Когда требуется объяснительная записка

Собрание наиболее значимых документов по запросу Когда требуется объяснительная записка (нормативные акты, формы, статьи, экспертные консультации и многое другое).

• Трудовая дисциплина:
• Акт о нарушении трудовой дисциплины
• Акт о невыполнении должностных обязанностей
• Акт о невыходе на работу
• Акт о появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения
• Акт о проведении служебного расследования по факту нарушения трудовой дисциплины
• Показать все
• Трудовая дисциплина:
• Акт о нарушении трудовой дисциплины
• Акт о невыполнении должностных обязанностей
• Акт о невыходе на работу
• Акт о появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения
• Акт о проведении служебного расследования по факту нарушения трудовой дисциплины
• Показать все

Формы документов

Судебная практика

Перечень позиций высших судов по статье 64 АПК РФ «Доказательства». Позиции о письменных и вещественных доказательствах, объяснениях участников дела, других документах и материалах, представляемых в качестве доказательств в арбитражный суд (ч. 2 ст. 64 АПК РФ).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Назначение объяснительной записки

Обычно нарушения, требующие пояснения от сотрудника, являются серьезными и могут привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения. Чтобы избежать этого и объективно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит предоставить письменные объяснения.

Согласно статье 193 ТК РФ, у работника есть 2 рабочих дня для подачи объяснений. В противном случае работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание, задокументировав это соответствующим приказом.

Объяснительная записка может защитить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем. Более того, документ служит доказательством в случае обращения одной из сторон в суд.

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободной форме, но в ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

• сведения о предприятии;
• информация о руководителе и провинившемся сотруднике;
• дата проступка;
• пояснения.

Чем более убедительной будет основная часть, тем лучше для работника. В качестве аргументов лучше всего использовать доказательства, имеющие письменное подтверждение, например, при опоздании на работу — справку из медицинского учреждения или чек из автосервиса с датой и временем ремонта и т.д. Также положительную роль играет раскаяние в нарушении (если в нем есть вина сотрудника) и обещание исправиться и не допускать подобных ошибок в будущем.

Если сотрудник не считает себя виновным, это также нужно отразить в объяснительной, приложив все необходимые доказательства своей невиновности.

Объяснительную записку можно писать от руки или напечатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее, так как именно его требуют опытные кадровики и юристы. В любом случае объяснительная должна быть подписана «живой» подписью сотрудника с обязательной расшифровкой.

Объяснительная записка должна быть написана в двух экземплярах: один передается работодателю, а второй остается у сотрудника после того, как работодатель поставит на обоих копиях отметку о получении.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства обладает стандартной структурой и не должна вызвать значительных сложностей при составлении.

В «шапке» документа, в правом верхнем углу, необходимо указать информацию об адресате.

1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
2. Затем пишется полное название организации с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
3. После этого аналогичным образом оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятие, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки необходимо написать наименование документа с кратким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно указать только факты и причины проступка. При этом следует стараться дать корректное объяснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также упомянуть. Писать много и очень подробно не стоит, так как никто не будет читать несколько страниц текста. Более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Каким образом работодатель должен запросить объяснительную?

Закон не определяет конкретного способа. Однако, делопроизводство представляет собой документ, и проверяющие органы советуют оформлять его в письменной форме, чтобы избежать конфликтной ситуации, которая впоследствии будет рассматриваться в суде. Именно работодатель обязан будет доказать, что он запрашивал объяснительную у работника.

Хотя в суде факт устного запроса объяснений может быть подтвержден соответствующим актом и свидетельскими показаниями, поэтому работнику лучше предоставить объяснение.

Сколько времени дается на написание объяснительной?

Работник должен предоставить объяснение в течение двух рабочих дней (ст. 193 ТК РФ).

Как производится отсчет двух рабочих дней?

С учетом судебной практики: день запроса объяснений не включается в двухдневный срок их предоставления.

Если работник работает по графику сменности, какие дни считать рабочими?

По мнению Роструда, необходимо учитывать дни, которые по графику сменности являются для сотрудника рабочими.

Можно ли затребовать объяснительную в период простоя?

Период простоя не является временем отдыха и относится к рабочему времени, поэтому работодатель может затребовать объяснительную в этот период.

Можно ли требовать объяснительную в период временной нетрудоспособности?

Верховный Суд РФ в 2020 году постановил: запрашивать объяснения у работника в период его нетрудоспособности нельзя.

Согласно ч. 3 ст. 193 ТК РФ, дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, исключая время болезни работника, пребывания в отпуске, а также время, необходимое для учета мнения представительного органа работников.

Так как данное положение исключает из срока применения дисциплинарного взыскания не только период болезни, но и отпуска, не следует запрашивать объяснительную во время отпуска работника.

Можно ли дать объяснение в устной форме?

Нужно ли писать объяснение или лучше отказаться?

Документ, который обязательно нужно написать – это объяснительная. Отказ от написания может навредить работнику, так как не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Работодатель составит соответствующий акт.

Очень важен текст объяснительной – пишите ее не для работодателя, а для суда!

Что указать в тексте объяснительной?

Работнику рекомендуется ответить на следующие вопросы:

1. Имело ли место нарушение?
2. Какие обстоятельства и причины нарушения?
3. Какова степень вины работника?
4. Есть ли свидетели?
5. Каково отношение работника к нарушению?
6. Как связан работодатель с этим дисциплинарным взысканием? (Работодатели часто обвиняют работника в том, где сами виноваты).
7. Каково отношение работника к дальнейшей работе?

Что еще следует указать в объяснительной и почему?

В конце объяснительную лучше дополнить следующим текстом:

Я не отказываюсь и никогда не откажусь ознакомиться под подпись с актами, служебными записками, докладными и любыми другими документами, которые работодатель оформит в этой ситуации.

Это необходимо, чтобы в суде не появились «новые» документы.

Может ли содержание объяснительной повлиять на решение работодателя?

Не стоит надеяться, что содержание объяснительной предотвратит применение дисциплинарного взыскания. Все зависит от целей работодателя.

Надеемся, вы сделаете вывод о необходимости предоставлять письменные объяснения, если возникает вопрос о дисциплинарном взыскании. Если же вы столкнетесь с подобной или иной проблемой, обращайтесь на наш сайт за консультацией.