Деловая корреспонденция делится на две категории: те, которые требуют ответа, и те, которые не требуют. К первой категории относятся информационные, сопроводительные и гарантийные письма; ко второй – предложения (включая оферты), запросы, предложения и прошения. Формально, ответ следует давать и на нерабочие письма, например, приглашения или поздравления, чтобы соблюсти деловую этику.
Письмо-запрос о предоставлении информации направляется для получения важных сведений от другой стороны.
Запрос направляется, чтобы просьба и ответ имели юридическую силу. Получатель обязан предоставить требуемую информацию в полном объеме и в установленные сроки, оформив ответ по форме.
Письмо-запрос может быть направлено в следующие организации:
- государственные структуры: ПФР, ФНС, Росреестр, Росстат, ФСС;
- контрагентам, деловым партнерам и сторонним компаниям;
- предприятиям для уточнения информации о бывших сотрудниках.
Письмо-запрос может формулироваться как просьба или указание, но не может требовать предоставления конфиденциальных сведений и персональных данных физических лиц. Раскрытие государственной, коммерческой и служебной тайн карается законом.
В большинстве случаев запрос оформляется для получения следующих сведений:
- выписок из ЕГРЮЛ;
- дисквалификации по решению суда ИП или юридических лиц;
- владельцев недвижимости, включая земельные участки;
- стоимости и ассортименте производимых товаров, их потребительских свойствах.
Реже запрос используется для просьбы направить в организацию бумажные варианты договоров (оригиналы или заверенные копии), образцы продукции.
Как составить письмо-запрос о предоставлении информации
Письмо-запрос составляется по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Текст пишется на фирменном бланке с использованием логотипов и других элементов корпоративного стиля, если он разработан.
- Из обязательных реквизитов приводятся два наименования организации (полное и краткое), ИНН, коды (ОГРН, КПП, ОКПО), контактная информация, место и дата составления письма, сведения о руководителе компании, исходный регистрационный номер письма.
- Поля: 2 см – верхнее и нижнее, 3 см – левое; 1 см – правое.
- Конверт также должен содержать печати и эмблемы организации-отправителя.
Смысловая структура письма должна отражать основные положения.
В письме условно выделяются 6 блоков:
- заголовок, отражающий суть вопроса;
- официальное обращение;
- вводная часть (лид-абзац);
- характеристика данных или перечень документов, которые нужно предоставить;
- благодарность, выражение намерения о сотрудничестве и другие формы вежливости;
- подпись уполномоченного лица.
При запросах в госорганы обращение и благодарность могут быть опущены.
Скачать образец
Пример письма-запроса, оформленного по ГОСТ Р 7.0.97-2016, направленного контрагенту:
ООО «Пчелка» Генеральному директору
Ул. Цветочная, стр. 60 Пробиркину П.Л.
Благодарим Вас за предложение от 7 апреля об анализаторах для оценки качества меда. Мы заинтересованы в приобретении партии этой продукции, но хотели бы получить дополнительную информацию о технических характеристиках анализаторов при работе в ненормированных условиях, в частности при повышенной относительной влажности воздуха. Просим Вас выслать эти данные.
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ!
ООО «Пчелка» Медведкина А.А. А.А. Медведкина
На различных интернет-ресурсах, включая официальный сайт Роскомнадзора, доступны для скачивания образцы бланков. Кроме того, бланки могут быть стандартизированы внутренними документами предприятия.
Как составить ответ?
Согласно Федеральному закону №59-ФЗ от 2 мая 2006 года, ответ на письмо должен быть подготовлен не позднее 30 дней с момента его получения (время пересылки не учитывается). Для отправки некоторых данных организация должна получить разрешение от сотрудника или должностного лица.
Ответ должен быть оформлен по тем же правилам (содержать те же элементы), что и исходные письма, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Важно указывать уникальный номер письма в реестрах входящей и исходящей корреспонденции, чтобы предоставлять эту информацию в отчетах по требованию государственных инспекций или общественных проверок. Ответному письму также нужно присваивать регистрационный номер.
Написание ответа следует поручать ответственному исполнителю — главному секретарю, бухгалтеру, сотруднику кадровой службы, специалисту по тематике письма (главному технологу, проектировщику, маркетологу и т.д.), заместителю руководителя.
В небольших организациях составлением письма может заниматься сам руководитель. В любом случае, именно он должен заверять письмо-запрос и письмо-ответ подписью и печатью.
Пример ответного письма на запрос
Пример ответа на вышеуказанный запрос ООО «ЭкоХим» выглядит следующим образом:
- запыленность (содержание взвешенных частиц диаметром 2-100 микрон) — не выше 0,7 г/м³;
- температура окружающей среды от -20 °C до +40 °C;
- относительная влажность — 40%…85%;
- давление — не выше 200 кПа.
Ответ, подготовленный государственной организацией, как правило, более подробный и может содержать ссылки на нормативные документы, федеральные законы и постановления.
Иногда ответное письмо может содержать отказ. В этом случае используется формулировка: «Организация не может предоставить информацию по Вашему запросу» или «Банк не вправе предоставить запрашиваемые Вами сведения, так как они составляют банковскую тайну».
Запрос о предоставлении информации
Запрос о предоставлении информации является одним из самых распространенных видов переписки в делопроизводстве. С помощью запроса организация или физическое лицо выражает желание получить интересующие его сведения у уполномоченного лица или организации.
Кем составляется запрос
Отправителем запроса о предоставлении информации может быть как физическое лицо, включая индивидуального предпринимателя, так и организация.
Если запрос делает физическое лицо, он оформляется на обычном листе бумаги и подписывается самим заявителем.
В организациях запросы, как правило, составляются исполнителями, то есть руководителями соответствующих подразделений, оформляются на фирменном бланке с реквизитами организации и подписываются уполномоченным лицом: руководителем или его заместителем.
Согласно правилам делопроизводства, переписка между организациями осуществляется на уровне первых руководителей. Запросы более частного характера внутри одной организации могут оформляться как служебная переписка.
Сроки рассмотрения запросов
В зависимости от того, как и куда направляется запрос, сроки его рассмотрения и предоставления информации могут варьироваться. Следует помнить, что:
- если запрос направлен организацией физическому лицу, то по общему правилу ответ должен быть предоставлен не позднее 30 календарных дней;
- если запрос адресован нижестоящей организации, то отправитель может указать конкретный срок для ответа;
- В законодательных актах, местных нормативных документах и заключенных договорах могут быть установлены особые сроки выполнения для отдельных видов запросов.
Правильное оформление запросов информации у контрагентов
Для избежания доначислений при проверках, целесообразно запрашивать у контрагентов дополнительную информацию. Налоговые проверки теперь проводятся по новым правилам. Мы подготовили для вас образцы запросов информации у контрагентов.
Образцы запросов информации у контрагентов
Покупатель может учесть расходы и заявить вычеты, если сделка была выполнена контрагентом, с которым был заключен договор, либо если контрагент передал обязательства по сделке другому лицу в соответствии с законом или договором. Эти правила действуют с 19 августа (п. 2 ст. 54.1 НК РФ).
- Важная статья:
- Отражение расходов на проверку контрагентов в бухгалтерском учете
Если налоговые органы установят, что у контрагента нет ресурсов и он не привлек сторонние лица, то списать расходы и заявить вычеты будет невозможно. Поэтому безопаснее проверять контрагента перед заключением договора.
Для проверки воспользуйтесь чек-листом. Не обязательно собирать все данные, указанные в нем. Однако для крупных сделок рекомендуется получить максимум информации о контрагенте, особенно если поставщик — малоизвестная организация.
Стоит запросить у контрагента информацию о наличии у него ресурсов и способе выполнения договора — самостоятельно или с привлечением субподрядчиков. Образец запроса приведен ниже.
Образец. Запрос информации о контрагенте
Возможно, ваша компания получила запрос о способе выполнения договора. Какую информацию предоставить покупателю или заказчику, решает руководство. Продавец не обязан раскрывать детали своего бизнеса, но стоит подтвердить в письме наличие ресурсов для выполнения сделки. В противном случае покупатель может отказаться от договора из-за возможных налоговых рисков. Образец ответа покупателю приведен ниже.
Образец. Ответ покупателю или заказчику
Образец. Гарантии поставщика в договоре поставки
Включение гарантий продавца в проект договора выгодно для покупателя. Во-первых, если контрагент откажется давать гарантии, покупатель сможет оценить риски и решить, заключать ли договор. Например, есть риск, что поставщик не отразит счет-фактуру в декларации по НДС и налоговые органы потребуют убрать вычет.
Во-вторых, включение гарантий в договор позволяет добавить еще одно выгодное условие для покупателя — контрагент компенсирует расходы и вычеты, если налоговые органы их снимут.
В договор подряда можно включить аналогичные гарантии, как и для поставки. Также стороны могут сразу согласовать список субподрядчиков и указать их в договоре, либо включить обязанность генподрядчика:
- согласовывать субподрядчиков с заказчиком;
- передавать документы и информацию о субподрядчиках, такие как копии устава, решения учредителей о назначении руководителя, штатное расписание, сведения о допуске СРО.
Образец. Условие о субподрядчиках в договоре подряда
Преимущество этого условия для заказчика в том, что проверка регистрации и наличия ресурсов у субподрядчиков повышает вероятность выполнения договора. Это снижает риски претензий из-за выполнения договора другими лицами.
Однако условие о субподрядчиках стоит включать, если заказчик действительно планирует его выполнять. Несоблюдение условий договора может вызвать подозрения налоговых органов в фиктивности сделки. Поэтому, если заказчик не планирует проверять субподрядчиков, следует указать в договоре только право генподрядчика их привлекать.
Храните все документы, которые хоть косвенно подтверждают выполнение работ. Например, это могут быть заявки заказчика на допуск транспорта и работников подрядчика или субподрядчиков, пропуска для них, протоколы производственных совещаний с участием представителей подрядчика, переписка с подрядчиком о согласовании субподрядчиков.
Штрафы. Выгодно включить в договор условие о том, что контрагент возместит сумму вычетов НДС, расходов, пеней, штрафов, если у налоговой будут претензии при проверке. Даже если компания не будет взыскивать эти суммы фактически, такое условие в договоре может дисциплинировать продавца.
Нет смысла включать условие о возмещении доначислений по проверке, если договор заключен с однодневкой. С такого поставщика взыскать убытки не получится. Безопаснее проверять контрагента и выявлять однодневки до подписания договора.
Пример формулировки условий договора о возмещении доначислений приведен ниже. Аналогичные условия можно включить в договор подряда или оказания услуг, заменив «поставщика» на «подрядчика» или «исполнителя», а «покупателя» на «заказчика».
Пример. Как указать в договоре, что контрагент возмещает доначисления
Есть вероятность взыскать с контрагента суммы доначислений, даже если покупатель не оспаривал решение налоговой при проверке, при условии, что договор этого не требовал (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 5 июня 2017 г. № Ф08-2428/2017). Это относится к случаям, когда компании включили в договор гарантии продавца, что он отразит сделку в отчетности, выставит счета-фактуры и первичные документы и т.п. Судьи решили, что если налоговая отказала в вычете и расходах из-за поставщика, значит, он нарушил гарантии.
Если продавец не согласен на условия покупателя, можно предложить компромиссный вариант. Например, продавец компенсирует доначисления, если покупатель обжаловал решение налоговой в УФНС, но чиновники поддержали проверяющих. Либо продавец возмещает доначисления при условии, что покупатель оспорил отказ в вычете и расходах не только в УФНС, но и в суде, и судьи поддержали проверяющих, и отменить доначисления покупателю не удалось.