Увольнение: какие документы нужно выдать работнику

При наступлении дня увольнения сотрудника ему необходимо предоставить полный расчет и набор документов. Подробный список и информацию о комментариях и образцах можно найти, переходя по указанным ссылкам.

• Для того чтобы получить запись об увольнении или форму СТД-Р, если сотрудник перешел на электронные документы, вы можете скачать бесплатно необходимую форму, просто кликнув на представленную ниже картинку.

Загрузить образец СТД-Р Пустой

• Получите шаблон расчетного листка абсолютно бесплатно, перейдя по изображению ниже.

Скачать листок, на котором выполнены расчеты для работника

• Информация, олицетворенная в человеческой форме.

Внимание! При увольнении необходимо передать сотруднику персонализированную информацию о застрахованном лице согласно рекомендациям от «КонсультантПлюс». Также потребуется выдать заверенные выписки из следующих форм (согласно статье 11 Закона о персонифицированном учете пунктов 2, 8, 12, части 4 статьи 9 Федерального закона от 30.04.2008 года № 56-ФЗ, пункта 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013): 1) информация о трудовой или иной деятельности; 2) информация о страховом стаже; 3) информация о застрахованных лицах, за которых были уплачены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию взносы работодателя; 4) расчет по страховым взносам – раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Подробности по выдаче указанной информации рассмотрены ниже. Отметим, что необходимо выдавать именно выписки, а не полные формы, в соответствии с рекомендациями по оформлению, представленными в готовом решении. Имеется возможность бесплатного пробного доступа.

До 2024 года информация о персонифицированном учете будет предоставляться в форме выписок из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.

Начиная с 2024 года, отменена возможность получения справки № 182н, ранее необходимой для получения государственных пособий при смене места работы.

Необходимые документы выдаются автоматически в день увольнения, независимо от желания сотрудника. В случае, если сотрудник отсутствует на работе в этот день, ему будет отправлено уведомление о необходимости получения документов по почте.

Если сотрудник не может получить документы в день увольнения, то в готовом решении от «КонсультантПлюс» вы найдете детальные рекомендации о том, как нужно поступать в такой ситуации. Для того чтобы получить полный доступ к этой правовой системе, вы можете воспользоваться бесплатной пробной версией, если еще не имеете доступа к ней.

Согласно высказыванию сотрудника, требуется также передать:

• Информация о денежных поступлениях физического лица (ранее известная как 2-НДФЛ) теперь представляется в новом формате (рекомендуется включать ее в комплект документов при увольнении сотрудника, даже если он не выразил непосредственное желание получить ее).
• Вы также можете представить документы и материалы, связанные с выполнением его трудовых обязанностей, такие как справка из службы занятости, другие справки, копии приказов и других регламентирующих документов.

Он может запросить эти документы не сразу, а спустя определенный период времени после его увольнения. В любом случае, он все равно должен будет предоставить их. Установленный срок на предоставление составляет три дня с момента получения соответствующего заявления от работника.

Отказ предоставить документацию является нарушением и может быть преследуемым по статье 5.27 Кодекса административных правонарушений Российской Федерации.

• При ненадлежащей организации данная ситуация может повлечь за собой штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
• За нарушение должностных лиц будет предусмотрено наказание в виде либо предупреждения, либо наложения штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей.
• Индивидуальный предприниматель подвергается наложению штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей.

Работнику полагается возмещение упущенного заработка за время, прошедшее с момента его увольнения и до того момента, когда он получит на руки свою трудовую книжку, согласно статье 234 Трудового кодекса РФ.

Обратите внимание! «КонсультантПлюс» предлагает сохранить копии всех документов. Например, вы можете оформить их. Более подробную информацию можно найти в уже готовом решении, доступном для пробного использования бесплатно.

Какие документы выдавать работнику при увольнении в 2025 году

При увольнении сотрудника, работодатель обязан предоставить ему не только необходимые документы, но и дополнительные материалы, которые не вошли в перечень.

Работодатель обязан обеспечить сотрудника, который планирует уволиться в 2025 году, выдачей всех необходимых документов, даже без его письменного заявления.

• документацию, описывающую информацию о работе в формате СТД-Р, либо данные о профессиональной занятости
• документ с расчётом, где указана окончательная сумма расчёта;
• информация из раздела 1.2 формы ЕФС-1 (взамен СЗВ-СТАЖ) настоящего года.
• Информация о физических лицах (замена СЗВ-М) за прошлый месяц, включающая персонализированные данные.
• Экземпляр третьего раздела РСВ за промежуток последних трех месяцев.

Специалисты компании Актион Кадры и отдела реабилитации персонала разработали новейший перечень необходимых документов, которые потребуются при увольнении сотрудника или расторжении трудового договора.

В следующем году, конкретным группам трудовых специалистов необходимо будет предоставить дополнительные бумаги как обязательный комплект документов.

• Если у работника есть право на преждевременную пенсию, то необходимо заполнить подраздел 2 раздела 1 формы ЕФС-1 для текущего года.
• если организация вносила добровольные взносы на накопительную часть пенсии, то нужно предоставить копию раздела 1 формы ЕФС-1 (вместо ДСВ-3) за последние три месяца.
• медицинский документ в письменной форме, зарегистрированный на имя трудового работника.

Сотрудник имеет право официально запросить у работодателя нижеследующие документы, связанные с его профессиональной деятельностью:

• Информация о заработке и налоговых удержаниях (замена второму учетному документу по налогу на доходы физических лиц)
• дубликаты распоряжений о принятии на работу, увольнении и переводах;
• Документ, содержащий информацию о труде в районах, расположенных на Крайнем Севере и равнозначных им территориях.
• Актуальную информацию о том, что в текущем году на дату увольнения работник не воспользовался или воспользовался лишь частично дополнительными выходными для ухода за ребенком-инвалидом можно получить по запросу.
• Запрос формы №182н, содержащей информацию о доходах для расчета пособий на предыдущие периоды до 2024 года.

Справка, извещающая о форме 182н, была аннулирована начиная с 2024 года. Однако, работодатель обязан предоставить ее работнику, если она содержит информацию о предыдущих периодах. Для работника, который перешел на электронный формат трудовой книжки, форма СТД-Р о трудовой деятельности должна быть выдана в электронном формате.

• Важная информация для сотрудника отдела кадров: актуализированные инструкции по взаимодействию с архивными документами
• Проблемы, возникающие у специалистов по кадрам при создании плана отпусков на 2025 год. Советы по их преодолению.
• Практические советы и рекомендации по планированию отпуска в 2025 году. Указания для трудовых коллег.
• Получение помощи в упрощении работы с графиком отпусков: полезные советы и полезные ресурсы для сотрудников отдела кадров.
• Что необходимо сделать прямо сейчас, чтобы успешно утвердить план отпусков на декабрь, избегая возможных трудностей?

Компания «Система Кадры» представляет уникальные подборки образцов, полезных для любой организации.

• В нашем арсенале имеются разнообразные Правила, охватывающие все сферы жизни. Мы не только обеспечиваем соблюдение обязательных положений, таких как Правила работы с конфиденциальной информацией и Правила оплаты труда, но также предлагаем полезные необязательные Правила, включая Правила дистанционного труда, Правила хранения и архивирования документов, а также Правила охраны коммерческой тайны и многие другие.
• У нас есть широкий выбор образцов журналов учета, которые необходимы в любой компании. Например, мы предлагаем журнал регистрации несчастных случаев, который является обязательным документом. Также у нас есть полезные точечные журналы, такие как журнал учета корреспонденции, выдачи доверенностей и копий трудовых книжек. Мы готовы предоставить вам образцы этих журналов.
• Представлены готовые образцы типовых инструкций по охране труда для специалистов различных профессий, занятых в разнообразных рабочих условиях. Создание всех указанных инструкций осуществлено в соответствии с приказом Минтруда от 29.10.2021 года № 772н.
• Нами были собраны образцы более 20 000 должностных инструкций для различных специалистов, включающих как типовые, так и уникальные должности. Мы учли все требования профстандартов, но также предоставляем варианты без их учета.
• Уникальные образцы заявлений и шаблоны, пригодные как для сотрудников, так и для кадровиков, представлены на нашем сайте. Все необходимые заявления включены: заявление о приеме на работу, заявление об отпуске и заявление об увольнении. Кроме того, мы предлагаем образцы заявлений, которые могут быть редко нужны, например, заявление о переводе на другую должность, заявление о материальной помощи или заявление на выдачу конкретной справки.

Примеры документов для управления персоналом от опытных специалистов, которые будут полезны для работы любой организации.

Пакет обязательных документов при увольнении

Во-первых, основным документом является трудовая книжка или СТД-Р. Если сотрудник впервые принял работу после 01.01.2022 года или перешел от бумажной трудовой книжки к электронной, то в этом случае ему выдаются только Сведения о трудовой деятельности работника в формате СТД-Р.

Один из обязательных документов, который следует предоставить, является Расчетный лист. В дополнение к основным начислениям и удержаниям, которые ежемесячно отображаются в этом документе, при увольнении необходимо указать все рассчитанные комиссионные выплаты. Это может включать выходное пособие, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие вознаграждения.

После этого наступает форма ЕФС-1, которая относится к подразделу 1.2 раздела 1 (ранее известному как СЗВ-СТАЖ). В данной форме необходимо указать информацию о застрахованном лице, его трудовом стаже и, при наличии, дополнительных особенностях.

Кроме того, в день увольнения работника требуется выдать раздел 3 Расчета по страховым взносам за последние 3 месяца. Данный раздел содержит основные сведения о застрахованном лице, такие как ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и другие, а также информацию о начисленной зарплате и суммах страховых взносов, которые были рассчитаны на основе этой зарплаты.

Затем бухгалтеры должны подготовить для сотрудника отчет, содержащий персональные данные физических лиц (ранее известные как СЗВ-М), за текущий месяц. В этом отчете должна быть представлена общая информация о сотруднике и сумма выплат за отчетный период, то есть за месяц.

Пакет документов, которые выдаются по запросу сотрудника

Кроме всех предшествующих бумаг, работник имеет возможность потребовать удостоверенную копию документа о его увольнении, на что работодатель не может отказать. Часто этот документ запрашивается работником с целью предотвратить потенциальные конфликты с прежним работодателем.

В дополнение к дубликату приказа о прекращении трудового договора, сотрудник имеет право затребовать копии приказов о приеме на работу, всех перемещениях по службе, предоставлении отпусков, награждений и других значимых событий в процессе его рабочей деятельности, в случае их наличия.

Работник также имеет право запросить документ, в котором будет указана информация о его доходах, сумме удержанного НДФЛ и предоставленных вычетах. Вместо привычной справки 2-НДФЛ, в этом случае используется новый документ — справка по форме 6-НДФЛ. Эта форма может быть необходима работнику для подтверждения своей платежеспособности, а также для предоставления полной информации о вычетах, что важно при поиске новой работы.

На требование сотрудника можно предоставить следующую справку – 182н. Однако следует учесть, что эта справка потеряла свою актуальность с 2024 года. Теперь информация о суммарном доходе, необходимая для расчета больничных, будет поступать непосредственно от СФР, а не от работодателя. Тем не менее, сотрудник все равно имеет право запросить данную справку, чтобы предоставить полные сведения о своей заработной плате новому работодателю для расчета пособий и подачи больничных листов.

Документ, подтверждающий факт использования или неиспользования отпуска для ухода за детьми-инвалидами.

Сотруднику, поступающему на новую должность, могут потребоваться вышеупомянутые документы, чтобы предоставить полную информацию о его прошлом трудовом опыте и подтвердить его достижения и заслуги.

Работодатель должен предоставить все требуемые сотрудником документы, справки и копии приказов в течение трех рабочих дней после получения запроса.

Возможные штрафы при непредставлении документов сотруднику

Нужно тщательно готовить и вовремя предоставлять комплект документов при увольнении, так как невыполнение этого процесса может повлечь за собой наказания для работодателя.

Если сотрудник запросит предоставление дополнительных документов при увольнении, а организация откажет ему в этом, то она может быть оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а предприниматель-индивидуал может быть оштрафован на сумму от 1 000 до 5 000 рублей.

Если отказ будет повторяться и нарушения будут продолжаться, величина штрафов будет увеличиваться.

1. сумма, которую компания может получить, составляет до 70 000 российских рублей.
2. Для индивидуального предпринимателя максимальный штраф составляет 20 000 рублей или возможность быть лишенным права заниматься предпринимательской деятельностью в течение 1 года до 3 лет.

Для предотвращения возможных конфликтов и недоразумений рекомендуется применять разнообразные способы фиксации передачи пакета документов при увольнении. Это может быть составление подробного списка или оформление акта приема-передачи документов с подписями, а также иметь подтверждение о получении документов от бывшего сотрудника.

Если вы обнаружили неточность, пожалуйста, отметьте участок текста и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter.

Написавший: Антонина Уразовская, консультант по бухгалтерии в Гэндальфе, службе консультаций.