Следует отметить, что формат гарантийного письма может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации и требований клиента. Тем не менее, есть некоторые общие принципы, которых нужно придерживаться при подготовке этого документа.
- Заголовок. В начале письма необходимо указать, что это гарантийное письмо на выполнение работ, а также дату его создания и место подписания.
- Информация о контрагенте. Далее нужно предоставить полную информацию о подрядчике (наименование организации, адрес и контактные данные). Также необходимо указать полные данные о заказчике, включая название организации, бренд и контактные данные.
- Детали контракта или проекта. В гарантийном письме должны быть отражены основные условия контракта или проекта, такие как объем работ, условия выполнения, стоимость и другие важные детали.
- Условия гарантии. Важной частью гарантийного документа являются условия гарантии. Здесь должны быть указаны срок действия гарантии, ответственность подрядчика и процедуры, которые заказчик должен соблюдать в случае возникновения гарантийного случая.
- Подпись и печать. В конце письма необходимо указать место для подписи подрядчика и проставления печати. При необходимости можно предусмотреть место для подписи заказчика.
Рекомендуем прочитать: Эффективная организация рабочего процесса с помощью образца журнала учета рабочего времени сотрудников
Следует помнить, что гарантийное письмо о выполнении работ является официальным документом, имеющим юридическую силу. Поэтому вся информация в письме должна быть точной и соответствовать фактическому состоянию. Несоблюдение условий, указанных в гарантийном письме, может повлечь за собой ответственность подрядчика.
Рекомендуем к просмотру:
- Как правильно продлить срочный трудовой договор — советы и примеры дополнительного соглашения
- Нецелевое использование бюджетных средств приводит к ответственности за последствия меры
- Значение и преимущества использования торговой марки в правовой защите
- Как получить отметку «AS» в водительском удостоверении и для каких целей она нужна
- Получите точную и быструю справку о кадастровой стоимости вашей недвижимости
- Справочник — Получение отсрочки от военной службы после окончания колледжа
Зачем необходимо сопроводительное письмо
В законодательстве нет указаний о том, что с документами обязательно нужно отправлять сопроводительное письмо. Однако его отправка может решить сразу несколько задач:
- Соблюдение правил делового этикета.
- Подтверждение передачи пакета документов. В канцелярии компании-адресата должны поставить отметку на сопроводительном письме, подтверждающую получение бумаг. Кроме того, письмо регистрируется в компании-адресате в журнале входящей корреспонденции.
- Перечисление отправляемых документов.
- Напоминание о сроках подписания акта выполненных работ.
Таким образом, рекомендуется проявить деловую этику, одновременно защитив интересы своей компании, получив отметку на своем экземпляре сопроводительного письма.
Формулировки, которые можно использовать в письме
Особое внимание следует уделить формулировкам в сопроводительном письме. При написании не следует использовать разговорную лексику, только стандартные выражения официально-делового стиля. В письме не должно быть ошибок.
Указание на факт отправки акта выполненных работ можно оформить следующим образом: «Сообщаем Вам, что работы по … окончены, высылаем акт …», «Предоставляем Вам акт …».
Напоминание о сроках можно выразить такими фразами: «Просим подтвердить получение в течение … рабочих дней», «Прошу согласовать и возвратить подписанный экземпляр в срок», «Просим рассмотреть и подписать акт …».
Внимание! Важно обращаться к адресату по имени и отчеству.
Пример
Общество с ограниченной ответственностью «Гермес»
Юридический адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889
Генеральному директору ООО «Афродита»
Пушину Роману Романовичу
Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда №67-К от 20.10.2019 г. в двух экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть один экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма.
Напоминаем также, что согласно п. 8.7 договора подряда №67-К от 20.10.2019, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи либо обоснованный отказ от подписания в установленный срок (10 рабочих дней), работы считаются выполненными подрядчиком и принятыми заказчиком.
- Акт приема-передачи выполненных работ №45 от 26.11.2019 в двух экземплярах на 2 листах.
С уважением,
генеральный директор ООО «Гермес»
Самойлов Николай Николаевич
Этапы оформления письма о переносе сроков
Для начала определите, что задержка в выполнении ваших обязательств по договору неизбежна. Выясните причины просрочки и возможные пути их устранения. Определите реальные сроки выполнения договора. Описав проблему и пути ее решения в письме о переносе сроков, направьте его вашему контрагенту с предложением согласовать новые даты. Письмо должно быть отправлено на все известные адреса контрагента и продублировано по электронной почте.
Убедитесь, что контрагент получил письмо с просьбой о переносе сроков выполнения работ. Это можно сделать, передав письмо через офис контрагента с регистрацией или отправив его заказным письмом с уведомлением о вручении.
После отправки письма постарайтесь получить от контрагента письменное подтверждение новых дат. Это может быть:
- ответное письмо с подтверждением новых дат,
- дополнительное соглашение к договору,
- протокол по результатам переговоров.
Особенности внесения изменений в условия контрактов зависят от их конкретных условий. Особенно важно соблюдать процедуру при исполнении договора на государственные и муниципальные нужды по закону № 44-ФЗ. Правило об изменении существенных условий контракта на 2023 год не продлили (п. 4 ст. 8 Федерального закона от 08.03.2022 № 46-ФЗ).
Если контрагент подтверждает перенос сроков, это значительно снижает вероятность споров в будущем. Приложите усилия для мирного урегулирования ситуации. Нерешенная просрочка выполнения обязательств может привести к штрафным санкциям, расторжению договора и судебному разбирательству.