Квитки по зарплате: Образцы, шаблоны и советы по заполнению

Поскольку стандартной формы нет, работодатель разрабатывает её самостоятельно, а также порядок выдачи и утверждает локальным нормативным актом. Формирование платёжной ведомости осуществляется на основе документов бухгалтерии, в которых указаны:

порядок расчёта заработной платы (например, расчётно-платежная ведомость);
информационные данные о начисленных сотруднику суммах (например, карточка-справка).

При этом следует учитывать требования ст. 136 ТК РФ, касающиеся состава сведений о зарплате. Её составные части перечислены в ст. 129 ТК РФ:

вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей;
компенсационные выплаты;
стимулирующие начисления.

В вознаграждение за работу включаются начисления:

за отработанное время с учётом окладов и тарифных ставок, а также доплаты за квалификацию, надбавки за стаж работы;
за неотработанное время, включая отпускные, компенсации за неиспользованный отпуск, доплаты сотрудникам, исполнявшим государственные или общественные обязанности;
оплата жилья, питания.

Компенсационные выплаты включают вознаграждения за особые условия труда, такие как работа:

с государственной тайной и шифрами;
в опасных или вредных условиях;
в сложных климатических условиях;
сверхурочно;
в выходные и праздничные дни;
в ночное время.

Стимулирующие выплаты включают суммы, отражающие результаты работы, такие как:

за большой стаж работы или выслугу лет;
эффективные результаты;
качество работы;
премии по итогам периода.

Вся эта информация должна быть детально представлена в платёжной ведомости. Кроме того, необходимо указать размер и основания всех удержаний из заработка:

обязательные удержания, такие как НДФЛ, взносы в профсоюз, по исполнительным документам;
по заявлению сотрудника, например, перечисления на накопительную пенсию, выплаты по кредиту, алименты и др.;
по инициативе работодателя, например, невозвращенные подотчетные суммы, излишне выплаченные средства из-за ошибок бухгалтерии.

В результате необходимо отразить сумму, которую сотрудник получит на руки с учетом всех начислений и удержаний. Компенсация командировочных расходов начислением в составе зарплаты не является, поэтому в платёжной ведомости её не отражают. Заверять ведомость печатью и подписью не требуется по законодательству, но можно сделать это по желанию сотрудника.

Форму платёжной ведомости по заработной плате можно скачать в начале статьи.

Образец заполнения платёжной ведомости подготовлен экспертами «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе и бесплатно ознакомьтесь с образцом.

Особенности выдачи платёжной ведомости

Трудовой кодекс не устанавливает периодичность сообщения сотрудникам информации о заработке. Однако в ст. 136 ТК РФ указано, что зарплата должна выплачиваться два раза в месяц, и работодатель обязан информировать в письменной форме о начисленных суммах. Если толковать эту норму буквально, то платёжную ведомость следует формировать также два раза в месяц. На практике её выдают один раз в месяц при выдаче зарплаты, что подтверждено и Рострудом в письме № ПГ/26944-6-1 от 17.09.2021.

Возникает вопрос, необходимо ли информировать о начисленных суммах в ситуациях, которые не связаны с выплатой заработной платы, таких как оплата больничного, отпускных или выплат при увольнении. Для ответа на этот вопрос следует также учитывать ст. 136 ТК РФ, которая указывает, что работодатель обязан информировать сотрудников исключительно при выплате зарплаты.

Например, отпускные не считаются заработной платой, поэтому нет необходимости выдавать расчетный листок в этом случае, особенно учитывая, что сумма отпускных будет включена в информацию, предоставляемую при выплате зарплаты. Больничный оплачивается в ближайший день выдачи зарплаты, и отдельное уведомление о этих суммах не требуется. Однако при увольнении необходимо обязательно формировать расчетный листок, так как происходит окончательный расчет с сотрудником.

Порядок и способ предоставления сотрудникам информации о начисленной зарплате следует закрепить в локальном нормативном акте. Обычно его оформляют на бумажном носителе, как требует ст. 136 ТК РФ. В электронном формате его можно выдавать, если в организации введен электронный документооборот. Отправка расчетных листков через мессенджеры возможна, если это предусмотрено в трудовом или коллективном договоре или локальном нормативном акте. При этом сотрудник должен дать письменное согласие с указанием номера телефона и адреса электронной почты для отправки информации.

Советуем прочитать: Приписное свидетельство: что это и зачем нужно

Выдача расчетных листков возможна любым способом, независимо от способа выплаты зарплаты. Трудовой кодекс РФ не регулирует способ выдачи, связывая его только с фактом выплаты заработка.

В какой момент следует выдавать информацию о зарплате сотрудникам, Трудовой кодекс также не уточняет. Поэтому это также должно быть закреплено в локальном нормативном акте, и выдавать информацию можно в любое время: до или после выплаты заработка.

Трудовая инспекция в письме № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 от 17.09.2021 разъясняет, что ТК РФ не обязывает работодателя документально фиксировать факт выдачи информации о зарплате, например, под подпись. Однако рекомендуется выдавать расчетные листки таким образом, чтобы можно было при необходимости подтвердить этот факт. За невыдачу расчетного листка предусмотрена административная ответственность для работодателя.

Как подтвердить выдачу расчетного листка, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно перейдите к материалу.

Формы и образцы бланков по учету труда и его оплаты

Информация о сайтах и (или) страницах сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых государственные гражданские служащие или муниципальные служащие, граждане Российской Федерации, претендующие на замещение должности государственной гражданской службы Российской Федерации или муниципальной службы, размещали общедоступную информацию, а также данные, позволяющие их идентифицировать.

Распоряжение Правительства РФ от 28 декабря 2016 г. № 2867-р

Запрос о предоставлении выписки из реестра дисквалифицированных лиц

Подготовлено экспертами компании «Гарант»

Заявление в бухгалтерию о перечислении части заработной платы в НПФ

Подготовлено экспертами компании «Гарант»

Положение о негосударственном пенсионном обеспечении работников

Подготовлено экспертами компании «Гарант»

Приказ МВД России от 30 июля 2020 г. № 536

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 июня 2009 г. № 290н (с изменениями от 27 января 2010 г.)

Подготовлено экспертами компании «Гарант»

Составлено специалистами компании «Гарант»

Постановление Правления Пенсионного фонда России от 6 декабря 2018 г. № 507п «Об утверждении формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (в ред. от 21 апреля 2022 г.) (СЗВ-СТАЖ)»

Составлено специалистами компании «Гарант»

Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» (с изменениями от 14 ноября 2016 г.)

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 15 апреля 2005 г. № 275 «О формах документов, необходимых для расследования несчастных случаев на производстве»

Пример и образец заполнения расчетного листка по заработной плате

Каждый трудоустроенный сотрудник ежемесячно получает расчетный листок по заработной плате от своего работодателя.

Советуем прочитать: Получение звания прапорщика

Этот документ демонстрирует, каким образом и в каком размере была начислена зарплата.

Российское законодательство регулирует правила и особенности заполнения расчетных листков.

Для чего нужен расчетный листок по зарплате?

Расчетный листок – это документ, который показывает не только начисления, но и удержания из заработной платы за месяц. В нем должны быть указаны премии, денежные поощрения, а также подоходный налог и взносы в пенсионный фонд.

Порядок выплаты заработной платы регламентируется статьей 136 ТК РФ, где также прописаны правила оформления извещений.

Согласно Трудовому Кодексу, работодатель обязан выдавать расчетный листок каждому сотруднику.

Кроме начислений и удержаний, в расчетном листке должны быть указаны суммы компенсаций за допущенные работодателем нарушения, такие как задержка выплаты отпускных. Это установлено ФЗ-35, принятым в 2012 году.

Этот документ может также служить одним из доказательств в случае, если сотрудник начнет судебное разбирательство с работодателем. Обычно такие ситуации возникают, когда выплаченная зарплата отличается от указанной в трудовом договоре, при незаконном увольнении и других подобных случаях.

Форма расчетного листка

Порядок утверждения формы расчетного листка регламентируется статьей 372 ТК Российской Федерации.

Работодатель обязан разработать проект формы документа и направить его на рассмотрение в профсоюзный комитет. Комитет, в свою очередь, должен в течение 5 рабочих дней с момента получения проекта утвердить предложенную форму или отклонить ее.

Согласие профсоюзного комитета фиксируется совместно с работодателем в соответствующем нормативном акте.

В правой части выписки бухгалтерия указывает сумму и наименование отчислений, а в левой части – сумму и наименование начислений.

Хотя предприятие может устанавливать форму индивидуально, существуют обязательные пункты:

ФИО сотрудника и его табельный номер;
период, к которому относятся начисления и отчисления;
время, отработанное сотрудником за месяц – дни или часы;
состав заработной платы;
основания и суммы отчислений;
сумма, подлежащая выплате.

Печать организации и подпись руководителя на документе не обязательны, однако по требованию сотрудника они могут быть проставлены.

По закону общая сумма удержаний из зарплаты сотрудника не может превышать 20% от заработной платы. Исключения предусмотрены законом: в таких случаях размер отчислений может составить до 50%.

К законным отчислениям относятся:

подоходный налог или НДФЛ;
страховые взносы;
профсоюзные взносы;
аванс – если он не был отработан;
ошибочно начисленные суммы из-за сбоев в программе;
алименты по решению суда.

Кроме основных начислений за прошедший месяц, в расчетный листок должны быть включены все премии, оплата сверхурочных, дополнительная оплата и оплата за работу в выходные и праздничные дни – отдельными пунктами.

Частота выдачи расчетных листов и ответственность за несоблюдение закона

Расчетный лист по зарплате должен выдаваться сотруднику каждый раз при выплате зарплаты. Невыдача расчетного листа является грубым нарушением трудового законодательства.

Каждый руководитель предприятия должен самостоятельно обеспечивать учет выдачи документа.

Наиболее распространенная практика – выдача расчетных листов под роспись сотрудником в специальном журнале.

Независимо от способа выплаты зарплаты – наличными через кассу предприятия или на банковскую карту – расчетный листок должен быть создан и выдан сотруднику.

За нарушение законодательства предусмотрен штраф для руководителя предприятия.

Это закреплено в статье 27 Кодекса Административных Правонарушений:

за первичное нарушение индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, должны заплатить штраф от 1000 до 5000 рублей;

Советуем прочитать: Регистрация юридического лица на Госуслугах: инструкция

Та же норма действует для должностных лиц. В случае повторного нарушения сумма штрафа увеличивается до 10000-20000 рублей, а должностное лицо отстраняется от должности на 3 года;

за первичное нарушение юридические лица обязаны заплатить штраф от 30000 до 50000 рублей, при повторном нарушении штраф увеличивается до 50000-70000 рублей.

Основные правила выдачи расчетных листков

Найти примерный шаблон и образец расчетного листка достаточно просто, этот документ должен включать стандартный набор данных. Важно, чтобы информация была понятной для сотрудников: необходимо провести консультацию, чтобы избежать вопросов по начислению и выплате зарплаты в будущем. Кроме того, работодатель должен грамотно организовать выдачу таких листков. Существует два способа их вручения сотрудникам:

Вести на предприятии журнал учета, где фиксируется выдача листка каждому сотруднику.
Организовать раздачу отрывных листов под роспись. В обоих случаях исключается пропажа листков, и каждый документ выдается непосредственно в руки получателю.
Организовать рассылку по электронной почте. Этот новый способ выдачи листков подтвержден письмом Минтруда № 14-1/ООГ-1560, в котором указано, что выдача электронной версии листка вместо бумажной не нарушает прав сотрудников.

Введение электронных версий упрощает и ускоряет документооборот на предприятии, а также гарантирует доставку документа адресату.

Хотя по требованиям ТК РФ зарплату следует выдавать два раза в месяц, расчетный листок выдается только один раз, после окончательного расчета всех выплат, надбавок и доплат, причитающихся сотруднику.

Что должно быть в расчетном листке

Ознакомьтесь с образцом формы расчетного листка, чтобы правильно заполнять этот документ, не допуская ошибок. Несмотря на свободную форму составления, в листке должна присутствовать основная информация. В нем обязательно фиксируются следующие данные:

Заработная плата, начисленная сотруднику за прошедший месяц.
Другие суммы, положенные работнику: компенсации за оплату больничного, выплаты за задержанную работодателем зарплату и другие.
Удержания из зарплаты сотрудника: вычтенный аванс, удержанный подоходный налог и другие удержания, если они были в отчетном периоде.
Итоговая сумма, подлежащая выдаче на руки сотруднику.

На сайте предлагается скачать образец расчетного листка по зарплате, чтобы подробнее ознакомиться с правилами его составления. Форма должна быть удобной для понимания, чтобы при возникновении вопросов у сотрудников можно было быстро прояснить любой непонятный пункт.

Как правильно хранить расчетные листки

Согласно установленным правилам, при наличии электронного документооборота расчетные листки должны храниться на предприятии не менее 5 лет – это необходимо для проведения финансовых проверок и выяснения всех вопросов по зарплате сотрудников. Если на предприятии нет лицевых счетов и деньги персоналу выдаются наличными в кассе, хранить расчетные листки необходимо в архиве в течение 75 лет. В дальнейшем эта информация может потребоваться при начислении пенсии сотрудников.

Законодательство предусматривает ответственность за отсутствие расчетных листков на предприятии или их неправильное заполнение. При выявлении подобных нарушений индивидуальному предпринимателю грозит штраф до 5000 рублей, а для юридического лица размер штрафа может достигать 50000 рублей.

Работодатель должен позаботиться о том, чтобы финансовая документация на предприятии поддерживалась в полном порядке. Это поможет избежать не только штрафов от налоговых органов и иных проверяющих организаций, но и претензий со стороны сотрудников. При повторных нарушениях штрафные санкции окажутся еще более серьезными, что приведет к неприятным последствиям для организации.