текста, не разделённые на абзацы, могут отпугнуть читателя, который может просто проигнорировать письмо. Поэтому важно структурировать текст, чтобы он выглядел читаемо и информация лучше воспринималась.
Избегайте создания длинных сложносочиненных и сложноподчинённых предложений. Чёткий стиль изложения и краткие предложения способствуют лучшему восприятию текста. Длинные предложения могут сделать текст непонятным. Чем короче предложение, тем проще усваивается содержание.
| ❌ Не воспринимается | ✅ Воспринимается |
| Уважаемый участник, доброго времени суток. Необходимо сообщить Вам, что по причинам, изложенным далее, мы вынуждены отказать Вам в участии в конференции и отозвать Ваше приглашение. Приносим свои извинения за доставленные неудобства. | Сергей, добрый день. К сожалению, вынуждены отказать Вам в участии в конференции из-за… |
Не используйте креативные приемы. Необычные заголовки и эмоциональная окраска неуместны в официальной переписке. Деловой стиль предполагает консервативность.
| ❌ Креативно | ✅ По делу |
| Привет! Сегодня мы хотим предложить Вам нашу коммерческую программу, о которой Вы давно мечтали. Не торопитесь, давайте обсудим условия и подпишем необходимые документы. | КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ от компании «Название»… В данном предложении мы можем озвучить наши предложения, условия и сроки доставки. |
Избегайте штампов и канцеляризмов. Они часто вызывают раздражение у получателей.
| ❌ Раздражает | ✅ Подойдёт |
| Добрый день! | Здравствуйте. Добрый день. |
| Пожалуйста, сделайте отправку заказа до 16:00 | Пожалуйста, отправьте заказ до 16:00 |
Частые ошибки в деловой переписке
Не стоит сочетать несколько тем в одном письме. Главное в деловой переписке — чётко формулировать свои мысли. Смешение нескольких тем, например, обсуждение новогоднего корпоратива и планов по закупке, может сбить с толку получателя.
Перед написанием письма задайте себе вопрос: «Что именно я хочу сообщить?». В начале текста лучше сразу указать тему: «Уважаемые коллеги, пишу вам с предложением обсудить план работы нашего отдела…». Так получатель сразу поймёт главную идею.
Избегайте опечаток в тексте. Офисные программы, которые мы используем для написания писем, могут подсказать, если в тексте есть ошибки. Однако лучше не полагаться только на них, так как они не всегда срабатывают.
Если в компании есть корректор, лучше попросить его проверить текст. В случае его отсутствия, можно воспользоваться онлайн-сервисами для проверки орфографии, например, через Advego.ru или Text.ru. Эти сервисы работают по принципу подсвечивания ошибок и предложения вариантов их исправления.