Форма УПД с 01.10.2025: Новые Изменения и Образец для Скачивания

Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@

В первую очередь новый формат позволяет указывать стоимость прослеживаемого товара (без НДС в рублях), это связано с изменениями, внесенными с 01.10.2023 в пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ. В новом формате блок подписантов УПД приведен в соответствие с действующим законодательством.

Новый формат документов (5.02) теперь иначе называется – универсальный передаточный документ (ранее документ о передаче товаров). Это связано с тем, что ФНС России письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры» на нормативном уровне закрепила понятие «универсальный передаточный документ (УПД)».

Также изменились требования и порядок отражения показателей строки «5а» счета-фактуры. В новом формате указываются наименование, номер и дата документа об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав, на основании которого выставлен счет-фактура (без привязки к номеру строки счета-фактуры). В случае включения формы счета-фактуры в форму УПД в наименование вносится запись «тот же», а номер и дата не заполняются.

Кроме того, в формат УПД добавлена возможность указания дополнительных сведений при передаче объектов ОС (амортизационная группа, код вида основных фондов, установленный продавцом (передающей стороной), срок полезного использования бывшего в употреблении ОС, фактический срок полезного использования продавцом (передающей стороной) бывшего в употреблении объекта ОС).

Еще одно новшество – закрепление возможности использования формата УПД:

для оформления операций по передаче товаров, имущества (в т. ч. являющегося результатом выполнения работ), имущественных прав от одного хозяйствующего субъекта другому хозяйствующему субъекту вне связи с продажами (например, на ответственное хранение);
для оформления передачи имущества в рамках одного хозяйствующего субъекта;
для передачи комитенту сведений о факте реализации комиссионером (агентом, действующим от своего имени) товаров комитента (принципала), а также сведений о факте закупки комиссионером (агентом, действующим от своего имени) товаров для комитента (принципала) в рамках договоров комиссии, агентских договоров при осуществлении посредником (комиссионером, агентом) операций от своего имени.

При этом в приложении № 2 к Приказу № 970 приведены без изменений форматы, ранее утвержденные приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (далее – Приказ № 820):

счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС в соответствии со ст. 169 НК РФ (функция «СЧФ»);
документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (функция «ДОП»);
счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, и первичного учетного документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (функция «СЧФДОП»).

Это изменение направлено на то, чтобы процесс обмена электронными счетами-фактурами (электронными УПД) регулировался одним нормативным актом.

Просим обратить внимание, что Приказ № 970 вступает в силу с 09.02.2024, одновременно утрачивая силу Приказ № 820. При этом, Приказ № 970 включает переходные положения для обеспечения плавного перехода от старого формата (5.01) к новому (5.02). Таким образом, налогоплательщики до 01.04.2025 могут использовать как новые электронные форматы указанных документов, так и старые. После этой даты обязательным будет применение документов нового формата 5.02.

УПД: что это за документ, как его заполнять и когда использовать

Многие компании используют УПД для оптимизации документооборота и сокращения объема бумажной работы. Его преимущество в том, что он совмещает две формы: накладную (акт выполненных работ/оказанных услуг) и счет-фактуру. Это удобно для бухгалтеров, так как позволяет по одному документу зафиксировать приход товара или оказание услуги и внести данные в Книгу покупок для учета НДС.

Советуем прочитать: Как проверить автомобиль на залог

УПД: что это

Аббревиатура «УПД» расшифровывается как «универсальный передаточный документ». Разберем каждое слово:

Универсальный – потому что служит основанием для учета товаров, услуг и НДС
Передаточный – так как документирует факт передачи товара/услуги
Документ – потому что обладает юридической силой.

В октябре 2013 года ФНС выпустила письмо, подробно разъясняющее, когда налогоплательщики могут применять УПД без налоговых рисков.

При рассмотрении вопроса: что такое УПД в бухгалтерии, можно сказать, что это документ, который позволяет учесть товар (услугу) и воспользоваться правом на вычет НДС.

Статусы универсального передаточного документа

Учитывая, что документ заменяет собой счет-фактуру и накладную (акт), при его выставлении определяется его статус. Что это означает?

Статус 1 используется налогоплательщиками, применяющими ОСН. Они заполняют все графы, необходимые покупателю (заказчику) для вычета НДС. Также сторона, формирующая УПД, обязана зарегистрировать его в Книге продаж. Статус 1 могут использовать плательщики НДС, получившие освобождение от его уплаты на данный период.
Статус 2 применяется налогоплательщиками на специальных налоговых режимах. Они не являются плательщиками НДС и используют УПД вместо накладной или акта. Контрагенты, получившие УПД со статусом 2, не регистрируют его в Книге покупок и не могут рассчитывать на вычет НДС.

В общем: статус 1 позволяет использовать УПД как счет-фактуру и накладную, статус 2 – только для учета товара или услуги.

Образец УПД со статусом 2 можно скачать в системе Консультант Плюс по ссылке.

Кто может применять УПД

С помощью УПД можно оформлять реализацию товаров и услуг. Это удобно для плательщиков НДС, так как позволяет избежать необходимости составления двух документов: отгрузочного и счета-фактуры. Его могут использовать налогоплательщики на ОСН и специальных налоговых режимах.

В один УПД можно включить отгруженные товары и оказанные услуги, что особенно удобно для отображения сопутствующих услуг, таких как доставка транспортом поставщика, погрузка/разгрузка, упаковка.

Однако, есть ситуации, когда использование УПД запрещено:

При реализации алкоголя и спиртосодержащей продукции
При работе по предоплате.

В других ситуациях налогоплательщики могут использовать УПД, выбрав рекомендованную форму или разработав собственную.

Кратко о главном

УПД — это универсальный передаточный документ, который объединяет функции двух форм: документа об отгрузке товара/услуги и счета-фактуры для учета НДС.
Его могут использовать все налогоплательщики, независимо от системы налогообложения.
Для реализации отслеживаемых товаров обязательным условием является оформление документа в электронном виде.
Для некоторых операций УПД не подходит, например, при продаже алкогольной продукции и товаров, содержащих спирт. В таких случаях используется товарная накладная.
Предыдущая запись
Следующая запись

Что такое универсальный передаточный документ (УПД)

УПД — это комплексный документ, включающий реквизиты первичного бухгалтерского документа и счета-фактуры. Счет-фактура воспроизводится в УПД в неизменном виде. В дополнительных полях указываются реквизиты первичного документа, например:

Товарной накладной ТОРГ-12 — при отгрузке товаров,
Акта приема-сдачи — при выполнении работ или оказании услуг,
Накладной на отпуск материалов — при внутреннем перемещении между подразделениями.

УПД можно применять в большинстве случаев при оформлении реализации продукции, товаров, материалов, основных средств, работ или услуг. Перечень ситуаций, в которых рекомендуется использовать УПД, представлен в письме ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13. Этот перечень является открытым, поэтому УПД можно использовать и в других случаях.

Советуем прочитать: Документы для РВП

Универсальный документ заменяет пару обычных документов, таких как ТОРГ-12 и счет-фактура. Таким образом, можно оформлять как обычные документы, так и УПД, чередуя варианты. Одному покупателю можно оформить УПД, а следующую сделку — накладной и счет-фактурой отдельно.

Однако УПД нельзя использовать во всех ситуациях. Например, при получении аванса от покупателя для оформления счета-фактуры на аванс необходим отдельный бланк счета-фактуры.

УПД в 2025 году: форма и бланк

В 2025 году введен обновленный бланк УПД с новым полем под номером 14. Это поле предназначено для информации о прослеживаемых товарах. При реализации обычных товаров оно не заполняется.

Одновременно с новым бланком действует и предыдущий бланк без поля 14. В течение года после ввода новой формы можно использовать обе версии бланков:

Если используете УПД по старой форме без поля 14, то и УКД оформляется по этому же формату.
Если перешли на новые УПД с графой 14, то и УКД необходимо оформлять по новому формату.

Такие указания приведены в письмах ФНС № ЕА-4-15/12314 от 26.09.23 и № 3-1-11/0115 от 23.08.21.

Реквизиты УПД можно дополнить, если это необходимо. Оптимально вносить дополнительные реквизиты за внешними границами утолщенной рамки. Но при необходимости можно сделать это и внутри рамки. Удаление реквизитов не рекомендуется, так как это может нарушить требования к составу полей счета-фактуры и лишить покупателя права на вычет НДС.

Что такое УПД

УПД представляет собой счет-фактуру с дополнительными реквизитами. Помимо реквизитов счета-фактуры, УПД включает элементы:

товарной накладной;
товарного раздела товарно-транспортной накладной;
накладной на отпуск материалов на сторону;
акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Таким образом, используя УПД, любая организация при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав может объединить в одном документе данные, которые обычно отражаются в формах № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю сумму НДС.

Перечень самых распространенных ситуаций, в которых можно использовать УПД, приведен в приложении 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Однако этот перечень не является исчерпывающим. УПД может служить любым первичным учетным документом, подтверждающим факт передачи ценностей, за исключением тех документов, для которых законодательством установлены специальные требования. Эти разъяснения содержатся в письме ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623.

Применение универсальных документов не исключает возможность использования обычных счетов-фактур или товарных накладных, даже если разные документы оформляются в рамках одного договора. Подробности о применении УПД можно узнать в Системе Главбух.

Например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может оформить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии – УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль и принять к вычету сумму предъявленного НДС (письмо ФНС от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).

Форма УПД в 2025 году

В бланк УПД или счета-фактуры внесены изменения. В табличной части появился новый столбец — 14, предназначенный для отражения сведений о прослеживаемых товарах.

В настоящее время на портале проектов НПА проходят общественные обсуждения:

проект поправок от 13.11.2023 в постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 (ID проекта 02/07/11-23/00143527);
проект приказа ФНС от 22.08.2023 с новыми электронными форматами счета-фактуры и УПД (ID проекта 01/02/08-23/00141173).

Когда новые форматы счетов с графой 14 вступят в силу, начнется переходный период продолжительностью не менее года. В этот период можно будет выставлять электронные счета-фактуры (УПД, УКД) следующим образом:

по действующим форматам без графы 14;
по обновленным форматам с графой 14, которые ФНС пока не утвердила.

Советуем прочитать: Код нетрудоспособности 02 - расшифровка, причины и оформление больничного

Если в переходный период вы используете действующие форматы без графы 14, то исправленные счета-фактуры (УПД, УКД) также следует оформлять по этим же форматам. Это следует из письма ФНС от 26.09.2023 № ЕА-4-15/12314@. Отказов в вычетах НДС быть не должно (п. 2 ст. 169 НК).

В бумажные формы счетов-фактур (УПД, УКД) новую графу 14 можно добавить самостоятельно. Она должна содержать подстроки по аналогии с графой 13 (п. 1.2 ст. 169 НК, письмо ФНС от 23.08.2021 № 3-1-11/0115@).

Новый бланк счета-фактуры в 2025 году

Как выставить УПД без НДС

УПД без НДС выставляют в тех случаях, когда документы используются исключительно как первичные документы для оформления хозяйственных операций, например, как накладная или как соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров. Таким документам присваивается статус 2. В этих случаях продавец обязан составить отдельный счет-фактуру или корректировочный счет-фактуру. Если в УПД отражаются операции, не облагаемые НДС по статье 149 НК, также устанавливается статус 2. О различиях статусов 1 и 2 УПД можно узнать в Системе Главбух.

УПД без НДС образец заполнения 2025 Скачать актуальный образец

Для каких операций можно использовать УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав. В одном и том же УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций.

Например, продавец отгружает купленные товары и устанавливает их в помещении покупателя. В такой ситуации в УПД отдельными позициями можно указать стоимость товаров и услуг по установке (письмо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910).

УПД может использоваться как при транспортировке грузов, так и при предоставлении услуг по договорам транспортной экспедиции (письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-15/15570). Однако в ряде случаев, таких как доставка товаров, может дополнительно потребоваться транспортная накладная.

Компании могут применять УПД и в посреднических операциях. Например, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель передает товары посреднику, комиссионеру, агенту или поверенному для последующей продажи. В этом случае УПД будет являться первичным документом для передачи имущества без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» необходимо указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не нужно заполнять: