Деловая корреспонденция относится к важной группе коммуникативной документации, необходимой для эффективного взаимодействия между организациями, государственными учреждениями и должностными лицами. Такие письма могут выполнять как информативную, так и побудительную функцию, поэтому их правильное и уместное составление имеет большое значение.
Особое внимание уделяется письмам-подтверждениям, которые важны для передачи значимых сведений — в данной статье вы можете скачать шаблоны подтверждения сотрудничества, получения товаров, участия в мероприятии. Ссылки для скачивания примеров находятся в конце статьи.
Когда необходимо письмо-подтверждение
Как и любая деловая корреспонденция, письмо-подтверждение имеет узкую область применения. Его специфика заключается в письменном выражении согласия лица или предприятия по определенному вопросу.
Такое письмо используется, если одна из сторон уведомляет о следующих ситуациях:
- выражение согласия на заключение договора (любого характера);
- рассмотрение какого-либо вопроса;
- принятие решения, важного для дальнейшего взаимодействия сторон;
- налаживание процесса поставки/получения документов, товаров, осуществление денежных переводов и т. п.
В некоторых случаях письмо служит аналогом соглашения о намерениях (реже – даже актов о получении товара или оказании услуг).
Можно сказать, что письма-подтверждения являются одними из самых часто встречающихся на практике. Этот документ уместен для решения многих вопросов.
Большая часть оборота писем-подтверждений приходится на коммерческие компании, но также такие письма часто используются на предприятиях другой формы собственности. Например, такие письма могут обмениваться государственные учреждения и должностные лица.
Как составить — рекомендации и советы
Процесс составления подчиняется общим правилам создания деловой документации. Основные требования: вежливый тон, точные и однозначные формулировки, официально-деловая стилистика и набор обязательных элементов (например, унифицированное приветствие).
Письмо следует составлять на бумаге формата А4 или на типовом бланке. Документ подготавливают в единственном экземпляре, присваивая ему уникальный номер и регистрируя в журнале исходящей документации.
Типовая структура письма выглядит следующим образом:
- В «шапке» указываются данные о получателе и отправителе (наименования, адрес, организационно-правовые статусы, ФИО и должность лица – если письмо персонализированное).
- В центре размещается название документа и его уникальный регистрационный номер. Далее следует лид-абзац с приветствием и напоминанием о причине отправления.
- Основная часть содержит информацию о предмете подтверждения. При необходимости отправитель может использовать побудительные формулировки. Если уместно, можно сослаться на закон или отраслевой стандарт.
- В заключительной части выражаются пожелания. Руководитель организации отправителя должен заверить письмо личной подписью с расшифровкой и печатью, если ее использование предусмотрено уставом организации.
Правила составления писем-подтверждений включают указание максимального количества информации о запланированных событиях, создаваемых проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Чтобы избежать недоразумений, все суммы должны прописываться цифрами и словами, а даты – указываться в формате «число-месяц-год».
Скачать шаблон
Для примера рассмотрим подтверждение на запрос об участии в мероприятии.
г. Новороссийск, ул. Широкая, 118 ООО «РыбаК»
Уважаемый Михаил Сергеевич! Благодарим Вас за приглашение на участие в отраслевом форуме «Инновации в рыболовстве 21 века». Настоящим письмом подтверждаем, что общество с ограниченной ответственностью «Море» примет участие в указанном форуме.
Письмо-подтверждение действительно до завершения форума «Инновации в рыболовстве 21 века».
С уважением, директор ООО «Море» Сетков К.И.
Как подтвердить участие в мероприятии: рекомендации и формулировки
Этот текст посвящен способам подтверждения своего участия в мероприятии. Рассматриваются различные методы запроса RSVP, необходимость составления списка почтовых адресов, использование официальных пригласительных писем, а также примеры формулировок для запроса подтверждения присутствия на мероприятии.
Введение
Описание темы работы, ее актуальность, цели, задачи и основные разделы. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
Методы запроса RSVP для подтверждения участия в мероприятии
Обзор различных методов запроса RSVP для подтверждения участия в мероприятии. Рассматриваются эффективные стратегии общения с гостями и получения от них ответов. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
Составление списка почтовых адресов для доставки приглашений
Подробное руководство по созданию списка почтовых адресов для успешной доставки приглашений на мероприятие. Важность правильной организации контактной информации гостей. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
Использование официальных пригласительных писем для мероприятий
Преимущества и особенности использования официальных пригласительных писем при организации мероприятий. Как создать формальное приглашение для гостей. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
Примеры формулировок для просьбы подтверждения присутствия на мероприятии
Представлены различные примеры формулировок для вежливого и эффективного запроса подтверждения присутствия на мероприятии. Как сформулировать приглашение так, чтобы получить точный ответ. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
Опция ‘Уведомить о получении/прочтении письма’ для запроса RSVP
Исследование возможности использования опции ‘Уведомить о получении/прочтении письма’ при запросе RSVP для мероприятий. Как это помогает в организации и контроле процесса подтверждения участия. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
Обратная связь с гостями для подтверждения присутствия на мероприятии
Значение установления обратной связи с гостями для подтверждения их присутствия на мероприятии. Как эффективно взаимодействовать с приглашенными для получения ответов. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
Подбор формулировок для официального письма-приглашения на мероприятие
Советы по выбору подходящих формулировок для официального письма-приглашения на мероприятие. Как создать приглашение, которое будет ясным и привлекательным для гостей. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
Эффективное использование официального письма-приглашения для организации мероприятия
Практические советы по эффективному использованию официального письма-приглашения для успешной организации мероприятия. Как максимально использовать это средство коммуникации. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
Пример просьбы подтвердить присутствие на мероприятии с указанием даты
Конкретный пример просьбы подтвердить присутствие на мероприятии с указанием даты и ожиданием встречи с нетерпением. Как сделать приглашение более персонализированным и привлекательным. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
Организация встречи с гостями на мероприятии: советы и рекомендации
Полезные советы и рекомендации по проведению встречи с гостями на мероприятии. Как создать атмосферу тепла и комфорта для всех присутствующих. Контент доступен только автору оплаченного проекта.
На максимуме: правила продуктивного участия в деловом мероприятии
Два миллиона мероприятий, 250 миллионов участников (включая 6 миллионов иностранных гостей) и $184,2 миллиарда прямого вклада в ВВП — таковы впечатляющие данные Events Industry Council за 2016 год об экономическом влиянии индустрии деловых мероприятий в США, опубликованные недавно. Как подчеркивается в отчете, одним из значительных факторов, влияющих на доходность отрасли, стало увеличение числа участников мероприятий.
Заметьте, число людей, посещающих бизнес-форумы, выставки, конференции и семинары, растет. Однако причина не только в том, что индустрия достигла нового уровня развития и качество мероприятий улучшается — ценность ивентов все больше осознается теми, для кого они организуются: их участниками.
Разумеется, не каждое мероприятие можно назвать образцовым по организации, и не каждое становится полезным инструментом для профессионального или личного развития участников. Тем не менее, важно помнить, что мероприятие — это улица с двусторонним движением, и для достижения максимального результата необходимы усилия всех участников, а не только организаторов. Поэтому давайте обсудим правила участия в деловом мероприятии, соблюдая которые, вы сможете получить максимум пользы.
Выбирайте разумно
Каждый год в Лас-Вегасе проходит 21 864 конгресса. Ежедневно мы получаем приглашения посетить различные мероприятия в России и за рубежом. Их так много даже в одной области, что многим из нас сложно выбрать. Однако, если подходить к выбору «своего» мероприятия разумно, эта задача становится гораздо проще.
Во-первых, подпишитесь на ресурсы, анонсирующие мероприятия в вашей сфере. Это сэкономит ваше время: вы будете просматривать только короткие анонсы, названия и даты, отсекая неподходящие.
Во-вторых, обращайте внимание на рекомендации коллег и спрашивайте тех, кто уже посещал это мероприятие. Отзывы реальных участников, наряду с остальной информацией, помогут вам принять правильное решение.
В-третьих, оцените сайт мероприятия, которое вы рассматриваете. Сайт — это визитка мероприятия, и у хорошего ивента он будет информативным, удобным для навигации и иметь мобильную версию.
Подготовьтесь заранее
Сюда входят как стратегические, так и тактические задачи:
— составьте список всех своих целей: подумайте, зачем вы идете на мероприятие и каких результатов ожидаете от него;
— определите, с кем вы хотели бы встретиться на мероприятии, и постарайтесь согласовать встречу заранее, если это не предусмотрено организаторами;
— если это крупное мероприятие, подпишитесь на его организаторов в социальных сетях: важно подключиться не только к «официальным» каналам события, если они есть, но и к личным страницам организаторов. Обычно они много рассказывают о своем мероприятии: о нюансах, этапах и преимуществах. Это даст вам представление о качестве организации, а также поможет составить субъективное мнение о личности организатора. Если он вам импонирует, это еще один плюс в пользу участия.
— подготовьте все, что может понадобиться вам на мероприятии, в соответствии с вашими задачами: визитки, информационные материалы о компании и т. д. Не забудьте о личных вещах, необходимых для комфортного пребывания.
Воспользуйтесь предложенными организаторами инструментами
Организаторы предлагают разнообразные инструменты для взаимодействия с аудиторией на разных этапах мероприятия: до, во время и после. Это делается для вашего удобства и пользы, поэтому не пренебрегайте нововведениями и предложениями.
Пригласили в группу или чат события на Facebook или в Telegram? Присоединяйтесь, задавайте вопросы организаторам, общайтесь с другими участниками. Если мероприятие вам понравилось, приглашайте своих коллег или друзей в эту группу.
Есть приложение мероприятия? Установите его, чтобы всегда иметь под рукой расписание и быть в курсе возможных изменений.
Организаторы предлагают задавать вопросы или участвовать в интерактивном голосовании после сессии? Не спешите покидать зал. Ваше мнение важно и может повлиять на содержание мероприятия.
На мероприятии предусмотрены необычные форматы или технологии? Выберите те, что вам интересны и соответствуют вашим целям, и опробуйте их. Будь то раскраска для взрослых, braindate или VR — неизвестно, что станет источником вдохновения или началом нового проекта, но такой опыт обязательно принесет вам новые эмоции.
Получили материалы после конференции? Изучите их сразу. Это поможет лучше усвоить новую информацию. Перечитывая материалы в спокойной обстановке, вы можете найти вопросы, которые не задали на мероприятии. В таком случае напишите спикерам, если есть такая возможность. Эксперты обычно доступны для общения ограниченное время до и после мероприятия, поэтому не затягивайте с обращением.
Запланируйте конкретные действия после мероприятия
Часть из них будет связана с вашими целями участия. Другие появятся после: например, отправить сообщения новым знакомым, изучить дополнительную информацию, упомянутую спикером, заполнить анкету организаторов.
Кстати, об анкете: отнеситесь к этому серьезно. Ваше мнение важно и влияет на качество и эффективность следующих мероприятий. Постарайтесь ответить на вопросы максимально конкретно и подробно — это вклад в общее дело с организаторами.
Запишите свои впечатления
и поделитесь ими с организаторами. Это полезное упражнение: для вас это возможность проанализировать, что можно улучшить в следующий раз (необязательно на этом же мероприятии), например, вы поймете, что чувствуете себя комфортнее, прибывая одним из первых, или что определенный формат вам не подходит; для организаторов же любая подробная обратная связь ценна, потому что помогает точнее настроить следующее мероприятие.
7 правил эффективного участия в мероприятиях
В России с каждым годом становится все больше отраслевых событий: выставок, форумов, конференций. Бизнесмены регистрируются в качестве гостей, покупают билеты, очевидно, потому что стремятся извлечь из таких мероприятий пользу для своего бизнеса.
Мы подготовили для вас 7 правил успешного участия в таких событиях.
Определите цель участия
Во-первых, выбирайте мероприятие, которое соответствует вашим задачам. Планируйте заранее, создайте календарь перспективных выставок. Аудитория мероприятия должна совпадать с вашими целями. Четко осознайте, почему вы хотите участвовать в конкретном событии. Какую цель вы преследуете? Это могут быть как конкретные цели, такие как встреча со спикером Федором Ивановым или представителями компании на стенде № 264, так и общие, например, узнать о новых тенденциях в отрасли или наладить контакты.
Не забывайте: стремитесь выполнить намеченное, ведь мероприятие не будет продолжаться вечно, а Федор, вероятно, не будет на месте все три дня форума. Постарайтесь успеть его встретить.
Подготовка: что важно сделать до события?
Мероприятие будет более продуктивным, если вы подготовитесь заранее. Изучите программу, выделите ключевые моменты, соберите факты и цифры, узнайте подробности о продуктах компаний-участников выставки. Найдите важных для вас людей в сети (например, в Facebook), узнайте, чем они занимаются. Запомните их лица, чтобы распознать их в толпе. Помните их имена, чтобы не перепутать Георгия с Григорием. Это важно.
Убедитесь, что у вас есть визитные карточки и их достаточно. Позаботьтесь об их подготовке заранее. Возьмите с собой раздаточные материалы, которые наглядно представят ваши услуги.
Приходите вовремя
Если вы участвуете в мероприятии, делайте это полностью — используйте время с максимальной пользой. Событие скоро закончится, а возможность личного общения с профильным сообществом может появиться не скоро.
Не опаздывайте и не приходите в последний час конференции или на фуршет. Вы можете думать, что интересующий вас человек освободится только в конце мероприятия, но если он спросит ваше мнение о выступлениях? Вы можете отшутиться, показать общую эрудицию или честно признаться: «Я здесь ради вас, Антон Борисович!». Но помните, что сама конференция и ее выступления — дополнительный повод для беседы.
Отложите телефон и общайтесь!
Ваш сосед задал интересный вопрос спикеру? Обменяйтесь визитками! Как часто мы видим, как посетители форумов проводят время, уткнувшись в телефон или ноутбук. Там рабочие письма, звонки, сообщения, изменился курс доллара. Если вы не можете отвлечься от работы ради конференции, лучше отправьте сотрудника, который сможет на время мероприятия убрать свои гаджеты. А сами смотрите онлайн-трансляцию. Помните: живые мероприятия предназначены для общения.
Если вам неинтересна конференционная часть и нет возможности общаться в зале, выйдите из аудитории. Общайтесь, не теряя времени.