В процессе найма сообщить соискателю об отказе — важный момент, требующий деликатности. На каждом этапе подбора персонала то, как вы сообщите об этом решении, может иметь долгосрочные последствия для восприятия вашей организации. Будьте быстры и четки при передаче сообщения, так как задержка с ответом может заставить кандидатов почувствовать себя недооцененными.
Важно отправить соискателю индивидуальное письмо. Вместо того чтобы полагаться на общий ответ, составьте письмо таким образом, чтобы в нем было отражено признание их усилий. Например, вместо простого «мы выбрали другого кандидата» дайте конкретную обратную связь, которая подчеркнет их сильные стороны или области, в которых они могли бы улучшить работу. Это поможет поддержать профессиональный имидж и сохранит дверь открытой для будущих возможностей.
При написании писем с отказом придерживайтесь правил компании, чтобы обеспечить последовательность и профессионализм в каждом сообщении. Уважительный тон в сочетании с честными, но сочувствующими причинами решения может смягчить разочарование. Завершите письмо наилучшими пожеланиями в будущем и предложите кандидату подать заявку на другие должности, если они соответствуют потребностям компании.
Рекомендации по отклонению кандидатур
Уведомляйте кандидата незамедлительно, в идеале — в течение недели после принятия решения. Затягивание этого процесса может привести к ненужной путанице и разочарованию.
Составляя сообщение об отказе, будьте четкими, но тактичными. Избегайте использования расплывчатых формулировок, которые могут оставить кандидата в неясности относительно причин отказа. Вместо этого сосредоточьтесь на конкретном этапе процесса, на котором кандидат не соответствовал требуемым критериям. Такой подход помогает управлять ожиданиями и предоставлять конструктивную обратную связь.
Будьте прямыми, но внимательными
Важно сообщить о своем решении уважительно, даже если причина отказа не связана напрямую с квалификацией кандидата. Например, если должность была занята другим кандидатом, сообщите об этом, не подразумевая никаких личных недостатков. Избегайте излишне извиняющихся формулировок; вместо этого сосредоточьтесь на процессе принятия решения и на том, как команда пришла к своему выводу.
Предлагайте конструктивную обратную связь
При необходимости дайте обратную связь, чтобы помочь человеку в будущем. Будьте конкретны в своих предложениях и формулируйте их как возможности для роста, а не как недостатки. Например, «Мы выбрали другого кандидата с большим опытом работы в этой конкретной области, но ваш опыт в [X] впечатляет, и мы рекомендуем вам подать новую заявку, когда откроется другая должность, соответствующая вашим навыкам».
В некоторых случаях, в зависимости от результатов работы кандидата, предложение дополнительной обратной связи может способствовать поддержанию позитивных отношений, улучшая восприятие процесса подбора персонала в вашей организации.
Независимо от подхода, убедитесь, что кандидат знает, что его время было оценено по достоинству и что вы цените его интерес к этой должности. Завершите сообщение позитивной нотой, например, порекомендуйте кандидату оставаться на связи, чтобы узнать о будущих возможностях или продолжить достижение своих карьерных целей.
Как отклонить кандидата на основании стадии найма
На этапе отбора быстро уведомите соискателя кратким и уважительным сообщением. Отдайте должное его усилиям и потраченному времени, но укажите, что другой кандидат лучше подходит под требования вакансии. Держите сообщение в профессиональном ключе и избегайте лишних подробностей. Четкий и лаконичный отказ поможет человеку двигаться дальше, сохраняя позитивные отношения.
На этапе собеседования очень важно уточнить причину решения. Если кандидат показал хорошие результаты, но был выбран кто-то другой, объясните, что, хотя его навыки были оценены по достоинству, опыт выбранного кандидата в большей степени соответствует насущным потребностям роли. Сохраняйте вежливый тон, чтобы не оставить негативного впечатления.
Если отказ пришел после второго или последнего собеседования, предложите более персонализированное сообщение. Это свидетельствует об уважении к усилиям кандидата и может открыть двери для будущих возможностей. Дайте краткую обратную связь или предложения о том, как они могли бы улучшить свои навыки или какие умения они могли бы усовершенствовать для будущих ролей. В таком сообщении можно также порекомендовать кандидату подать заявку в будущем.
Кандидатам, которые не продвинулись дальше, всегда старайтесь получить ответ в разумные сроки. Затянувшийся отказ может вызвать разочарование и неудовлетворенность. Уважайте время кандидата, будьте прозрачны, даже если решение было принято на ранней стадии процесса. Прозрачность и своевременность важны для создания доверительных отношений с потенциальными нанимателями.
Независимо от стадии найма, убедитесь, что тон отказа соответствует ценностям компании. В любом случае общение должно отражать профессионализм и вежливость. Каждое сообщение должно выражать уважение к квалификации кандидата и предлагать вежливое завершение процесса рассмотрения его кандидатуры.
Правила написания письма-отказа кандидату
Начните письмо с четкого и уважительного начала, обращаясь к кандидату по имени. Избегайте безличных приветствий. Сразу же укажите цель письма, упомянув о решении, которое было принято по его заявке.
Ключевые элементы сообщения
- Тематическая строка: Будьте профессиональны и прямы. Например, «Обновление заявки — [название должности]».
- Вежливая благодарность: Выразите признательность кандидату за уделенное время и интерес к вакансии.
- Информация о решении: Четко укажите, что вакансия заполнена, избегая расплывчатых формулировок.
- Личное отношение: по возможности упомяните сильные стороны или навыки, отмеченные во время собеседования или в резюме.
Обратная связь и будущие возможности
- Обратная связь: Предложите конструктивные комментарии о том, почему кандидат не был выбран. Будьте конкретны, но тактичны.
- Поощрение: Поощряйте кандидата подавать заявки на будущие вакансии, которые могут лучше соответствовать его квалификации.
- Следующие шаги: При необходимости предложите соответствующие карьерные ресурсы или рекомендации по улучшению ситуации.
Завершите письмо на позитивной ноте, пожелав кандидату успехов в его будущих начинаниях. Подчеркните, что их анкета будет учтена при подборе кандидатов на будущие должности, если это возможно.
Как сообщить об отказе
Сообщите кандидату, как только будет принято решение. Важно отправить письмо с отказом в течение нескольких дней после принятия решения. Задержка с этим шагом может привести к путанице и создать негативное впечатление.
Составьте четкое и уважительное послание
В письме выразите признательность кандидату за то, что он потратил время и усилия на подачу заявки. Начните с четкого указания на то, что компания выбрала другого кандидата для продолжения работы. Избегайте расплывчатых или двусмысленных формулировок. При необходимости предложите конкретные причины принятого решения, но при этом постарайтесь, чтобы обратная связь была конструктивной и уважительной.
Следуйте рекомендациям компании и поддерживайте профессионализм
Убедитесь, что содержание сообщения соответствует политике компании в области найма. В зависимости от организации, вы можете включить в сообщение дополнительную информацию, например, призыв подавать заявки на будущие должности. Отметьте навыки и опыт кандидата, даже если они не соответствуют текущей должности.
Всегда выражайте признательность за интерес к роли. Оставляя дверь открытой для потенциальных будущих возможностей, вы поддерживаете положительный контакт с человеком.