Создавать деловое предложение необходимо следуя правилам официальной этикетки, отличающимся от написания письма другу или родственнику. Важно использовать формальное приветствие.
Какое приветствие выбрать, зависит от того, кого вы обращаетесь. Если это живой человек, то лучше будет прибавить его полное имя и отчество к фразам вроде «Здравствуйте, …», «Уважаемый …», «…, мы рады приветствовать вас!».
Лучше исключить упоминание фамилии или включить ее в заголовок, поскольку такое обращение может вызвать негативные эмоции у получателя. Если получателем является юридическое лицо, то рекомендуется использовать нейтральное приветствие.
Текст приветствия должен быть отмечен особым образом, но не слишком отклоняться от остального шрифта. Можно использовать курсив или подчеркивание для выделения этой части.
Заголовок
В начале письма размещается заголовок, которой символически отделяется от основного текста и указывает на то, что будет обсуждаться в письме. В коммерческом письме, призванном привлечь новых клиентов, заголовок может отражать преимущества компании, которые делают ее уникальной среди других конкурентов. Например, строительная компания может использовать такой заголовок: «Мы предлагаем лучшие строительные материалы на рынке по оптимальному соотношению цены и качества».
Составление заголовка: 4U правило для понятных и лаконичных заголовков, которое подразумевает принципы полезности, срочности, специфичности и уникальности.
будет сохранен, но оно будет выражено иными словами и структурой.
В письме необходимо подробно описать свою деятельность или продукцию, суть предложения о сотрудничестве.
Необходимо также обозначить ваши намерения и планы, связанные с сотрудничеством, чтобы привлечь внимание адресата.
Одним из ключевых элементов достижения эффективного письменного общения является способность передать суть предложения в краткой и лаконичной форме. Желательно, чтобы текст не был перегружен эпитетами и лишними словами. Будет оптимально, если количество предложений для раскрытия смысла составит от трех до пяти. В деловом стиле рекомендуется избегать излишеств в описаниях и ограничиться минимумом слов, но сохранить информативность и четкость.
Приманка для получателя
После того как мы разъяснили цель и содержание предложения, следует привлечь внимание потенциального заказчика.
После подписания соглашения о партнерстве, возможно, стоит описать ситуацию, которая возникнет, а также показать преимущества, доступные компании. Например, можно упомянуть о повышении прибыли, эффективности работы и привлечении новых клиентов. Важно, чтобы обещания были достоверными и основанными на реальности, не стоит обманывать партнеров и давать ложные надежды.
Следуя чертежу из трех составных частей, можно применить следующий план: акция, польза, ограниченный срок. Гарантируйте заказчику, что, по подписанию соглашения о взаимодействии в заданные рамки времени, он будет получать определенные преимущества.
Контакты
Важно включить полную контактную информацию в конце сообщения для удобства связи. Рекомендуется указывать все данные сразу, включая номер телефона, адрес офиса, факс, адрес электронной почты и ссылки на социальные сети.
Увеличивая количество доступных способов общения, вероятность получения ответа на ваше письмо становится выше.
Благодарность
Мы хотели бы выразить благодарность за ваше время, потраченное на ознакомление с предложением. Мы придерживаемся делового этикета и ценим ваше участие.
большей частью
Основной содержательный раздел может включать в себя:
- Данное предприятие было основано в прошлом веке и занимается разработкой и производством товаров.
- Важно обратить внимание на престижные организации, которые являются основными заказчиками данной компании.
- Для получения информации официального характера вам рекомендуется обратиться к официальному сайту.
Текст рекомендуется структурировать на отдельные абзацы или пункты, чтобы облегчить восприятие его содержания читателем. Кроме того, следует ограничиться таким объемом текста, который можно разместить на одном листе формата А4, поскольку маловероятно, что кто-то будет читать громоздкие тексты.
Необходимая информация.
Помимо предложения требуется включить следующую информацию в заголовке письма или в его конце:
- наименование организации;
- контактная информация организации;
- Должность и полное имя лица, отправляющего или представляющего информацию.
Как достичь превосходства над конкурентами путем формулировки уникальных особенностей
В деловом письме могут быть представлены два типа конкурентных преимуществ: природные и искусственные. Натуральные достоинства включают неотъемлемые плюсы, которые могут быть подтверждены, например, ценами, клиентами и репутацией. Искусственные преимущества, в свою очередь, представляют возможные бонусы, такие как акции и скидки.
В предложении о совместной работе можно отсылаться и к первому, и ко второму варианту.
Пример письма о приглашении к сотрудничеству
Представляю вашему вниманию образец партнерского письма для поставки компьютерной техники:
Приглашение на совместную работу
Моё Ф.И.О. — _______________, и я занимаю должность ____________________.
На протяжении многих лет наша фирма, известная как _______________, успешно занимается продажей компьютерных устройств, комплектующих и программного обеспечения. Основанная в _______ году, мы с гордостью сообщаем о наших поставках для более чем _________ довольных клиентов, в числе которых есть такие известные и уважаемые компании, как ____________________. В нашем ассортименте вы найдете высококачественные компьютеры от ведущих мировых производителей, таких как _________ (перечислите несколько известных брендов), а также программное обеспечение, созданное всемирно известными компаниями, такими как _________ (перечислите несколько известных компаний).
У нашей компании представлены разнообразные образцы современного оборудования, способные эффективно решать различные задачи, присущие вашей организации.
При сотрудничестве с нашей компанией, Вам будет доступно самое передовое и надежное оборудование в кратчайшие сроки. Мы осуществляем доставку за один день для товаров со склада и до семи дней для товаров, заказанных по запросу.
Мы стремимся к долгосрочному и выгодному сотрудничеству, и готовы предложить вам невысокие цены (прилагается прайс-лист) и безупречное качество обслуживания (мы гарантируем 3 года на все наши товары и услуги).
Мы с удовольствием приветствуем возможность сотрудничества с вами!
Как с нами связаться: _________________________________________________ Главный руководитель _____________________ ___________________/___________ Подпись «__»__________ ____ год.
Разговор о создателе данной статьи
После окончания НФИ КемГУ в 2017 году Александра Челозерцева получила диплом по специальности «юриспруденция». Ее профессиональная карьера началась в качестве помощника арбитражного управляющего, занимающегося вопросами банкротства. Через полтора года она перешла в администрацию бизнес-центра, где заняла должность руководителя юридического отдела. Она осуществляет сопровождение бизнеса и решает юридические вопросы.
- Порядок и инструкции оформления документа, позволяющего получать товары и материально-технические ресурсы, сменились с 19 января 2025 года.
- Написание эффективного письма, в котором выражается намерение о сотрудничестве, является важным навыком.
- Как подать заявление на прекращение деятельности индивидуального предпринимателя в 2024 году.
- 18 декабря 2024 года настало время подготовить документацию о выполненных задачах
Общие правила написания предложения
Прежде всего, следует иметь в виду, что письмо является своеобразной «удочкой», его главная цель — привлечь внимание партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть увлекательным, содержательным и грамотно составленным. Идеальным вариантом является то, что после прочтения письма получатель заинтересуется и запросит коммерческое предложение или прайс-лист с перечнем товаров и услуг.
Мало того, что письмо относится к официальному документообороту и является частью деловой переписки, но и стандартного, унифицированного бланка для таких посланий не существует. Письмо о сотрудничестве может быть составлено по свободному стилю или в соответствии с разработанным предприятием шаблоном, исходя из целей, потребностей и возможностей компании. При составлении рекомендуется придерживаться простых правил делопроизводства, деловой этики и русского языка.
Рекомендуется вступить в письмо, обращаясь к получателю по имени и отчеству с использованием вежливого эпитета «уважаемый» или «уважаемая».
Естественно, перед началом написания следует узнать полное имя и занимаемую должность того сотрудника, которого нам требуется. После этого можно приступить к непосредственному составлению письма.
Важно отметить, что некоторые специалисты рекомендуют включать заголовок к тексту, однако это необязательно, особенно учитывая, что плохо составленный заголовок может стать препятствием для получателя (он просто может потерять интерес к дальнейшей информации). Поэтому мы пропустим этот шаг.
В основе письма должно быть ядро предложения. Нужно избегать размытых или излишне сложных фраз, длинных и запутанных предложений, специальных терминов. Все должно быть ясно, понятно и кратко.
Необходимо уделить особое внимание особенностям и преимуществам товара или услуги, которые делают его уникальным.
Достаточно указать только год основания и основные виды деятельности организации-отправителя. Вместо лишней информации можно упомянуть активных клиентов предприятия, которые имеют положительные отзывы (при этом желательно, чтобы это были известные компании). В конце письма рекомендуется предоставить ссылку на веб-сайт, где потенциальный партнер сможет найти все интересующие его дополнительные сведения.
Необходимо сохранить привлекательность внушения в тексте, однако не следует использовать сильное давление — его содержание должно быть вежливым и никоим образом не навязчивым.
Для более полного понимания текста рекомендуется разбить его на отдельные абзацы или короткие пункты. Важные и основные идеи могут быть упомянуты в начале или в конце, так как эти части текста легче запоминаются.
Исследования указывают на то, что адресаты таких писем обычно не тратят на них больше одной минуты времени (а это в самых благоприятных условиях).
При написании предложения о сотрудничестве важно помнить о том, что объем письма не должен превышать одну страницу. Поэтому не следует стараться включить в письмо все информацию о предприятии, товаре или услуге.
Что в письме должно быть обязательно
В послании обязательно следует включить некоторую информацию. К ней относятся:
- заголовок отправителя, наименование отправителя компании
- её контактные данные включают адрес и номер телефона для обратной связи.
- должность и полное имя его/ее представителя
Текст также может содержать приложенные документы, которые должны быть указаны в предложении, а также ссылки на законы, подзаконные акты, нормативные акты и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.
Правила оформления письма о сотрудничестве
Существует два способа составления предложения о сотрудничестве: письменное, при котором текст создается от руки (это устаревший метод, но иногда он оказывается эффективным), и печатное, когда содержание формируется на компьютере. Возможно, его можно выполнить на обычном листе бумаги формата А4 или на специальном бланке компании (второй вариант избавит от необходимости вносить вручную реквизиты фирмы).
Количество копий письма может быть любым, но все они должны начинаться с приветствия и заканчиваться подписью автора, то есть должностного лица, представляющего компанию-отправителя.
Если письмо содержит информацию о временно ограниченных акциях, скидках, бонусах и т.д., то необходимо указать дату, хотя она не является обязательной при отправке письма.
Не требуется вносить запись о письме о сотрудничестве в реестр исходящих документов.
Как отправлять письмо
Существует несколько возможностей для отправки письма.