Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте

Если работник отсутствует на рабочем месте без объективных и уважительных причин, это рассматривается как прогул. Прогулы регулируются трудовым законодательством, а именно частью 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, а также подпунктом «б» пункта 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 года.

Согласно установленным законодательством нормам, можно выделить определенные случаи, которые рассматриваются как прогул:

• Если работник отсутствует на своем рабочем месте весь рабочий день, независимо от того, как долго это занимает, это считается необоснованным отсутствием. Даже если работник отсутствовал всего несколько часов, это все равно считается необоснованным.
• Если в течение рабочего дня (смены) проходит более 4 часов подряд, то рекомендуется вычесть время обеденного перерыва именно из этого времени отсутствия на рабочем месте.

Необходимо подчеркнуть, что оценку справедливости причин отсутствия осуществляет работодатель, принимая во внимание нормы трудового законодательства (согласно Письму Роструда от 21 октября 2008 года № 5916).

Признаваемыми факторами можно считать следующие:

• Если работник обладает медицинскими документами или больничным листом, то его заболевание будет учтено.
• Если бы действительно возникли плохие погодные условия или технические проблемы, которые помешали мне приехать на работу вовремя, то я бы не смог прибыть вовремя на работу.
• Из-за отсутствия проездных билетов мне не предоставляется возможность вернуться на рабочее место, хотя я предупредил об этом работодателя.

Чтобы работодатель смог оценить уважительность причины отсутствия, ему следует попросить работника предоставить объяснительную записку или иные документы, подтверждающие уважительность причины. Если работник не согласен с оценкой работодателя, он может обжаловать это решение в соответствии с установленными процедурами.

Как оформлять такую объяснительную записку

Обычно документ создается в произвольной форме, преимущественно вручную. В правом верхнем углу указывается адресат – глава организации или структурного подразделения, а ниже – ФИО сотрудника и его занимаемая должность.

Пожалуйста, обратите внимание! Указание имени и должности отправителя, то есть автора записки, допускается в родительном падеже с предлогом «от» или без него — оба варианта являются правильными.

Середина страницы предназначена для размещения названия документа — пояснительной записки. Непосредственно под ним следует указать заголовок «Отсутствие на рабочем месте». Затем следует кратко изложить обстоятельства и причины отсутствия. В случае возможности, лучше предоставить документальное подтверждение. Важно указать точное время, когда сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте: с какого именно времени до какого, а также продолжительность данного отсутствия.

В ситуации, когда сотрудник несет ответственность за произошедшее, наиболее правильным будет признать свою вину и выразить решимость не повторять подобные действия в будущем. Для закрепления этого факта документ подписывается собственноручно работником и датируется.

Объяснительная записка на работу в 2025 году

В 2025 году возникла ситуация, когда работник пришел на работу с опозданием и забыл надеть защитную каску или не соблюдал инструкции. Чтобы избежать наказания, мы хотели бы узнать, как правильно составить объяснительную записку и обратиться за советом к специалисту.

Каждый руководитель стремится к тому, чтобы его подчиненные соблюдали установленную дисциплину, приходили на работу вовремя и выполняли свои трудовые обязанности. Однако, не всегда все идет гладко, и бывает, что сотрудники нарушают установленные правила, что заставляет руководство разбираться в причинах такого поведения. Возникает вопрос, важно ли написание объяснительной записки в 2025 году и стоит ли отказываться от этой практики. Для ответа на этот вопрос обратимся к мнению эксперта.

Полезная информация об объяснительных записках

Популярные вопросы и ответы

Как долго можно хранить объяснительную записку?

Сроки хранения документов варьируются. Они зависят от причины написания объяснительной записки и от последующих действий: было ли дано продолжение записке или нет. Обязательные сроки хранения документов организаций установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Объяснительная записка, если ее предоставил сотрудник, является частью документов о дисциплинарных мерах. Для таких документов установлен срок хранения в течение трех лет.

Обязанность сохранять в учреждении объяснительные записки, составленные при расследовании служебных ДТП, продолжается не менее пяти лет. Если же ДТП приводит к значительному материальному ущербу и травмам людей, то эти документы должны храниться постоянно.

В целях противодействия коррупции установлено несколько типов пояснительных документов для государственных и муниципальных служащих, которые подлежат хранению не менее пяти лет.

Возможно ли в офисной среде отказаться от необходимости предоставлять письменное пояснение о происходящем?

Вы можете отказаться от написания и представления объяснительной записки по своему усмотрению. Если вы принимаете решение отказаться от этого, то работодатель обязан в соответствии с действующим порядком составить письменный акт о вашем отказе. Такой акт не представляет ничего угрожающего или страшного. Его цель — сохранить документ, который подтверждает, что вам была предоставлена возможность дать объяснения по случившемуся. Если акт не будет составлен, то законность наложения дисциплинарного взыскания, включая увольнение, может быть оспорена в суде.

Стоит ли составлять оправдание за свою задержку?

Предположим, что согласно условиям трудового договора вы обязаны соблюдать определенный график работы, но в этот раз опоздали и нарушили его. В таком случае, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание в вашем отношении и запросить у вас объяснительную записку. Однако, как уже упоминалось, решение о написании этой записки остается на ваше усмотрение.

1. В соответствии с положениями, изложенными в статье 193 Трудового кодекса Российской Федерации, устанавливается четкий порядок введения дисциплинарных мер в организациях. Данная статья содержит подробные указания по применению дисциплинарных взысканий и определяет права и обязанности работодателя и работника в этом процессе. Для более подробной информации обращайтесь к официальному документу на сайте sudact.ru/law/tk-rf/chast-iii/razdel-viii/glava-30/statia-193/.
2. Приказ №236 от 20.12.2019 года, выданный Федеральным архивным агентством, утверждает Перечень типовых архивных документов, которые формируются в процессе работы государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Ссылка на официальный источник: publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202002070036

Другие справочники по работе с персоналом

При ознакомлении с образцом объяснительной записки, необходимо обратить внимание на следующие справочники, которые окажут помощь в выполнении работы.

В следующем параграфе мы приведем полезные рекомендации по составлению объяснительной записки, а также предоставим примеры различных документов, которые были составлены нашими сотрудниками в различных ситуациях.

Кадровые документы — онлайн

Одним из наиболее часто встречающихся нарушений, требующих пояснения, является отсутствие на рабочем месте, включая опоздания и прогулы. В таких ситуациях, при принятии решения о применении дисциплинарной ответственности, необходимо определить, было ли пропущенное время соответствующим рабочим графиком сотрудника. Это достаточно просто, если работодатель функционирует в рамках обычной пятидневной рабочей недели. Однако, в нестандартных случаях, график работы может быть сложным для составления и анализа. Например, в случае установления гибкого рабочего графика, сокращенного рабочего дня или нерегулярной продолжительности рабочего времени.

• Комплект необходимых бумаг для проведения процедуры увольнения по причине систематического пропуска работника рабочего места без уважительных обстоятельств.
• Необходимый пакет документов для официального увольнения по причине потери доверия
• Как эффективно использовать меры дисциплинарного воздействия?

Когда нужна объяснительная

Объяснительные пишутся при наступлении двух ситуаций.

Обычно руководитель требует от сотрудника написать объяснительную записку, если тот совершил ошибку, например, опоздал на работу, прогулял ее или сделал что-то еще неправильное. Хорошо составленный документ поможет разъяснить работодателю причины такого проступка.

Необходимо соблюдать определенную процедуру при принятии решения о применении любого дисциплинарного взыскания.

• Вначале сотруднику сообщают о необходимости составить письменное объяснение. Срок на это выделен равный двум рабочим дням.
• Если работник не успеет выполнить свои обязанности в срок или вообще не предоставит объяснение, работодатель составит документ о том, что объяснение отсутствует.

Отказ от написания объяснительной записки не освободит от наказания, а лишь усложнит процедуру. Работодатель не может просто выдать приказ о выговоре. Ведь сотруднику, совершившему нарушение, предоставляется право на выражение своей точки зрения или признание своей вины. Для этого требуется написание объяснительной записки.

В Трудовом кодексе определены три вида наказаний: замечание, выговор и увольнение. Срок действия наказания составляет один год с момента его назначения. Если в течение этого срока новое наказание не было применено, то предыдущее автоматически считается отмененным. Несмотря на то, что лишение премии не включено в перечень наказаний, в некоторых случаях нарушивший правила сотрудник может быть лишен выплаты. Это объясняется тем, что работодатель имеет право указать отсутствие недействующего дисциплинарного наказания как одно из условий начисления премии. Это условие должно быть зафиксировано в трудовом или коллективном договоре, а также во внутренних документах компании.

Если в неприятной ситуации участвуют несколько людей, работодателю потребуются объяснения, чтобы понять, что произошло на самом деле. Поэтому ему попросят написать объяснительные письма не только непосредственных участников, но и свидетелей.

Структура

В правом верхнем углу листа следует указать информацию о руководителе и наименование организации. Ниже необходимо указать свою фамилию, имя, отчество и должность.

В центре листа расположено название документа «Разъяснительная записка».

В данном документе представлена суть происшедшего, причины и моя личная роль в текущей ситуации. Если в происшествии были замечены другие лица, они также указаны. Описываются последствия нарушения, которые могут помочь смягчить ответственность в случае, если они незначительны или отсутствуют полностью. Также возможно указание места, где данное письмо было составлено, например, если я нахожусь на больничном. Если данная объяснительная записка была составлена по устному указанию, это также должно быть отражено.

4. Укажите дату, место проживания, полные данные вашего ФИО и поставьте подпись.

5. Приложите к объяснительной записке максимальное количество документов, подтверждающих ваши слова. Включите медицинские справки, акты о дорожно-транспортных происшествиях и другие соответствующие документы. Однако, вы не обязаны предоставлять документы, подтверждающие вашу вину.

Отказ от объяснительной

Если сотрудник отказывается давать объяснения, работодатель должен сформировать комиссию, включающую не менее трех человек, которая составит акт. Подписью сотрудник подтверждает ознакомление с актом. В случае если сотрудник также отказывается подписывать акт, члены комиссии отразят данную ситуацию в акте.

Отказ от предоставления объяснений обычно воспринимается негативно и приводит к конфликту с работодателем. Вероятнее всего, начальство придет к выводу, что работник не испытывает сожаления из-за случившегося, не извлекает урок из своих действий и есть вероятность повторения подобного проступка в будущем. Кроме того, отказ работника от написания объяснительной может привести к проблемам при оспаривании наложенного взыскания.

Актуальные вакансии на сегодняшний день

• Поиск квалифицированных работников
• Эта организация не имеет аналогов в своей области деятельности. Ее инновационные решения и экспертное знание делают ее лидером на рынке. Компания добилась высоких результатов и имеет безупречную репутацию. Каждый проект, сделанный компанией, отличается высоким качеством и индивидуальным подходом. Партнеры и клиенты оценивают ее профессионализм и надежность. Компания стремится к постоянному развитию и поиску новых возможностей для своих клиентов. Все это делает ее неповторимой и востребованной на рынке.
• Помощь
• Список доступных рабочих мест
• Продвижение бренда в сети
• Спецификации для программного обеспечения
• HeadHunter, обеспечивающий безопасность
• API HeadHunter — это программа-интерфейс приложений, предоставляемый крупнейшим российским рекрутинговым сайтом HeadHunter. Он позволяет разработчикам интегрировать функциональность HeadHunter в свои приложения или сервисы. С помощью HeadHunter API можно получать информацию о вакансиях, компаниях, резюме и других данных, предоставляемых HeadHunter. Это удобный способ получить доступ к базе данных HeadHunter и использовать ее в своих собственных проектах. API HeadHunter предоставляет различные методы и запросы для выполнения поиска, фильтрации и сортировки данных, а также возможность получать уведомления о новых вакансиях или изменениях в базе данных. Использование HeadHunter API позволяет существенно упростить процесс поиска и анализа вакансий и резюме, а также повысить эффективность работы с данными HeadHunter.
• Партнерам
• Инвесторам
• Список предприятий
• Исследование социально-экономических сфер обозначает, что существует множество разнообразных профессий, требующих разных навыков и компетенций. Разнообразие работ по профессиям позволяет людям выбирать сферу деятельности, которая соответствует их интересам, талантам и потенциалу. Важно понимать, что каждая профессия имеет свои особенности и требует определенных знаний и умений. Работа по профессиям не только обеспечивает существование и финансовую независимость, но и является основой личностного и профессионального развития. Это позволяет каждому человеку внести свой вклад в развитие общества и достичь успеха в своей сфере деятельности.
• Работа возле станции метро

• Завершенное представление о себе
• казалось бы, одинаковы, но на самом деле они имеют свои особенности и преимущества.
• Профориентация
• Активизация резюме
• Я бы хотел присоединиться к вашей команде в качестве сотрудника.
• Календарь рабочих дней
• специалистические рекомендации

• сегодняшнего дня занимает важное место в экономике страны. Его состояние больше не может быть игнорировано, поскольку оно непосредственно влияет на благосостояние населения и уровень развития государства в целом. Процесс работы и поиск занятости являются неотъемлемой частью жизни каждого человека. Создание и поддержание благоприятных условий для развития рынка труда становится все более актуальным для общества.
• Рабочий коллектив как уникальный мир
• ИТ-проекты
• Оценка предприятий Российской Федерации со стороны трудящихся

• Профессиональное развитие для перспективных молодых профессионалов
• Образовательное учреждение, специализированное в области компьютерного программирования.
• Профессиональное развитие в секторе социального направления

• Этика и соблюдение правил поведения
• Предоставление сервиса
• Использование онлайн-площадок
• Охрана конфиденциальной информации
• Договор с пользователем

На площадке hh.ru активно используются инновационные методы работы (современные подходы к обработке, систематизации и анализу данных, связанных с интересами пользователей, проживающих в России), которые помогают предлагать рекомендации пользователю и обеспечивать максимально удобный поиск работы и вакансий.

Какие советы вы дадите работникам, которым надо оформить объяснительную

Необходимо составлять пояснительную записку только в тех ситуациях, когда работодатель требует объяснений от вас или у вас есть подтверждения о том, что произошедшее произошло по причине непреодолимых обстоятельств, не зависящих от вас.

Соблюдайте осторожность, так как данным документом вы подтверждаете свое несоответствие прямым обязанностям или нарушение трудовой дисциплины. Если ваши доказательства невиновности будут недостаточными, то вам могут налагать дисциплинарные взыскания в соответствии со статьей 192 Трудового Кодекса: замечание или выговор, которые впоследствии могут привести к увольнению «по статье».

Необходимо учесть, что сотруднику предоставляется два дня на подготовку объяснительной записки. В случае, если работодатель не предоставит достаточно времени для составления данного документа, возможно обжалование дисциплинарного взыскания в соответствии с пунктом 193 Трудового кодекса.

Если начальник не просит о пояснениях, то нет нужды самостоятельно подавать объяснительную записку. Зачем создавать себе лишние сложности?

У вас также есть возможность отказаться от составления объяснительной записки, если у вас отсутствуют доказательства вашей невиновности. В этом случае будет составлен акт. Однако стоит иметь в виду, что если работодатель установит вашу вину и решит применить дисциплинарное взыскание, то ничто не помешает ему выполнить это решение.

Поделитесь шаблоном «идеальной объяснительной»

В мире нет абсолютно идеальных шаблонов. В большинстве случаев, люди пишут объяснительные письма из-за того, что опоздали на работу или прогулку. В подобных ситуациях важно ясно и точно изложить причину своего опоздания. В конечном счете, ключевым фактором является краткость и ясность сообщения.

Моё появление на рабочем месте было задержано 23.08.2022 в течение одного часа по причине неисправности и ремонта моего личного автомобиля. Я прилагаю копии соответствующих документов от ГИБДД.

Важно помнить о том, что всякий раз, когда возникает необходимость доказать свое физическое или психическое состояние, необходимо представить соответствующие официальные документы. Такие документы могут включать в себя лист нетрудоспособности, выданный медицинским учреждением, справку от транспортной компании, подтверждающую факт задержки или проблемы с доставкой, или любые другие документы, которые могут подтвердить вашу ситуацию. Эти официальные документы являются неотъемлемой частью процесса подтверждения и помогут вам защитить свои права в соответствующих ситуациях.

В объяснительном тексте требуется включить следующую информацию:

• позиция главы;
• название компании
• Имя-отчество-фамилия руководителя;
• Должность и полное имя работника;
• день создания;
• середина указана как «Объяснительная записка»;
• Изложение текущего положения дел;
• Это личная подпись с декодировкой.

Если речь идет о пояснении причин невыполнения трудовых функций или обязанностей, то в записке можно указать следующее:

• вам не хватало всех необходимых инструментов для выполнения задачи;
• вы остались без необходимого оборудования;
• По причине отсутствия подробных указаний или отказа других руководителей предоставить необходимые данные, вы оказались не в состоянии успешно выполнить возложенную задачу.

Важно донести информацию о причинах и условиях происшествия, подчеркнуть свою невиновность, представить доводы в свою пользу, а также приложить соответствующие документы.