Функционал начальника склада: Обязанности, Навыки, Эффективное Управление

Сборник ключевых документов по теме Должностные обязанности заведующего складом (нормативные акты, формы, статьи, экспертные консультации и многое другое).

Должностная инструкция:
Агент по снабжению — должностная инструкция
Администратор гостиницы
Изменения в должностной регламент
Врач клинической лабораторной диагностики — должностная инструкция
Гальваник — должностная инструкция
Показать все
Должностная инструкция:
Агент по снабжению — должностная инструкция
Администратор гостиницы
Изменения в должностной регламент
Врач клинической лабораторной диагностики — должностная инструкция
Гальваник — должностная инструкция
Показать все
Квалификация работников:
Агент по снабжению
Аппаратчик химводоочистки
Бухгалтер ЕТКС
Бухгалтер по заработной плате
Когда проводится квалификационный экзамен
Показать все

Судебная практика

Апелляционное определение Свердловского областного суда от 01.10.2021 по делу N 33-14760/2021
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании оплаты за вынужденный прогул; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) О восстановлении на работе; 4) О признании незаконным увольнения за прогул.
Обстоятельства: Работник, уволенный за прогул, утверждал, что приказ об увольнении был издан в период его временной нетрудоспособности, о чем работодатель был уведомлен.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено частично; 3) Удовлетворено; 4) Удовлетворено. Из Правил внутреннего трудового распорядка Общества, утвержденных 28.03.2019, и должностной инструкции заведующего складом металлического лома от 14.12.2012, принятых судебной коллегией в качестве новых доказательств, следует, что обязанность по документальному оформлению отсутствия работника на работе без уважительных причин (составление актов, докладных записок, истребование письменных объяснений) возлагается на непосредственного руководителя данного работника (п. 7.9 Правил внутреннего трудового распорядка). Заведующий складом металлического лома непосредственно подчиняется начальнику складского хозяйства (п. 5 должностной инструкции).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: Увольнение по причине утраты доверия: правовые вопросы
(Елфимова Е.В., Миннегалиева Л.И., Бельдина О.Г.)
(«Электронное приложение к «Российскому юридическому журналу», 2020, № 5) 1) на момент совершения противоправных действий работник должен быть оформлен в штат организации (т.е. трудиться на основании трудового договора) на должности, связанной с непосредственным обслуживанием денежных или товарных ценностей. Перечень таких должностей утвержден Постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85. В этот перечень входят кассиры, продавцы, контролеры, кладовщики, инкассаторы, заведующие, экспедиторы и др. Если работник официально назначен на другую должность, но временно выполняет, например, обязанности заведующего складом, то увольнение по указанному основанию будет неправомерным;

Решение: Как учреждению организовать складской учет материалов
(КонсультантПлюс, 2024) Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу следует возложить на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.) и заключить с ними договоры о полной материальной ответственности на основании ст. 244 ТК РФ.

Нормативные акты

Приказ Минсельхоза РФ от 31.01.2003 № 26
«Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях» 357. Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на штатных должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые отвечают за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С данными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1. Общие положения

Начальник склада относится к категории руководителей.
Начальник склада назначается и освобождается от должности приказом руководителя компании.
Начальник склада подчиняется непосредственно руководителю компании и/или начальнику соответствующего подразделения.
В период отсутствия начальника склада его обязанности исполняет другой сотрудник, о чем издается соответствующий приказ по организации.
На должность начальника склада может быть назначено лицо, соответствующее следующим требованиям:
- опыт работы на данной должности не менее 2 лет;
- законченное профессиональное образование.
Начальник склада должен знать:
- нормативную базу, регулирующую складское хозяйство;
- правила документооборота, касающиеся хранения и передачи ценностей на складе;
- нормы проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе;
- нормативы погрузочно-разгрузочных работ;
- правила размещения и укладки товаров на складе;
- основы правовых отношений в части договоров на хранение товаров, их перевозку и аренду складских помещений;
- нормы безопасности при профилактике возгораний и других технических рисков;
- правила хранения потенциально опасных веществ и материалов.
В своей деятельности начальник склада руководствуется:
- нормативно-правовой базой РФ;
- Уставом и иными документами организации;
- приказами и распоряжениями уполномоченных руководителей, оформленными в установленном порядке;
- данной должностной инструкцией.

Советуем прочитать: ФСИН Центрального АО: горячая линия и официальный сайт

2. Обязанности начальника склада

В обязанности начальника склада входит следующее:

Организация работы склада с учетом потребностей в улучшении процессов хранения, приема и транспортировки товарных запасов.
Гарантирование сохранности хранимых товаров.
Соблюдение установленных правил хранения грузов.
Подготовка пространства для приема новых грузов.
Организация процессов погрузки и разгрузки товаров.
Контроль возврата многооборотной тары поставщикам.
Контроль соответствия комплектаций грузов поступающим заявкам.
Ведение учета операций по складированию товаров.
Организация документооборота и составление отчетности по складским операциям.
Контроль за состоянием складских помещений и проверка наличия средств противопожарной безопасности.
Организация необходимых ремонтных работ на складе.
Выполнение поручений руководства компании в рамках своей компетенции.

3. Права начальника склада

Начальник склада имеет следующие права:

Управлять своими подчиненными.
Ознакомление с проектами распоряжений руководства, касающихся его сферы деятельности, и внесение по ним замечаний.
Предлагать руководству меры по улучшению работы складского хозяйства.
Сообщать руководству о выявленных недостатках в управлении складом и предлагать пути их устранения.
Запрашивать документацию от других подразделений, относящуюся к сфере своей компетенции.
Информировать руководство о необходимости кадровых изменений, поощрений и взысканий работников склада.
Подписывать документы в пределах своей компетенции.
Принимать решения в рамках своей деятельности.
Требовать от менеджмента улучшения условий, необходимых для выполнения своих обязанностей.
Представлять организацию в отношениях с учреждениями и организациями в пределах своей компетенции.

4. Ответственность начальника склада

Начальник склада несет ответственность за:

Несвоевременное и/или некачественное выполнение своих обязанностей, предусмотренных данной инструкцией.
Нарушение норм конфиденциальности, определенных в документах организации.
Несоблюдение норм распорядка, безопасности и дисциплины, утвержденных документами организации.
Причинение ущерба и правонарушения — в пределах, установленных действующими правовыми нормами.

5. Условия труда

При необходимости начальник склада может быть направлен в командировку.
Для выполнения текущих задач начальнику склада может быть предоставлен служебный транспорт.
Режим работы определяется в соответствии с внутренними кадровыми документами.

ФИО: _______________.
Начальник склада: ________________.
Паспортные данные: ___________________.
Подпись: _________________.
Дата: __________________.

Назначение данной инструкции

Этот документ является ключевым для начальника склада. Он устанавливает рамки его ответственности, необходимые функции и полномочия для их выполнения.

Для руководства организации эта инструкция облегчает координацию работы складского хозяйства.

Кроме того, в случае возникновения конфликтных ситуаций, в том числе в суде, инструкция служит доказательством наличия или отсутствия вины как у руководства склада, так и у менеджмента других подразделений организации. Чем подробнее будут прописаны права и обязанности в инструкции, тем меньше вероятность спорных ситуаций.

Основные принципы инструкции

В законодательстве отсутствуют строгие требования к форме данного документа, поэтому организации могут разрабатывать его по своему усмотрению. В результате, в разных компаниях обязанности сотрудников могут незначительно отличаться, хотя основные положения инструкций остаются схожими.

Обычно инструкция состоит из четырех основных частей:

Общие положения.
Обязанности.
Права.
Ответственность.

Кроме этих разделов, могут быть добавлены и другие, охватывающие специфические аспекты деятельности.

Документ составляется в одном экземпляре и вступает в силу после подписания его уполномоченными лицами организации и заведующим складом.

Процедура составления инструкции

В верхнем правом углу инструкции указываются данные руководителя организации, утвердившего документ.

Название документа размещается по центру страницы.

Общие положения

В этом разделе описываются основания для назначения и освобождения начальника склада, а также процедура его замещения. Указываются требования к квалификации, включая стаж и образование.

Перечисляются документы, с которыми должен ознакомиться начальник склада: внутренние приказы, инструкции, правила по противопожарной безопасности и другие материалы, относящиеся к его деятельности.

В конце раздела приводятся нормы, которыми должен руководствоваться начальник склада.

Обязанности

Этот раздел включает перечень обязанностей, которые должен выполнять начальник склада. Описание должно быть максимально точным и подробным.

Права

Здесь устанавливаются полномочия начальника склада. Помимо руководства подчиненными и контроля за складом, важно описать процесс получения информации о складском хозяйстве и взаимодействие с руководством и другими подразделениями организации.

Ответственность

В этом разделе перечисляются возможные нарушения начальника склада, за которые он может быть привлечен к административной или материальной ответственности в соответствии с действующим законодательством. Описание должно быть четким и однозначным.

Советуем прочитать: Правила восстановления первичной документации

Дополнительные разделы

Они включаются в инструкцию при необходимости более четко прописать отдельные аспекты трудовой деятельности. Например, можно включить раздел о специфике условий труда (пользование транспортом, льготы, командировки).

В конце документа указываются данные сотрудника (ФИО, паспортные данные) и его подпись. Также может быть подпись лица, с которым требуется согласовать назначение.

Ставить печать на инструкции не обязательно.

Должностная инструкция для должности «Заведующий складом — вариант 2»

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и обязанности заведующего складом ______________________________________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность заведующего складом назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование и стаж работы в данной должности не менее 1 года, или среднее (полное) общее образование и стаж работы в данной должности не менее 3 лет.

1.3. Назначение на должность заведующего складом и освобождение от неё осуществляется на основании приказа генерального директора предприятия. Помимо заключения трудового договора, обязательно заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

1.4. Заведующий складом подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.5. Завхозу склада может быть предоставлен служебный автотранспорт для оперативного решения вопросов, связанных с обеспечением производственной деятельности.

1.6. При производственной необходимости завхоз склада может выезжать в служебные командировки, включая местные поездки.

1.7. Заведующий складом обязан знать:

— условия договоров на перевозку и хранение грузов, аренду складских помещений и оборудования;

— нормативные и методические материалы по организации складского хозяйства;

— стандарты и технические условия хранения товарно-материальных ценностей;

— виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода; организацию погрузочно-разгрузочных работ;

— правила и порядок хранения и складирования товарно-материальных ценностей, положения и инструкции по их учету;

— порядок расчетов за оказанные услуги и выполненные работы;

— основы трудового законодательства;

— правила и нормы охраны труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— основы экономики, организации производства, труда и управления.

Заведующий складом выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе в соответствии с нормами, правилами и инструкциями по охране труда.

— участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;

— разрабатывает и осуществляет мероприятия по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

2.3. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.

2.4. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, включая соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

2.5. Контролирует наличие и исправность противопожарных средств, состояние помещений, оборудования и инвентаря на складе, обеспечивает их своевременный ремонт.

2.6. Следит за ведением учета складских операций, включая установленную отчетность.

2.7. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита.

Заведующий складом имеет право:

3.1. Запрашивать необходимые материалы и документы, относящиеся к его деятельности, а также к деятельности подчиненных служб и подразделений.

3.2. Взаимодействовать от имени предприятия с соответствующими службами и сотрудниками других организаций для оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящей в его компетенцию.

3.3. Представлять интересы предприятия в других организациях и учреждениях при необходимости.

3.4. Давать подчиненным сотрудникам и службам поручения и задания по вопросам, входящим в его должностные обязанности.

3.5. Контролировать выполнение производственных заданий и своевременное выполнение поручений подчиненными службами и работниками.

Заведующий складом несет ответственность:

4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, определенных гражданским и трудовым законодательством РФ.

4.2. В случае совершения правонарушений в процессе своей деятельности в пределах, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.

4.3. За ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.

4.4. За предоставление недостоверных данных о выполнении производственных заданий подчиненными службами.

4.5. За непринятие мер по устранению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других норм, угрожающих нормальной (безопасной) деятельности предприятия и его работников.

4.6. За несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчинённых служб и персоналом, находящимся в подчинении заведующего складом.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

Экземпляр получил: _____________ __________________

Клеверенс

«Клеверенс» – российский разработчик мобильных систем учёта по штрихкодам и RFID меткам

Ассоциация Экспертов «Школа практических бизнес технологий»

Будущее за уникальными знаниями: инновации, новые подходы, методики и стратегии ведения бизнеса

Сделано в России

Национальный Бренд «Сделано в России»

Генеральные партнёры

Сайт «KlubOK.net — материалы об управлении и маркетинге» входит в топ-10 самых посещаемых и известных русскоязычных сайтов по теме «Менеджмент и консалтинг»

Советуем прочитать: Как выбрать время для прослушивания музыки, чтобы избежать конфликтов с соседями

Начальник склада: Компетенции и Мотивация (KPI)

Роль начальника склада имеет ключевое значение для эффективности и производительности любого предприятия, занимающегося производством, торговлей или логистикой. Начальник склада управляет всеми аспектами работы склада, включая приём, хранение, учёт и отпуск товаров. В его задачи входит оптимизация складских процессов, минимизация издержек и повышение эффективности логистических операций.

Эффективная работа склада напрямую влияет на удовлетворённость клиентов благодаря своевременным и точным поставкам, а также на общую финансовую эффективность предприятия за счёт сокращения излишних запасов и оптимизации использования ресурсов и пространства. Начальник склада играет центральную роль в достижении этих результатов, координируя операции и команду склада, а также внедряя лучшие практики управления и технологические инновации.

Важно понимать, какие компетенции должны быть у начальника склада для использования в оценке 360 и какие критерии эффективности (KPI) можно использовать для его мотивации.

Компетенции

Управленческие навыки: Начальник склада должен уметь организовывать работу команды, распределять обязанности и задачи, а также контролировать выполнение планов и сроков. Это включает способность мотивировать и развивать сотрудников, обеспечивая высокую производительность и эффективность работы.
Знание принципов логистики и управления запасами: Начальнику склада важно понимать основы логистики, включая методы управления запасами, оптимизацию складского пространства и минимизацию издержек. Это знание помогает обеспечить своевременное перемещение товаров и их доступность при минимальных затратах.
Умение работать с инвентаризацией: Эта компетенция включает точное ведение учета товарно-материальных ценностей, проведение инвентаризаций, анализ разниц и выявление причин их возникновения. Также важно умение использовать методы и технологии для минимизации рисков потерь и порчи товаров.
Умение работать с программами для управления складом: Эффективное ведение современного склада невозможно без использования специализированного ПО для учета, контроля и планирования. Начальник склада должен уметь работать с такими программами, настраивать их под потребности компании и анализировать данные для принятия решений.
Навыки общения: Взаимодействие с сотрудниками, поставщиками, логистическими партнерами и другими отделами компании — важная часть работы начальника склада. Отличные коммуникативные навыки способствуют эффективному решению спорных вопросов, координации поставок и отгрузок, а также установлению взаимовыгодного сотрудничества.
Принятие решений и аналитическое мышление: Начальник склада часто сталкивается с необходимостью быстро принимать обоснованные решения в условиях ограниченной информации. Аналитические навыки помогают оценить ситуацию, прогнозировать последствия и выбирать оптимальные действия.
Адаптивность и управление изменениями: В условиях постоянно меняющегося рынка и новых бизнес-процессов начальник склада должен гибко адаптироваться к изменениям и внедрять нововведения для повышения эффективности работы склада.
Знание норм и правил безопасности на складе: Начальник склада несет ответственность за соблюдение правил безопасности работы персонала, предупреждение производственных травм и развитие культуры безопасности среди сотрудников.

Ключевые показатели эффективности (KPI)

1. Коэффициент заполнения склада: Формула: (Используемая площадь склада / Общая доступная площадь склада) * 100%

Этот показатель оценивает эффективность использования складской площади и контролирует его загруженность.

2. Процент потери товаров: Формула: (Сумма утраченных товаров / Общая стоимость товаров на складе) * 100%

Этот показатель помогает оценить уровень потерь и контролировать безопасность и сохранность товаров на складе.

3. Точность запасов: Формула: (Количество правильных товаров в системе / Общее количество товаров в системе) * 100%

Этот показатель отражает точность учета товаров на складе и помогает избежать недостач или излишков.

4. Время выполнения заказов: Формула: Время между получением заказа и его готовностью к отгрузке

Этот показатель отражает время, необходимое для обработки и отгрузки заказов, позволяя контролировать время отклика на клиентские запросы.

5. Процент правильной отгрузки: Формула: (Количество заказов с правильной отгрузкой / Общее количество заказов) * 100%

Этот показатель измеряет процент заказов, доставленных без замечаний или ошибок.

6. Процент запаздывающих поставок: Формула: (Количество задержанных поставок / Общее количество поставок) * 100%

Этот показатель оценивает процент задержек в поставках и контролирует своевременность доставки товаров.

7. Коэффициент использования ресурсов: Формула: (Фактическое использование ресурсов / Потенциальное использование ресурсов) * 100%

Этот показатель оценивает эффективность использования ресурсов, таких как техника, транспортные средства или рабочая сила.

Понимание компетенций и их использование в системе обучения сотрудников, сочетание компетенций с ключевыми показателями эффективности делает начальника склада не только руководителем операционных процессов, но и стратегически мыслящим менеджером, способным максимизировать эффективность и продуктивность склада, внося важный вклад в успех компании.