Как сделать фирменный бланк в Word: пошаговая инструкция

Итак, когда вы определились с дизайном фирменного бланка, можно переходить к основному этапу работы. Откройте Word, создайте новый документ и сохраните его под выбранным именем. После этого выполните следующие шаги:

• Перейдите в меню «Вставка» и выберите раздел «Колонтитулы». Нажмите на верхний колонтитул и выберите один из предложенных шаблонов, который вам подходит. Если необходимо изменить параметры колонтитула, откройте настройки и внесите изменения.
• Заполните верхнее поле. Обычно в верхнем колонтитуле указывают название организации, контактный телефон, адрес веб-сайта и электронную почту. Также можно добавить ссылки на социальные сети.
• Добавьте логотип компании. Оставаясь в режиме редактирования колонтитула, нажмите «Вставка», затем «Рисунок» и выберите файл с логотипом с вашего компьютера. Разместите его в подходящем месте колонтитула.
• Для выделения важной информации можно использовать различные визуальные элементы, такие как подчеркивание, толстые линии или геометрические фигуры.
• Перейдите к оформлению нижнего колонтитула. Он может быть меньше верхнего, но не рекомендуется делать его слишком большим, так как это может испортить внешний вид бланка. В нижнем колонтитуле обычно размещают девиз компании или уточняющую информацию. Используйте тот же шрифт и размер, что и в верхнем колонтитуле.

Метод 1 — Использование Microsoft Word.

Прежде чем приступить к созданию фирменного бланка в Word, сделайте черновой эскиз, чтобы понять, как он должен выглядеть.

Word предоставляет все необходимые инструменты для создания качественного шаблона.

1. Создайте новый документ и сохраните его.
2. Добавьте заголовок.

Перейдите в меню Вставка->Заголовок. Создайте пустой заголовок, который будет служить основой для вашего бланка.

5. Укажите основную информацию для вашего бланка:

1. Имя компании;
2. Адрес веб-сайта;
3. Фактический адрес;
4. Электронная почта;
5. Контактный телефон;
6. Факс.

6. Отрегулируйте размер и цвет шрифта для каждого элемента.

Название вашей компании должно быть примерно в два раза больше адреса и может отличаться по шрифту и цвету, чтобы соответствовать логотипу. Телефон, факс и электронная почта должны быть в два раза меньше адреса, но с одинаковым шрифтом.

1. Добавьте логотип в заголовок.

Перейдите в меню Вставка->Изображение. Выберите файл с логотипом и нажмите «Вставить».

1. Отрегулируйте размер и положение логотипа.

Логотип должен быть четко виден и гармонировать с текстом фирменного бланка.

1. Добавьте дополнительные визуальные элементы.

Например, можно отделить информацию о компании от остальной части страницы с помощью сплошной линии, простирающейся от края до края внизу заголовка.

10. Просмотрите созданный фирменный бланк в полном режиме экрана или, при необходимости, распечатайте его для проверки.

1. Сохраните бланк на вашем ПК.

Каждый раз, когда вы создаете новый документ на основе этого бланка, выбирайте «Сохранить как», чтобы не потерять оригинальный файл.

Метод 2 — Использование шаблона Word.

1. Запустите Word.

После открытия программы появится список доступных типов документов.

Откроется перечень шаблонов фирменных бланков, из которого вы сможете выбрать подходящий вариант.

1. Настройте выбранный шаблон.

Обновите название компании, логотип, контактные данные и прочую информацию. Заполните все доступные поля соответствующей информацией.

1. Откройте созданный фирменный бланк в полноэкранном режиме или распечатайте его для предварительного просмотра.
2. Сохраните фирменный бланк на своем компьютере.

Метод 3 — Использование шаблонов корпоративного стиля.

Шаблон фирменного стиля — это набор заранее разработанных элементов, определяющих стиль компании. Корпоративный пакет обычно содержит готовые элементы:

Достаточно просто загрузить шаблон и использовать его содержимое, получив готовый набор графических элементов для идентификации вашего бизнеса.

Примеры шаблонов фирменного стиля:

Как создать фирменный бланк в Word: пошаговая инструкция

Несмотря на наличие множества функциональных и простых инструментов, многие все еще используют Microsoft Word, сталкиваясь с разнообразными проблемами. Ребекка Крэйгер предлагает решение одной из таких проблем.

Хотите изучить разнообразные функции MS Word и других программ, освоить теорию по разработке технических текстов и получить практические навыки? Все это вы найдете в курсе «Разработка технических текстов и документации».

Часто по завершении проекта с оригинальным дизайном клиенты говорят: «Я хочу получить редактируемый шаблон этого бланка в Microsoft Word». Обычно они не используют и не знают, как работать с современными графическими редакторами, такими как Adobe Illustrator, InDesign или Photoshop, и им нет смысла приобретать такие дорогие программы.

Microsoft Word включает достаточно простые технологии по сравнению с Illustrator или InDesign, однако именно его предпочитают клиенты, и ваш фирменный бланк будет бесполезен, если они не смогут его редактировать и добавлять свой контент. Поэтому умение создавать шаблоны для Microsoft Word очень важно. Давайте начнем.

Мы создали этот пример в Illustrator, но вы можете использовать и Photoshop или InDesign. Мы используем полноразмерный формат с полями в 1/8 дюйма, что в итоге даст нам документ размером 8.63 x 11.13 дюймов.

Создавайте дизайн в модели CMYK, и если вы используете фотографии или сложную графику, убедитесь, что разрешение не ниже 300 пикселей, так как Microsoft Word сжимает все изображения, которые вы туда вставляете.

2. Экспортируйте дизайн бланка как файл PNG высокого разрешения

Для этого выберите Файл > Экспорт > PNG. Убедитесь, что выбрали разрешение не менее 300 пикселей. Также можно сохранить дизайн как JPG или даже TIFF, но TIFF значительно увеличит размер файла и время загрузки в Microsoft Word.

3. Настройте документ Microsoft Word

Настройте документ для импорта вашего дизайна. Создайте новый документ, затем на вкладке Разметка страницы выберите Параметры страницы. Установите размер бумаги 8.75 x 11.13 дюйма, чтобы он соответствовал формату дизайна. Установите значения всех полей на 0. Это позволит установить шаблон без полей, а не подстраивать его под стандартные поля Word.

4. Разместите дизайн бланка в документе Microsoft Word

Ваш фирменный бланк следует разместить в разделе Колонтитулы документа Word, чтобы он автоматически отображался на всех страницах. На вкладке Вставка выберите Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и нажмите Изменить. В открывшемся редакторе выберите Вставить рисунок и выберите свой файл PNG. Рисунок появится в центре документа. Теперь кликните по нему правой кнопкой мыши.

Далее выберите параметр Обтекание текстом и выберите вариант За текстом. Нажмите на Дополнительные параметры разметки и убедитесь, что рисунок позиционируется относительно Страницы как по горизонтали, так и по вертикали. Нажмите Ок. Теперь ваш дизайн должен быть полностью видим. При необходимости отрегулируйте его положение.

Повторите эти действия для второго колонтитула.

Выйдите из режима редактирования колонтитулов. Теперь вы можете редактировать основное содержание текста. Колонтитул будет отображаться как затенённый, но при печати он будет в полном цвете. Уведомьте клиентов об этом. Отформатируйте поля и стиль абзацев. Если продолжать нажимать Ввод до создания новой страницы, вы увидите, что дизайн появился и на новой странице. Это происходит потому, что вы поместили его в колонтитул, который будет отображаться на каждой странице.

5. Сохраните документ как шаблон

Перейдите в меню Файл > Сохранить как. Выберите формат .dot и сохраните. Теперь вы можете отправить редактируемый шаблон Microsoft Word вашему клиенту!

6. Подготовьте шаблон Microsoft Word к печати

Если ваш клиент использует принтер с возможностью печати без полей, порекомендуйте ему сохранять конечные файлы в формате PDF для лучшего качества печати. Печать напрямую из Word может дать разные результаты. Чтобы сохранить документ в PDF, выберите Файл > Сохранить как > PDF или XPS. Теперь файл готов к печати

Важно предупредить клиента, что цвета в шаблоне Microsoft Word могут немного отличаться от оригинального дизайна. Поэтому при создании шаблона нужно стремиться максимально приблизить цвета к оригиналу, иначе они могут некорректно отображаться при печати. Если у вашего клиента есть Adobe Acrobat или Adobe Reader, порекомендуйте редактировать шаблон в этих программах, так как они обеспечивают лучшее качество печати по сравнению с Microsoft Word.

Кроме того, если дизайн полноразмерный, предупредите клиента, что он не будет корректно печататься на стандартных домашних или офисных принтерах, так как при печати будут оставаться белые поля. В таком случае потребуется профессиональный принтер.

Microsoft Word имеет множество ограничений и не может конкурировать с более продвинутыми графическими редакторами. Однако, скорее всего, ваши клиенты знакомы только с этой программой, и вам придётся с этим работать.

➥ Требования к оформлению бланка организации

Для создания фирменного бланка используется формат А4. Необходимо соблюдать следующие поля: 20 мм слева, 10 мм справа, 20 мм сверху и 20 мм снизу.

✓ Согласно стандартам оформления деловой документации, фирменный бланк компании может включать следующую информацию: