Пропустили срок отчётности? Объяснитесь

Организации, отправляя отчётность, могут столкнуться с техническими проблемами, сбоями у интернет-провайдера, ошибками в формате документа и другими сложностями, что может привести к задержке представления отчётности. За опоздание предусмотрен штраф — 5 процентов от суммы страховых взносов, начисленной за последние три месяца отчётного периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30 процентов от указанной суммы и не менее 1000 рублей (ч. 1 ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ)).

Для снижения штрафа, компании рекомендуется приложить объяснительную записку с указанием причин задержки (п. 5 ч. 1 ст. 28 Закона № 212-ФЗ). Если контролирующие органы посчитают задержку обоснованной, то такие обстоятельства могут быть признаны исключающими или смягчающими вину (п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 43, п. 4 ч. 1, ч. 4 ст. 44 Закона № 212-ФЗ).

Объяснительная записка составляется в произвольной форме. Начать следует с указания того, какая отчётность и за какой период была подана с задержкой, а также указать дни просрочки. Далее необходимо описать причины, которые привели к несвоевременной сдаче отчётности. Это может быть поломка компьютера в компании, технические сбои у интернет-провайдера или спецоператора. Причины могут быть разными, и, поскольку перечень обстоятельств, исключающих и смягчающих вину, открыт, компании следует представить как можно больше доводов в свою защиту. К пояснению необходимо приложить подтверждающие документы: справку от спецоператора о технических неполадках или отчёт от интернет-провайдера.

Будет полезно указать и другие важные факторы, которые могут повлиять на решение фонда: отсутствие умысла на совершение правонарушения, своевременная и полная уплата страховых взносов. Если правонарушение совершено впервые, это также стоит отметить.

Образец объяснительной записки представлен ниже.

Даже если специалисты ПФР не учтут объяснительную записку и начислят максимальный штраф, компания имеет право оспорить их действия в суде. Арбитражные суды, как и контролёры, могут снизить штраф при наличии смягчающих обстоятельств. Как отмечают судьи, перечень таких обстоятельств не является исчерпывающим (пост. ФАС ДВО от 21.02.2011 № Ф03-344/2011). Санкции могут быть уменьшены до уровня, который суд сочтёт уместным в конкретной ситуации.

Например, ФАС Северо-Западного округа (пост. ФАС СЗО от 27.01.2012 № А56-19757/2011) снизил штраф с 30 000 до 1000 рублей. Компания направила в управление ПФР расчёт с опозданием в один день; из-за сбоя в компьютерной программе расчёт был получен управлением спустя семь дней после установленного срока сдачи отчётности. Компания не согласилась с размером санкций и обратилась в суд, который снизил штраф до минимума.

Арбитражные судьи указали на смягчающие обстоятельства: отсутствие умысла на совершение правонарушения, незначительный период просрочки представления расчёта, совершение правонарушения впервые.

Другие арбитражные суды при схожих смягчающих обстоятельствах уменьшали штрафы в четыре (пост. Семнадцатого ААС от 30.03.2011 № 17АП-1739/2011) и девятнадцать раз (пост. Тринадцатого ААС от 02.02.2012 № 13АП-23704/11).

Подробно о том, когда штраф не страшен при сдаче электронной отчётности, читайте в журнале «Актуальная бухгалтерия» № 10-2011 на странице 74.

Экспертиза статьи: Татьяна Батыгина, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, юрисконсульт

Наиболее частые вопросы от налоговой

Как правило, запрос на предоставление пояснений поступает спустя некоторое время после сдачи различных отчетов и деклараций, поэтому причиной для него может стать любая, даже самая незначительная ошибка или неточность в документации. В большинстве случаев разъяснения требуются:

• по НДС, заявленному к возмещению;
• в случае несоответствия данных о налоговых базах в декларациях по налогу на прибыль и НДС;
• при расхождении данных у контрагентов.

Вопросы могут возникнуть из-за необоснованных убытков при проверке начисления налога на прибыль, подачи уточненной декларации или расчета, в которых исправленная сумма налога к уплате меньше, чем в изначально представленных документах и так далее.

Однако в исключительных случаях налоговые органы могут вызвать налогоплательщика на личную встречу для беседы в соответствии с п. 1 ст. 31 НК РФ.

Какой формат имеет требование

ФНС запрашивает пояснение через требование, которое оформляет на специальном бланке унифицированного формата. С 2022 года такие документы налоговые органы направляют в основном в электронном виде через личный кабинет на официальном сайте или по электронной почте. Однако инспекция также имеет право отправить требование по обычной почте. В таком случае налогоплательщик должен уведомить адресанта о получении документа.

В соответствии с п. 6 ст. 88 НК РФ пояснение к декларации по НДС необходимо подавать только в электронном виде по ТКС.

Как действовать при получении требования

После получения требования о пояснениях налогоплательщик должен сверить поданные в налоговую документы с имеющимися у него на руках данными. Прежде всего, при проверке декларации по НДС следует проанализировать указанные в ней суммы. Необходимо проверить их соответствие суммам по всем входящим и исходящим счетам-фактурам. Далее аналогичным образом нужно проверить даты, номера счетов-фактур и другие реквизиты, такие как ИНН, КПП, адреса и т. п.

Если вопросы возникли по декларации УСН или по налогу на прибыль, следует проанализировать все суммы расходов и доходов, которые использовались для их расчета. По аналогии с приведенным алгоритмом проверяются и все другие виды документов, вызвавшие вопросы у налоговой инспекции.

После обнаружения ошибки нужно подать в налоговую уточненную отчетность с исправленными данными, если ошибка касается только сумм. Если же ошибка не связана с финансовой частью, достаточно предоставить необходимые пояснения без подачи уточненной декларации.

Важно: законодательство не требует предоставления пояснений именно в письменной форме, то есть они могут быть даны и устно. Однако, чтобы избежать дальнейших недоразумений, лучше подготовить письменный ответ.

Что делать, если требование налоговой необоснованно

Бывает, что налоговая инспекция запрашивает пояснения без оснований, то есть в отчетности не допущено никаких ошибок. В таких случаях игнорировать письма от налоговой нельзя. Налогоплательщик должен отправить вежливый ответ, подтверждающий безосновательность требования.

Рекомендуется указать, что в декларации не обнаружено ошибок, противоречий и несоответствий, а значит, нет и оснований для подачи уточненной декларации. При этом нужно обязательно объяснить причину расхождений, указав, почему это не является ошибкой. В подтверждение можно предоставить выписки из регистров.

Чтобы избежать каких-либо санкций (в том числе внезапных налоговых проверок), необходимо своевременно уведомить налоговую службу о том, что вся предоставленная информация соответствует действительности.

В любом случае, при составлении ответа нужно помнить, что для налоговой важно не столько содержание письма, сколько сам факт ответа на требование.

Пояснительная записка в налоговую: когда ее нужно представить

В соответствии с п. 3 ст. 88 НК РФ, налоговые органы вправе запрашивать пояснения в рамках камеральных проверок в следующих случаях:

1. Обнаружение ошибок или несоответствий в декларации, а также расхождений между данными декларации и сведениями, находящимися у налоговых органов. В таких ситуациях инспекторы потребуют разъяснить несоответствия или исправить отчетность.
2. Представление уточненной декларации или расчета, в которых сумма налога к уплате ниже, чем в первоначальной декларации. В этом случае налоговые органы вправе требовать пояснений по измененным показателям.
3. Подача декларации по налогу на прибыль с убытком. Здесь контролеры могут запросить обоснование убытка.

Срок для предоставления таких пояснений составляет 5 рабочих дней с момента получения требования (п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ).

Внимание! Пояснения от КонсультантПлюс
Вы обязаны предоставить пояснения в течение пяти рабочих дней. В Налоговом кодексе РФ не указано, с какого момента начинать отсчет этого срока. Предполагается, что отсчет начинается с дня получения требования.
Более подробно читайте в путеводителе, доступ к которому можно оформить бесплатно.

Подробную информацию о процедуре камеральной проверки можно найти здесь.

Важные аспекты требования

Во-первых, в некоторых случаях необходимо уведомить налоговую инспекцию о получении требования о представлении пояснений (п. 5.1 ст. 23 НК РФ, см. также письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071).

Во-вторых, следует учитывать, что на требовании может отсутствовать печать налогового органа (см. приказ ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@).

Возможность штрафа за игнорирование требования

Налоговая ответственность за непредоставление пояснений в ответ на требование инспекции в НК РФ не предусмотрена. Ст. 126 НК РФ не распространяется на данную ситуацию, поскольку речь идет не об истребовании документов (ст. 93 НК РФ), а ст. 129.1 неприменима, так как это не встречная проверка (ст. 93.1 НК РФ).

К административной ответственности по ст. 19.4 КоАП РФ в данном случае привлечь также нельзя. Эта статья применяется за неявку в налоговый орган, а не за отказ от дачи пояснений, как указывает сама ФНС РФ (см. п. 2.3 письма ФНС России 17.07.2013 № АС-4-2/12837).

Таким образом, налоговые органы не имеют права штрафовать за непредоставление пояснений. Тем не менее, даже при отсутствии законных оснований для штрафа, предоставление пояснений является целесообразным, так как это в интересах самого налогоплательщика. Отказ от предоставления пояснений может повлечь другие нежелательные последствия, о которых рассказали эксперты КонсультантПлюс:

Чтобы узнать подробнее, получите пробный доступ к системе и перейдите в Путеводитель по налоговым проверкам.

Пояснение в налоговую по убыткам: пример

Цель пояснений по убыткам в налоговую — обосновать их размер и объяснить причины их возникновения. В пояснительной записке следует:

1. На цифрах показать, за счет чего образовался отраженный в декларации убыток (т.е. привести детализацию доходов и расходов).
2. Пояснить причины его возникновения. Естественно, они у каждой компании свои. Например, к ним могут относиться:
3. сокращение объемов производства или продаж из-за кризиса, нестабильной ситуации на рынке и в экономике;
4. вынужденное снижение цен на продукцию и товары из-за падения спроса;
5. увеличение затрат в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам;
6. значительные расходы (ремонт, приобретение оборудования, амортизационная премия, инвестиции и т. п.).

Все причины, указанные в пояснениях, желательно подтвердить документально, например, выписками из налоговых и бухгалтерских регистров или другими документами (п. 4 ст. 88 НК РФ). Это поможет избежать дополнительных вопросов от налоговых органов.

Вот уникальный вариант текста на русском языке с сохранением HTML-разметки:Специального шаблона для «убыточных» пояснений не существует, поэтому их составляют в произвольном виде. Пример пояснения в налоговую по убыткам можно найти у КонсультантПлюс. Скачайте его бесплатно, используя пробный доступ:

Кстати, для формирования пояснений по убыткам УСН в налоговую также можно воспользоваться этим образцом.

Пояснение в налоговую: образцы и правила составления

С 1994 года работаю в бухгалтерии: сначала бухгалтером в крупном АО по финансовому посредничеству, затем главным бухгалтером в оптовой торговле. Рекомендую использовать аутсорсинг бухгалтерии и кадров от Главбух Ассистент.

Объясняем, как составить пояснение в ответ на запрос из ИФНС на примере различных ситуаций, в какие сроки и в каком формате следует предоставлять ответ.

• Сроки и форма подачи пояснений
• Как подготовить пояснительную записку в налоговую: разбор типичных ситуаций
• Ответственность

Налоговый контроль включает не только проверку деклараций и отчетов, но и запрос объяснений от налогоплательщиков по обстоятельствам, прописанным в законах.

Если компания получает от ФНС запрос предоставить пояснение в налоговую, это может означать, что в отчетах обнаружены несоответствия. Или возникли вопросы по конкретным показателям или операциям.

Неясности могут возникнуть не только в ходе камеральной проверки или налогового мониторинга самого налогоплательщика — запрос может быть направлен и при проверке его контрагента.

Если контрагент не платит налоги, ответственность могут возложить на вас. Чтобы обезопасить бизнес, передайте бухгалтерию на аутсорсинг Главбух Ассистент. Эксперты обеспечат юридическую защиту сделок, а также подготовят подробный отчет о благонадежности контрагентов. Услуги бухгалтеров, юристов и кадровиков включены в каждый тариф — выберите оптимальный для вашего бизнеса.

Налоговики направят запрос по следующим основаниям:

• ошибки в декларациях и/или расчетах;
• несоответствия в документах, противоречивые данные;
• уменьшение налога в уточненной декларации;
• возмещение НДС по декларации;
• убыток в отчетном периоде;
• применение налоговых льгот;
• встречная сверка данных с вашим контрагентом.

Игнорировать налоговый запрос нельзя! Налогоплательщик обязан ответить. Обычно ответ на запрос налоговой должен быть подкреплен обосновывающими документами и расчетами.

• Сроки уплаты налогов: таблица для юридических лиц и ИП
• Сроки сдачи отчетности: шпаргалка для бухгалтера
• Единый налоговый счет для уплаты налогов: реквизиты, принцип работы

Сроки и форма подачи пояснений в налоговую

Прежде чем составлять ответ, необходимо перепроверить правильность заполнения ранее поданного отчета.

1. Если отчет был заполнен правильно, в пояснении укажите, что отчет корректен. Объясните причины расхождений и почему ошибки нет.
2. Если ошибки действительно есть, но налог при этом не занижен, в ответе опишите причины и укажите верные данные. Налоговики рекомендуют подать уточненный отчет.
3. Если есть ошибки, которые привели к занижению налога, необходимо пересчитать отчет и подать уточненную форму. Пояснения в этом случае не обязательны, но мы рекомендуем их направить.

После получения запроса у налогоплательщика есть конкретное время и сроки для ответа, которые зависят от сути требования:

• 5 рабочих дней – если запрос поступил по результатам камеральной проверки или налогового мониторинга;
• 10 рабочих дней – если в ходе проверки запрашиваются документы, необходимые для контроля;

Как видно, срок предоставлен небольшой. В некоторых случаях можно заранее подготовить пояснительную и подать её сразу вместе с уточненной декларацией или с первичным отчетом, например, при получении убытка или уменьшении начисленных налогов, без ожидания запроса.

• в бумажном виде – в ФНС лично или через представителя, а также по почте заказным письмом;
• электронно – по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

При этом существуют установленные правила представления.

1. Если декларация по НДС подана в электронном формате, то и пояснения на запрос налоговой должны быть отправлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В противном случае, ответ на бумажном носителе считается непредставленным, что влечет за собой штраф.
2. В ответ на запрос о предоставлении документов, подтверждающих право на налоговые льготы, можно представить реестр подтверждающих документов в электронной форме.
3. Документы в бумажном виде должны представляться в виде копий (пронумерованных, прошитых и скрепленных) и заверяться проверяемым лицом.
4. Бумажные документы можно отправлять в электронном виде в виде сканированных копий – по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Как узнать, на каком основании к вам могут прийти с проверкой в 2025 году? Главбух Ассистент подготовил руководство, как подготовиться к проверкам, что делать во время визита налоговиков и как обжаловать акт о нарушениях. Даже если инспектор уже у вас, при налоговых проверках вас защитит сервис Главбух Ассистент. Эксперты аутсорсинга на любом из тарифов грамотно ответят на запрос, помогут подготовиться к допросу и пройти проверку ФНС. А также предоставят страховку от штрафов.

Как подготовить пояснительную записку в налоговую

Формат ответа установлен только для пояснений в электронном виде по налогу на добавленную стоимость (если декларация подается по ТКС) и для реестра документов по налоговым льготам. Для пояснений по остальным темам нет четко установленного шаблона, и ответ составляется в произвольной форме, с учетом стандартов делового письма.

Структура пояснительной записки:

1. Вводная часть:
   • реквизиты получателя – ИФНС;
   • сведения об отправителе – налогоплательщике (наименование, адрес, ИНН/КПП, телефон);
   • номер и дата налогового требования, на которое дается ответ;
   • исходящий номер и дата записки.
2. Заголовок.
3. Основная часть.
4. Подписи с расшифровкой.
5. Приложения.

Содержание записки зависит от конкретной темы запроса. Есть нюансы, которые нужно учесть при составлении ответа. Перечень прилагаемых документов также определяется причиной их подачи. Обычно требуются выписки из учетных регистров, первичные документы, договоры, контракты, расчеты и т.д.

• Какие налоги платит ИП в 2025 году: полный перечень
• ИП с НДС в 2025 году: преимущества и недостатки

Рассмотрим типичные случаи, как грамотно составить и что нужно включить в пояснительную записку, чтобы ответ был исчерпывающим.

Пояснения по НДС

Все обнаруженные инспектором ошибки и расхождения указываются в виде кодов, каждому несоответствию присваивается отдельный код. Налогоплательщик, который отчитывается по налогу электронно, должен оформить пояснения исключительно в формате XML, установленном Приказом ФНС от 16.12.2016 №ММВ-7-15/682@. В ином случае ответ не примут. Вместе с пояснениями можно отправить дополнительную информацию в виде скан-образов с заголовком «Дополнение к ответу на требование от… №…».

Конечно! Вот уникальная версия текста с сохранением HTML-разметки:Одной из частых жалоб налоговых органов является слишком высокая доля предъявленных к вычету НДС. Следует самостоятельно отслеживать этот показатель, который должен составлять не более 89% от начисленного налога за последний год. Организация может заранее подготовить объективные объяснения, указав обстоятельства, приведшие к значительным вычетам, и приложить копии первичных документов, выписки из бухгалтерского учета, а также статистические данные по региону, которые ФНС публикует на своем сайте.

Статистические данные также пригодятся, если налоговая нагрузка по НДС оказалась ниже средней по отрасли или региону. Подготовьте обоснования, исходя из финансово-экономических показателей вашей компании, подкрепив их детализированными расчетами и доказательствами по анализу рынка и конкурентов.

Еще одна типичная ситуация – расхождения с данными в отчетах контрагента. В таких случаях необходимо приложить копии подтверждающих документов, подтвердить корректность информации или внести исправления, указав правильные данные.

Представляем примеры объяснительных записок для налоговой по НДС:

Объяснения по поводу задержки предоставления документов

Примеры объяснительных записок о несвоевременном предоставлении документов могут помочь в составлении объяснительной о задержке отчетности, первичных документов или в других ситуациях.

Объяснительная записка о нарушении сроков сдачи первичных документов

Объяснительная записка о нарушении сроков предоставления данных для графика отпусков

Не обязательно, что автор объяснительной записки о несвоевременном предоставлении документов несет личную ответственность за сложившуюся ситуацию. Он мог быть не в состоянии повлиять на нее, или задержка могла быть связана с добросовестным выполнением им своих обязанностей.

Например, отдел должен был предоставить информацию об отпусках для составления графика на следующий год. Руководитель отдела в объяснительной записке о несвоевременном предоставлении информации может указать причины, по которым данные поступили с опозданием. Это могло произойти, если он сам был в командировке, а несколько сотрудников находилось на больничном. Эти обстоятельства не могли быть изменены. Другой пример – в объяснительной записке о несвоевременной сдаче отчета сотрудник может указать, что поступили неверные данные, и на их проверку и повторный запрос потребовалось время.

Если вы запросили объяснительную записку о несвоевременном предоставлении документов для принятия решения о привлечении сотрудника к ответственности, тщательно изучите содержание. Возможно, что в нарушении сроков нет его вины.

Если вы запросили объяснительную записку о несвоевременном предоставлении документов для принятия решения о привлечении сотрудника к ответственности, тщательно изучите содержание. Возможно, что в нарушении сроков нет его вины.

Эта версия текста сохраняет смысл оригинала, но формулировки изменены, чтобы сделать его уникальным.