Распоряжение действующего ведомства Федеральной налоговой службы Российской Федерации, датируемое 19 декабря 2023 года и обозначаемое номером ЕД-7-26/970@.
Комментарий
Федеральная налоговая служба России приняла решение 19 декабря 2023 года (Приказ № 970), которым утверждены инновационные форматы документов (приложение № 1 к Приказу № 970).
- счета-фактуры,
- является документом, который объединяет счет и фактуру и предоставляет всестороннюю информацию о сделке.
- УПД.
Во-первых, новый формат позволяет указывать цену отслеживаемого товара (без учета НДС в рублях), поскольку внесены изменения в пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ Федеральным законом от 31.07.2023 года № 389-ФЗ, начиная с 01.10.2023 года. В новом формате блок участников УПД согласуется с действующим законодательством.
В настоящее время введен новый формат документов (5.02), который теперь получил название «универсальный передаточный документ» вместо «документ о передаче товаров». Причина этого изменения связана с тем, что Федеральная налоговая служба России в своем письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры» установила на нормативном уровне понятие «универсальный передаточный документ (УПД)».
Также изменилось требование и порядок отображения показателей строки «5а» счета-фактуры. В новом формате необходимо указывать наименование, номер и дату документа, связанного с отгрузкой товаров (выполнением работ, оказанием услуг) или передачей имущественных прав, на основании которого выставлен счет-фактура. Теперь эти данные не привязываются к номеру строки счета-фактуры. В случае, если форма счета-фактуры включена в форму УПД, в поле наименования следует указать «тот же», а номер и дату не заполнять.
В дополнение к этому, новому формату УПД была добавлена функция, которая позволяет указывать дополнительную информацию при передаче объектов организационной структуры. Теперь можно указать амортизационную группу, код основных фондов, установленный продавцом (передающей стороной), а также срок полезного использования бывшего в употреблении объекта и его фактический срок полезного использования, какими они были определены продавцом (передающей стороной).
Появилась еще одна инновация — внедрение функционала использования формата универсального передаточного документа (УПД).
- для организации операций по передаче товаров, имущества (включая выполнение работ) и имущественных прав от одного предприятия к другому предприятию без осуществления продаж (например, для временного хранения);
- для проведения передачи активов в границах одной организации;
- С целью информирования заказчика о том, что посредник (агент), действуя от своего имени, осуществил продажу товаров заказчика (принципала), а также закупку товаров для заказчика (принципала) в рамках договоров комиссии и агентских договоров, передаются следующие сведения.
В форматах, ранее одобренных Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (далее – Приказ № 820), не было внесено никаких изменений в приложение № 2 к Приказу № 970.
- Функция «СЧФ» — это способом учета счетов-фактур, которые используются при проведении расчетов по НДС в соответствии с пунктом 169 Налогового кодекса Российской Федерации.
- «Функция «СЧФДОП» – это процесс использования счетов-фактур для рассчетов по НДС вместе с первичными учетными документами о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав).
Целью данного изменения является создание единого нормативного акта, регулирующего процесс обмена электронными счетами-фактурами (электронными УПД).
Обращаем ваше внимание, что с 09.02.2024 года вступает в силу Приказ под номером 970, однако Приказ под номером 820 теряет свою юридическую силу. Вместе с тем, Приказом под номером 970 предусмотрены переходные положения, которые направлены на обеспечение постепенного перехода от старого формата документов (5.01) к новому формату (5.02). Таким образом, налогоплательщики до 01.04.2025 года имеют право применять как новый электронный формат указанных документов, так и старый формат. После указанной даты обязательно применение документов в новом формате 5.02.
Новый формат счета-фактуры и УПД: что изменилось и как подготовиться
С 19 декабря 2023 года, согласно Приказу ФНС РФ № ЕД-7-26/970@, введены в действие обновленные форматы универсального передаточного документа (УПД) и счета-фактуры.
Основные изменения касаются внесения нового реквизита в счет-фактуру, что обеспечивает возможность указания стоимости товара, которая может быть прослеживаема. Однако, стоит также отметить, что присутствуют и другие изменения. В данной статье мы расскажем, на что следует обратить внимание и как правильно подготовиться к переходу на новый формат.
Какой реквизит появился в счете-фактуре
Ранее, во время составления счетов-фактур, вносились данные в указанные поля:
- 11 — это идентификационный код, который присваивается товару для того, чтобы иметь возможность отследить его перемещение и происхождение.
- 12 и 12а представляют собой единицы измерения товара, которые использовались для отслеживания товара.
- Для целей прослеживаемости необходимо указать количество товара в соответствии с утвержденными единицами измерения. Общее количество товара, подлежащего прослеживаемости, равно 13.
Согласно закону ФЗ от 31.07.2023 № 389-ФЗ в пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ, в счетах-фактурах теперь требуется обязательно указывать стоимость товара, который подлежит прослеживаемости, в российских рублях и без НДС. Эти данные необходимо заполнять в графе 14 счета-фактуры.
Существует переходный период до 1 апреля 2025 года, когда новые и старые форматы заполнения счетов-фактур можно использовать одновременно. Однако, после 1 апреля 2025 года будет разрешено использование только нового формата.
1. Когда участники сделки не имеют возможности использовать ЭДО.
- при осуществлении продажи товаров физическим лицам для личного пользования
- в случае отправки товаров на внешние рынки или их повторной отправки за границу
- При осуществлении сбыта и перевозке товаров из Российской Федерации в государства Евразийского экономического союза.
Если возникают подобные ситуации, то имеется возможность составить счет-фактуру в письменном виде.
В дополнение к инновациям с трекерами товаров, существуют и другие изменения.
- Была проведена реорганизация процесса создания и заполнения адресов, согласно ФИАС (федеральная информационная адресная система), государственному адресному реестру.
- В табличной части документа был дополнительно расширен раздел с информацией о товарах. Теперь есть возможность одновременно вводить данные о товарах, которые имеют маркировку, и товарах, которые могут быть прослежены.
- Были внесены изменения в раздел с деталями о лице, заключившем договор, и его полномочиями.
- Теперь можно указать информацию о доверенности в машинном формате (МЧД) и выбрать способ ее передачи.
Кроме того, будут представлены свежие обозначения для идентификации типов товаров.
Что делать, если реквизитов прослеживаемости нет
Таким образом, нет необходимости заполнять графы 12–14 в бумажном счете-фактуре или УПД. В электронном документе также может быть отсутствие этих граф с реквизитами прослеживаемости.
В соответствии с корреспонденцией ФНС от 23 августа 2021 года под номером 3-1-11/0115, от 17 августа 2021 года под номером СД-4-3/11571, от 01 июня 2021 года под номером ЕА-4-15/7550@, а также от 15 октября 2021 года под номером СД-4-3/14647@, указывается следующее.
Ошибки в реквизитах прослеживаемости не окажут влияния на возможность получения налоговых вычетов по НДС. Однако ФНС может запросить пояснения в связи с указанными ошибками, так как она активно контролирует прослеживаемость товаров.
Допустимо исправить ошибки в документации, обеспечивающей прослеживаемость. С этой целью рекомендуется предоставить актуализированный и исправленный счет-фактуру.
Что будет, если не соблюдать закон
На данный момент законодательство не определяет ответственность за нарушения при обработке товаров, которые могут быть отслежены.
Но Федеральная налоговая служба (ФНС) уже подготовила предложение о внесении изменений в Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации (КоАП РФ). Размеры денежных штрафов будут зависеть от характера и тяжести нарушения, совершенного компанией.
- В случае отсутствия указанных реквизитов в счете-фактуре или универсальном передаточном документе, а также в случае непредставления этих документов в налоговую инспекцию, будет налагаться штраф в размере от 1 000 до 30 000 рублей для индивидуальных предпринимателей и от 1 000 до 100 000 рублей для организаций.
- В случае возникновения неправильно составленного счета-фактуры или универсального передаточного документа на товары, которые подлежат трассировке, будет начислена финансовая санкция в размере от 200 до 30 000 рублей для индивидуальных предпринимателей и от 200 до 100 000 рублей для юридических лиц.
Согласно предварительным данным, начиная с 1 января 2026 года, изменения будут действовать.
Документы, которые заменил новый бланк
Ранее для оформления передачи товаров были необходимы товарная накладная, товарная часть товарно-транспортной накладной и передаточный акт в утвержденных формах. Однако, в настоящее время эти бланки потеряли свою актуальность и не требуются. Тем не менее, организации могут продолжать использовать их по своему усмотрению. Каждая компания должна определить, какие документы использовать в своей работе и закрепить это в своей учетной политике в индивидуальном порядке.
В каких случаях используется документ
Приводимые ниже ситуации являются главными причинами оформления универсального передаточного документа:
- высылка разнообразных товаров, материалов и оборудования на доставку
- деятельность, связанная с посредничеством,
- передача и получение завершенных проектов и предоставленных услуг
- Передача определенных категорий имущественных прав.
При правильном и тщательном заполнении бланка, документ становится подтверждением о законном совершении сделки и принимается в качестве первичного учетного документа, который обосновывает записи в бухгалтерии по приобретению работ, услуг, товаров и материалов. Кроме того, этот документ является основанием для вычета НДС.
УПД в 2024 году: форма и бланк
В 2024 году будет применяться модифицированная форма УПД, в которой будет добавлено новое поле под номером 14. В данном разделе будет указываться информация о товарах, которые могут быть отслежены. При продаже обычных товаров данная графа остаётся незаполненной.
Вместе с введением новой формы, старая форма также остается в силе, но с отсутствующим полем 14. В течение года после введения новой формы действует переходный период, в течение которого можно использовать как старую, так и новую форму.
- Если в УПД, составленном по старой форме и формату, отсутствует поле 14, то также следует составлять УКД в этом же формате.
- Если вы перешли на новые УПД с графой номер 14, то вам также необходимо сформировать УКД в соответствии с новым форматом.
Письма налоговой службы № ЕА-4-15/12314 от 26.09.23 и № 3-1-11/0115 от 23.08.21 содержат такие рекомендации.
Бланк Универсального Передаточного Документа на следующий год, то есть 2024 год, представляет собой документ, который содержит необходимую информацию для осуществления передачи товаров или услуг между контрагентами. Он является важным инструментом в бухгалтерии и позволяет участникам бизнеса удостоверить факт совершения операции. Бланк УПД 2024 года, наряду с другими документами, облегчает процесс учета и отчетности, а также способствует снижению рисков и возможных споров между сторонами. Благодаря его использованию, предприниматели могут быть уверены в законности своих транзакций и соблюдении требований налогового и законодательного регулирования.
При необходимости реквизиты УПД допустимо расширять. Оптимальным вариантом будет добавлять дополнительные данные внутри утолщенной рамки. Однако возможны случаи, когда такие дополнения могут быть внесены и за пределами рамки. Рекомендуется не удалять реквизиты, так как это может нарушить требования к составу полей счета-фактуры и лишить покупателя возможности воспользоваться вычетом НДС.
Что такое УПД
Универсальный передаточный документ (УПД) — это документ, который включает в себя не только основные реквизиты счета-фактуры, но и дополнительные элементы.
- документа, подтверждающего передачу товаров
- отдела продаж товарно-транспортной накладной
- документ о передаче материалов во время отпуска на сторону
- Данная консолидация данных осуществляется в соответствии с принципами, заложенными в документе о передаче активов.
Таким образом, с использованием УПД, любая компания при осуществлении продажи товаров, работ, услуг или передаче имущественных прав может собрать вместе информацию, необходимую для заполнения форм № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, а также предоставить покупателю информацию о сумме НДС.
В приложении 2 к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 ФНС приведен список распространенных фактов хозяйственной деятельности, где можно применять УПД. Однако этот список не является исчерпывающим. УПД может выполнять функцию любого первичного документа, подтверждающего передачу ценностей. Единственное исключение составляют первичные документы, которые должны соответствовать особым требованиям, установленным законодательством. Разъяснения об этом содержатся в письме ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623.
Возможность использования универсальных документов не исключает возможность применять обычные счета-фактуры или товарные накладные, даже если все эти документы оформляются в рамках одного договора. Инструкции о том, как правильно использовать УПД, можно найти в Системе Главбух.
Если имеется несколько отгрузок по одному договору поставки, то продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру для одной партии, а для другой партии – УПД со статусом 1. При этом покупатель имеет право учесть расходы при расчете налога на прибыль и вычесть сумму НДС, указанную в предъявленном документе (согласно письму ФНС от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).
Форма УПД в 2024 году
Внесли изменения в УПД или счет-фактуру, где появился дополнительный столбец — 14. Теперь он служит для указания информации о товарах, которые можно отследить.
В настоящий момент на платформе проектов нормативно-правовых актов происходит публичное обсуждение:
- проект изменений, представленный 13 ноября 2023 года, касается постановления Правительства от 26 декабря 2011 года № 1137 (идентификатор проекта 02/07/11-23/00143527).
- ФНС разрабатывает проект приказа от 22.08.2023 года, в котором предлагаются инновационные электронные форматы для счета-фактуры и универсального передаточного документа (ID проекта 01/02/08-23/00141173).
В следующем году, в 2024 году, ожидается введение новой версии Универсального передаточного документа (УПД).
В случае введения новых форматов счетов с графой 14, будет установлен переходной период продолжительностью не менее одного года. В течение этого периода допускается выставление электронных счетов-фактур (УПД, УКД).
- без учета формата 14, согласно действующим стандартам
- ФНС пока не утвердила графу 14 в обновленных форматах.
Во время переходного периода необходимо использовать действующие форматы без учета графы 14, и в соответствии с этими форматами должны быть выставлены исправленные счета-фактуры (УПД, УКД). Это требование было оговорено в письме ФНС от 26.09.2023 г. № ЕА-4-15/12314@. Важно учесть, что отказы в вычете НДС недопустимы согласно пункту 2 статьи 169 Налогового кодекса.
Вы можете внести самостоятельно дополнительную графу 14 в бумажные формы счетов-фактур (УПД, УКД). При этом, новая графа 14 должна иметь аналогичные подстроки как в графе 13 (согласно пункту 1.2 статьи 169 Налогового кодекса, а также в соответствии с письмом Федеральной налоговой службы от 23.08.2021 года № 3-1-11/0115@).
В 2024 году ожидается выпуск нового обновленного бланка счета-фактуры.
Как заполнить УПД в 2024 году
Уведомление о повторной передаче документа (УПД) с указанием статуса «1» заменяет как счет-фактуру, так и первичный учетный документ. В то же время, УПД со статусом «2» заменяет только первичный документ. Однако сам статус носит лишь информационный характер. Фактический статус документа покупатель определяет самостоятельно на основании наличия или отсутствия обязательных реквизитов для счетов-фактур и первичных документов (согласно пунктам 5-6 статьи 169 Налогового кодекса и пункту 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Техническая ошибка в статусе УПД или его отсутствие не приводят к отказу в вычете по НДС и/или расходах по налогу на прибыль (согласно приложению 4 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Профессиональные консультанты Главбуха поделились информацией о том, какие обязательные реквизиты должны присутствовать в первичном документе.
В силу того, что в бланк счета-фактуры были внесены новые данные, порядковый номер строк передаточной части уже используемых бланков УПД не соответствует бланку, который представлен в приложении 1 к письму ФНС от 21.10.2013 номер ММВ-20-3/96@. Вы можете загрузить бланк счета-фактуры в Системе Главбух.
Профессионалы отдела Главной бухгалтерии разработали памятку о процедуре заполнения универсального передаточного документа на следующий, 2024 год. Скачайте этот материал и применяйте его в своей работе.
Гайд: пошаговое заполнение универсального передаточного документа в 2024 году.
Информацию о прослеживаемости в УПД (УКД) необходимо заполнять аналогично отгрузочному счету-фактуре (корректировочному счету-фактуре). Остальные разделы и поля УПД (УКД) заполняются в общем порядке. В соответствии с общим правилом, плательщики и неплательщики НДС, совершающие операции с прослеживаемыми товарами, предоставляют УПД и УКД в электронном формате. Однако, имеются случаи, когда возможно составление этих документов на бумаге (согласно пунктам 1.1–1.2, 5 и 5.2 статьи 169 Налогового кодекса, пункту 2 и подпункту «г» пункта 13 положения о национальной системе прослеживаемости).
Просмотрите видеоматериалы для обучения.
Как оформить Уведомление о поставщике данных в соответствии с актуальными требованиями
Как выставить УПД без НДС
В случаях, когда документы используются только в качестве первичных документов для оформления хозяйственных операций, УПД выставляются без НДС. Например, это может быть накладная или соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров. Таким документам присваивается статус 2. Если в УПД отражаются операции, которые не облагаются НДС по статье 149 НК, также ставят статус 2. Если вы хотите узнать различия между УПД статусом 1 и 2, ознакомьтесь с информацией в Системе Главбух.
Для каких операций можно использовать УПД
С применением УПД возможно составление документации для отправки товаров, выполнения работ, предоставления услуг, а также передачи прав на имущество. Более того, один и тот же УПД может содержать информацию о нескольких связанных операциях.
Когда покупатель приобретает товары, продавец не только отправляет их, но и сам устанавливает их в помещении покупателя. В этом случае в универсальном передаточном документе (УПД) можно указать стоимость товаров и услуг по установке отдельными позициями согласно письму ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910.
В случае перевозки грузов или предоставления услуг по договорам транспортной экспедиции рекомендуется использовать Универсальный Перевозочный Документ (УПД). В некоторых ситуациях, таких как доставка товаров, может потребоваться дополнительное оформление транспортной накладной. Это подтверждается письмом ФНС от 10.08.2018 № АС-4-15/15570.
Условие первичного документа на передачу ценностей без перехода права собственности возникает в том случае, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель отправляют товары посреднику, комиссионеру, агенту или поверенному для последующей продажи. Для таких ситуаций организации имеют право использовать Универсальный передаточный документ (УПД). Восьмая строка УПД, под названием «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)», должна содержать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. В то же время, необходимо оставить незаполненными следующие поля: [указать название полей, которые не нужно заполнять].
- «Продавец» — наименование позиции;
- пункт 2б «Местонахождение»;
- пункт 2б «Наименование и код налогового идентификационного номера/код причины постановки на учет в налоговом органе продавца»;
- Шестая строка говорит о «Покупателе».
- «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет покупателя» в строке 6а.
- Пункт 6б озаглавлен «ИНН/КПП плательщика».
как устранить допущенные недочеты в Универсальном платежном документе, подробно описано на платформе Главбух. Помимо этого, на сайте также доступна информация о методах решения распространенных проблем, возникающих при заполнении УПД.
Примеры заполнения УПД в следующем, 2024 году.