Как составить должностную инструкцию

Согласно Письму Минтруда РФ от 25.04.2022 N 14-2/ООГ-2707, Трудовой кодекс РФ не регулирует необходимость ведения должностных инструкций, поэтому работодатель не обязан создавать данный документ.

Однако Роструд рассматривает должностную инструкцию как «важный инструмент регулирования трудовых отношений», который определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника (Письмо от 09.08.2007 N 3042-6-0).

Отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не влечет за собой ответственность, но может привести к негативным последствиям. Тем не менее, для некоторых профессий наличие должностной инструкции обязательно, например, для частных охранников (Закон РФ от 11.03.92 N 2487-I) и работников ядерных объектов (Приказ Ростехнадзора от 08.09.2015 № 343).

В должностной инструкции должны быть указаны исключительно деловые качества работника. Это поможет в случае необходимости доказать в суде обоснованность отказа в приеме на работу (п. 10 абз. 3 Постановление Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Кроме того, должностная инструкция позволяет работодателю объективно оценивать эффективность работника во время испытательного срока, распределять трудовые функции и определять, насколько добросовестно работник выполняет свои обязанности.

С учетом существующих рисков Роструд рекомендует:

• Разрабатывать должностные инструкции для каждой должности (включая вакантные), указанные в штатном расписании.
• Основываться на квалификационных характеристиках из Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих при разработке должностных инструкций.

Различия между должностной инструкцией и рабочей инструкцией

В Письме Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ уточняется, что «должностная инструкция» используется для определения содержания выполняемой трудовой функции работника на определенной должности.

Для определения содержания выполняемой трудовой функции рабочих применяются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Эти справочники необходимы для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим и составления программ по подготовке и повышению квалификации рабочих.

Эксперты Роструда советуют составлять должностные инструкции для определения содержания выполняемой трудовой функции работников на конкретных должностях, а для рабочих разрабатывать производственные (по профессии) инструкции.

Образцы должностных инструкций в 2024 году: полный справочник

Руководитель группы «Зарплата и кадры» портала buhsoft.ru. Опыт работы в коммерческой бухгалтерии более 7 лет, более 3 лет — в бюджетном секторе и разработке бухгалтерского ПО.

Скачайте образцы должностных инструкций на 2024 год. Полный справочник включает инструкции директора, бухгалтера, кадровика и других работников.

• Для чего составлять должностную инструкцию работника
• Как составлять должностную инструкцию работника
• Справочник должностных инструкций на 2024 год

Полный справочник включает более 100 инструкций для различных должностей. Если нужной инструкции нет, создайте свой вариант на основе подходящего образца. Мы объяснили, что учитывать и как составлять должностную инструкцию.

Должностная инструкция директора >>> Скачать бесплатно

Должностная инструкция главного бухгалтера >>> Скачать бесплатно

Должностная инструкция бухгалтера >>> Скачать бесплатно

Справочник должностных инструкций на 2024 год

Загрузите готовые должностные инструкции для руководителей компаний, бухгалтерских работников, офисного персонала и других сотрудников.

Должностная инструкция директора и его заместителя

Директор обладает уникальным статусом. С одной стороны, он является сотрудником, на которого распространяются все трудовые нормы. С другой стороны, директор имеет высшие полномочия по сравнению с другими работниками и может быть владельцем компании. В должностной инструкции директора важно учитывать, что многие его права и обязанности регламентируются законодательством. Некоторые из своих обязанностей и прав директор может делегировать своему заместителю и начальникам отделов.

Должностная инструкция главного бухгалтера

Как и у руководителя, функциональные обязанности главного бухгалтера определяются законодательством, и инструкция должна соответствовать его требованиям. Обязанности и права главного бухгалтера зависят от размера компании: он может руководить бухгалтерией, иметь одного-двух помощников или вести весь учет самостоятельно.

Должностная инструкция бухгалтера

Объем обязанностей бухгалтера варьируется в зависимости от размера компании:

• В крупной компании бухгалтер работает в составе бухгалтерии и обычно отвечает за определенный участок учета,
• В средней компании бухгалтер может вести весь учет самостоятельно, без помощников,
• В малом бизнесе бухгалтер часто совмещает функции кадровика, юриста, секретаря и выполняет множество других задач.

Должностная инструкция кадровика

Обязанности кадровика зависят от размера компании. В крупной организации кадровик может заниматься определенным участком кадровой работы, например, подбором персонала. В небольшой компании кадровик ведет весь учет и часто выполняет обязанности по воинскому учету и охране труда.

Инструкции могут быть составлены на основе требований профстандарта, но в частных компаниях это не обязательно. Профстандарт применяется в бюджетных организациях, а также в страховых компаниях, банках, ПИФах и некоторых других организациях.

Должностная инструкция секретаря

Обычно обязанности секретаря включают решение организационных вопросов, документооборот и ведение переписки. Секретарь может выполнять информационно-аналитические и другие функции, возложенные на него руководителем компании. Нередко в обязанности секретаря входит также роль личного помощника.

Изменения для бухгалтера в 2025 году

Редакция журнала «Главбух» подготовила статью о предстоящих изменениях для бухгалтеров. Эксперты Системы Главбух создали удобный справочник по всем нововведениям, запланированным на 2025 год. Вас ждут приятные изменения! Статья и справочник помогут вам быстро разобраться в новых правилах, избежать штрафов и работать эффективно.

Основные виды организационно-распорядительных документов. Инструкция

Инструкция – это нормативный правовой акт организации, устанавливающий правила, регулирующие организационные, технические (технологические или иные специальные) аспекты деятельности организации, ее структурных подразделений и сотрудников.

Инструкция как вид документа

Инструкции разрабатываются по различным направлениям и участкам деятельности организации, и в практике управленческой деятельности их принято делить на две категории: организационные инструкции и технические инструкции. Во вторую категорию входят инструкции, объясняющие правила эксплуатации различных устройств. Эти документы являются руководствами по эксплуатации или эксплуатационными инструкциями.

Разработка инструкций может быть предписана другими нормативными или распорядительными документами, которые служат основой для их создания. Например, согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», п. 3), каждый федеральный орган исполнительной власти разрабатывает инструкцию по делопроизводству, учитывая условия и специфику своей деятельности, и утверждает ее руководителем после согласования с федеральным органом в области архивного дела.

Инструкции по охране труда в организации разрабатываются на основе межотраслевых или отраслевых инструкций и правил по охране труда.

Правильная и рациональная организация документооборота влияет на скорость доставки документов до исполнителей, руководителей и заинтересованных должностных лиц.

Инструкции, в отличие от правил, положений и регламентов, устанавливают порядок выполнения конкретных видов работ, причем выделяемые в инструкции операции должны быть взаимосвязаны в рамках одного процесса или совокупности процессов. Инструкции обычно используются работниками постоянно, поэтому они должны быть написаны четко, ясно, понятно и, по возможности, кратко, чтобы избежать различных толкований. Установленные в инструкциях правила и требования обязательны к исполнению. Контроль за соблюдением инструкций осуществляется руководством структурного подразделения и организации.

Поскольку инструкции устанавливают порядок выполнения работ, работники при приеме на работу должны быть ознакомлены с ними под роспись. Ознакомление с инструкциями проводится каждый раз после их переработки или утверждения новой инструкции взамен старой. Кроме того, инструкции, которых может быть много, должны быть доступны для работников. Для этого их, как и другие нормативные документы, размещают на сайте организации в составе нормативной базы.

За разработку инструкции обычно отвечает подразделение или специалисты, в чью зону ответственности входит выполнение того вида работы, деятельности или процесса, который описывается в инструкции.

Например, служба делопроизводства (ДОУ) отвечает за разработку инструкции по делопроизводству.

Применять инструкции в работе могут различные категории работников.

Процедура разработки инструкции включает несколько этапов:

• подготовка проекта инструкции;
• согласование проекта инструкции с заинтересованными подразделениями и лицами;
• в случае необходимости – экспертиза проекта заинтересованными организациями или лицами;
• утверждение инструкции руководителем организации;
• ознакомление работников с инструкцией и ее внедрение в деятельность организации.

Текст инструкции можно найти в №4 2013 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера».

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» – это ведущий ежемесячный журнал, направленный на повышение квалификации секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

В Системе Кадры вы найдете образцы самых востребованных писем с рекомендациями по их составлению от экспертов в области делопроизводства:

Зачем нужна должностная инструкция

Должностная инструкция — это необязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает конкретизировать отношения между работником и работодателем.

В должностной инструкции указываются обязанности работника, его подчиненность, права и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник четко понимает свои обязанности и права, а работодатель защищен на случай уклонения сотрудника от выполнения своих обязанностей.

Виды должностных инструкций

Должностная инструкция может быть индивидуальной или типовой.

Индивидуальная инструкция. В ней указаны имя конкретного сотрудника и его обязанности. Она полезна, когда несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Олег и Денис работают в автомастерской. В трудовых книжках у них написано «автомеханик». Однако Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели из-за недостатка квалификации, а использование Дениса для шиномонтажа нерационально из-за более высокой стоимости его работы.

Чтобы определить обязанности каждого, нужно составить отдельные должностные инструкции. Это поможет избежать ситуации, когда Олега заставляют ремонтировать двигатели, а Дениса увольняют за отказ от шиномонтажных работ.

Типовая инструкция. Подходит для сотрудников, выполняющих одинаковые задачи и взаимозаменяемых на одной должности.

На стройке работают десять разнорабочих. Они переносят строительные материалы, прокладывают кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь выполнять все перечисленные задачи. Для них можно составить типовую инструкцию. Это поможет работникам понять свои обязанности, а работодателю — легко заменить любого сотрудника, не выполняющего свои задачи.

Решение о необходимости индивидуальной или типовой инструкции принимает работодатель.

Что должно быть в должностной инструкции

Для бизнеса нет строгих требований к форме должностной инструкции. Структура документа предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Обычно структура должностной инструкции включает:

• заголовок;
• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• взаимодействие.

Заголовок. Указываются название организации или полные данные индивидуального предпринимателя (ФИО), дата утверждения документа и должность ответственного сотрудника. Документ может утверждать ИП, директор компании или назначенный им сотрудник.

Общие положения. В этом разделе описываются процесс назначения и увольнения сотрудника, требуемое образование и опыт, необходимые знания, соблюдение трудовых правил и кто выполняет его обязанности в период отпуска или болезни.

Функции и должностные обязанности. Необходимо детально описать задачи сотрудника. Избегайте общих формулировок: кондитер выпекает торты и готовит десерты согласно рецептам; редактор пишет статьи по заданной тематике; офис-менеджер закупает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.

Права. Указывается, что сотрудник может требовать в рамках своих обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может запросить у секретаря и какие задачи ставить сотрудникам других отделов, если те ему не подчиняются.

Ответственность. За что отвечает сотрудник: например, за своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кто его непосредственный руководитель. Например, для получения справок — к помощнику главного бухгалтера, а для разъяснения задач — к начальнику отдела.

Что еще нужно знать предпринимателю

• Можно ли бизнесу принимать оплату только наличными и какие риски с этим связаны
• Индивидуальный предприниматель
• Охват
• Транш
• На что налоговая служба обращала особое внимание при проверках бизнеса за последние два года

4000 образцов должностных инструкций для всех должностей: подборка кадровых специалистов

Должностные инструкции — это набор требований к квалификации сотрудника, а также его прав и обязанностей. Объясним, зачем необходимы должностные инструкции, как их правильно составить и что в них должно быть. В статье вы найдете сборник инструкций для базовых должностей.

• Должны ли быть должностные инструкции обязательно
• Как составить типовую должностную инструкцию
• Как ознакомить сотрудника с должностной инструкцией
• Как вносить изменения в должностные инструкции
• Сборник должностных инструкций на 2025 год с удобным рубрикатором

Должны ли быть должностные инструкции обязательно

Должностная инструкция — это документ, в котором указываются круг обязанностей, задач и работ, которые должен выполнять сотрудник, занимающий конкретную должность в компании. В должностной инструкции прописываются основные обязанности сотрудника.

Многие кадровики задаются вопросом: зачем нужна должностная инструкция. Редакция отвечает — для фиксации должностных обязанностей сотрудника в отдельном документе. Она также помогает работодателю определить функциональные обязанности сотрудника и его круг полномочий. Должностные инструкции нужны и сотруднику, чтобы не брать на себя лишние обязанности, и работодателю, чтобы четко знать, чем должен заниматься каждый сотрудник.

Справочник должностных инструкций от Системы Кадры

В справочнике содержится более 20 000 готовых инструкций для типовых и уникальных должностей, по которым уже утверждены профессиональные стандарты. Все должностные инструкции распределены по сферам деятельности. Редакция постоянно обновляет базу данных по запросам читателей.

Внимание! Должностные инструкции обязательны только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Нельзя оштрафовать организацию, которая не является государственным органом, за отсутствие таких инструкций (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Несмотря на то, что должностные инструкции не являются обязательными в коммерческих организациях, их наличие может быть полезным при спорах с сотрудниками относительно выполнения ими своих обязанностей. Функционал можно закрепить и в трудовом договоре, но в этом случае он будет объёмным и неудобным. Практика показала, что лучше описывать все должностные обязанности в отдельном документе. Это особенно удобно, если на одной должности работает несколько человек.

Пример должностной инструкции начальника отдела кадров

Работодатели обязаны составлять должностные инструкции по профстандартам в двух случаях (ст. 195.1 ТК РФ):

1. Если закон предусматривает компенсации, льготы или ограничения для работы по должности.
2. Если работу по должности могут выполнять только сотрудники с определённым образованием, знаниями или опытом.

Если работодатель обязан применять профстандарт к должности сотрудника, должностная инструкция должна содержать чёткие требования профстандарта к этой должности.

Три должностные инструкции, которые должны быть у каждого работодателя:

Должностная инструкция ответственного за ведение воинского учета (Образец от Системы Кадры)

Должностная инструкция специалиста по охране труда (Образец от Системы Кадры)

Типовая должностная инструкция: как составить документ

Для составления должностной инструкции необходимо прописать трудовую функцию сотрудника, требования к его знаниям и профессиональному опыту, перечень должностных обязанностей, ответственность и т. д. Скачать универсальный образец должностной инструкции можно ниже.

Скачать пример должностной инструкции:

Шаблон должностной инструкции для использования в работе

Должностная инструкция организации: 4 раздела, которые нужно включить в типовые должностные инструкции

Раздел «Общие положения». В этом разделе указывают:

• название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
• требования к квалификации сотрудника;
• кто кому непосредственно подчиняется (например, бухгалтер подчиняется главному бухгалтеру);
• порядок назначения или освобождения от должности;
• наличие подчинённых и их состав;
• кто замещает сотрудника в его отсутствие и кого он может замещать;
• перечень документов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности». В этом разделе перечисляют все обязанности сотрудника. Для составления этого раздела можно использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37), которые содержат примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права». Здесь указываются права сотрудника в пределах его компетенции при исполнении должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность». В этом разделе конкретизируют виды ответственности, возложенной на сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей.

Если должностная инструкция является самостоятельным документом, утвердите её приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудников, назначенных на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК). Например, в должностной инструкции водителя укажите необходимые квалификационные требования, нужные знания, иерархию подчинения и т.д.

Важно помнить! Должностная инструкция сотрудника организации не содержит сведений о рабочем времени и отдыхе, уровне заработной платы и условиях премирования. Эти аспекты прописываются исключительно в трудовом договоре.

На практике, за разработку должностных инструкций обычно отвечает сотрудник службы персонала или бухгалтерии, если в организации нет выделенного кадровика. Руководители отделов также могут быть ответственными за должностные инструкции своих сотрудников.

Как правильно составить должностную инструкцию, чтобы она защищала интересы компании и не была причиной обвинений в дискриминации? Редакция «Кадрового дела» дала полезные советы. Узнайте, почему важно разработать должностные инструкции, даже если они не обязательны для вашей организации, кого привлечь к этой работе и какую информацию включить в документ.

Как составить и утвердить должностную инструкцию

Должностная инструкция сотрудника: порядок ознакомления

После составления должностной инструкции, утвердите её и ознакомьте с ней сотрудника. Существует несколько способов это сделать. Например, компания может вести специальный журнал для регистрации инструкций, с которыми сотрудники должны ознакомиться.

Пример листа ознакомления с должностными инструкциями

Также можно попросить сотрудника расписаться в самой инструкции на обоих экземплярах. К экземпляру, который остается в организации, приложите несколько листов для ознакомления, скрепите их подписью и печатью уполномоченного лица: директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.

Сборник должностных инструкций: образцы на 2025 год

В Системе Кадры вы найдете 4 000 готовых должностных инструкций! Теперь вам не нужно тратить время на составление документов — наши эксперты сделали всё за вас! Благодаря нашему сервису, вы сможете создать идеальную базу должностных инструкций, соответствующих всем требованиям трудового законодательства.

Рубрикатор должностных инструкций

Рубрикатор должностных инструкций